Einwilligungserklärung § 183 BGB über Personio einholen - Fotos und Videos von Mitarbeitenden

H
Rang

Liebe Community,

 

seit kurzem verwenden wir das Tool Personio und sind bisher sehr zufrieden. 😉

Allerdings wollte ich zu einem Thema euer Know-How einholen, da ich mir hier völlig im Unklaren darüber bin, wie das am besten abgebildet werden kann. 

Wir möchten von unseren Mitarbeitenden schriftlich ihr Einverständnis einholen, dass wir ihre Fotos und Videos nutzen dürfen. Ungerne würden wir das mit Dokumentenversand per Mail tun, da das mit einem hohen Zeitaufwand/häufigem Nachfassen und hinterher Ablageaufwand verbunden ist. 

Gerne würden wir es stattdessen über Personio probieren, etwa über die Vorlagen und die vorhandene Möglichkeit hier digital zu signieren. 

Wichtig wäre uns hierbei, dass wir sehen, ob/wann jemand unterzeichnet/zugestimmt hat, oder nicht.

Sodass dies nicht manuell in einer Tabelle o.ä. erfasst werden muss und man sich leicht einen Überblick darüber verschaffen kann, wo noch eine Antwort aussteht, also eine Art Dokumentenstatus. 

Hat jemand mit sowas schon Erfahrungen gemacht? Oder vielleicht einen Vorschlag, wie man das geschickt angehen könnte? 

Ich frage mich ob es funktionieren würde, eine derartige Vorlage automatisch bei allen aktiven Mitarbeitenden im Profil hochzuladen, sodass diese dann nur noch signieren müssen und wir eine Benachrichtigung o.ä. bekommen… 

Ich bin über jede Hilfe und jeden Vorschlag dankbar und bin gespannt, wie ihr das in eurem Unternehmen handhabt.  

Liebe Grüße

Pauline 

 

YuBl vor 1 Jahr

Hallo @HRPauline,

bei uns ist es so: wir haben im Onboardingprozess ein Dokument hinterlegt, dass die Mitarbeitenden unterschreiben und dann wieder hochladen. Ob sie das pdf digital unterzeichnen oder händisch und dann einscannen/hochladen können diejenigen sich aussuchen.

Damit ich aber auch einen Bericht/eine Ansicht habe um auf den ersten Blick zu sehen, ob jemand z.B. die Genehmigung nicht erteilt haben, hab ich auch noch ein Kästchen, das anzukreuzen ist.

Das kann ich dann in einer Mitarbeiterliste einblenden lassen und hab dann den Überblick...


Evtl. hilft das? :)

 

 

Zum Originalpost

6 Antworten

Lena
Rang
Benutzerebene 7
Abzeichen +30

Hi @HRPauline,

schau Dir super gerne diesen Verlauf an: 

Je nachdem wie komplex ihr das benötigt, könntest Du so vorgehen, wie Michaela das beschrieben hat. 😊

Nur bei komplexeren Abfragen und weiteren Angaben stößt die e-Signatur in Personio an die Grenzen. Aber sofern das Dokument fertig erstellt ist und keine Angabe des Mitarbeitenden gemacht werden muss, geht das sehr simpel. Bei Personio intern ist es beispielsweise auch so, dass manche Einwilligungen im Onboarding als Schritt mit aufgenommen sind. 

Liebe Grüße
Lena

metalposaunist
Rang
Benutzerebene 1
Abzeichen

Hallo @Lena,

ich hatte von personio einmal die Meldung im Dashboard, das wir 2 von 2 eSignaturen aufgebraucht haben und nun aufstocken sollen. Unter Paket & Rechnung ist die eSignatur aber gar nicht gebucht? Wenn ich die Option aktivieren will, muss ich Euch erst kontaktieren. Kannst Du ungefähr verraten, was die eSignatur kostet? Gibt es da eine Staffel und die unbegrenzte Option oder nur die letztere? 

Ohne eSignatur kann ich keine Einwilligung der Mitarbeiter zu Thema X einholen, oder? Auch wir hätten da einen Fall zu, damit wir uns die E-Mail an Person X sparen könnten.  

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
Lena
Rang
Benutzerebene 7
Abzeichen +30

Hi @metalposaunist, 

das limitierte Kontingent ist an die Mitarbeiterzahl bei Euch im Unternehmen geknüpft. 

Du kannst das Kontingent an Unterschriften nur für einen Monat erhöhen, oder dauerhaft. Weitere Informationen findest Du hier. 
Der Preis für die unbegrenzte Nutzung ist auch an die Mitarbeiter gebunden, diese findest Du im verlinkten Helpcenter Artikel unter der Frage “Wie viele Unterschriften sind in meinem Productivity Plus Add-on monatlich inkludiert? “. :) 

Liebe Grüße
Lena

metalposaunist
Rang
Benutzerebene 1
Abzeichen

Moin @Lena! 

Danke für Deine Antwort 😊. Dann habe ich’s jetzt verstanden. Ich empfinde HRworks im Vergleich aber deutlich einfacher und flexibler. Da kann ich mir per Compliance Management solche Einwilligungen einholen, ohne extra Kosten, ohne jemanden kontaktieren zu müssen. Sorry. Ihr habt da so viele Abhängigkeiten und wenn, dann Regeln drin, dass man sich damit echt beschäftigen muss. Und wenn ich’s monatlich unbegrenzt haben möchte, muss ich mich manuell an den Growth Manager richten. Auch uncool. Den kenne ich nicht mal. 

Ich hatte Euch via Ticket kontaktiert, weil ich Support bzgl. Exchange online und der E-Mail Integration bzgl. des Recruiting brauche. Es hat sich niemand gemeldet. Ich habe es dann nochmal per Videokonferenz mit unserem Professional Partner Development Manager 2x weitergeben. Immer noch nichts. 

Langsam gebe ich auf mit personio. Tut mir leid. 

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
YuBl
Rang
Benutzerebene 5
Abzeichen +9

Hallo @HRPauline,

bei uns ist es so: wir haben im Onboardingprozess ein Dokument hinterlegt, dass die Mitarbeitenden unterschreiben und dann wieder hochladen. Ob sie das pdf digital unterzeichnen oder händisch und dann einscannen/hochladen können diejenigen sich aussuchen.

Damit ich aber auch einen Bericht/eine Ansicht habe um auf den ersten Blick zu sehen, ob jemand z.B. die Genehmigung nicht erteilt haben, hab ich auch noch ein Kästchen, das anzukreuzen ist.

Das kann ich dann in einer Mitarbeiterliste einblenden lassen und hab dann den Überblick...


Evtl. hilft das? :)

 

 

Lena
Rang
Benutzerebene 7
Abzeichen +30

Hi zusammen, 

vielen Dank für’s Teilen Deiner Vorgehensweise @YuBl! 😊
Auch wenn es eine Diskussion ist und mehrere Möglichkeiten gibt, pinne ich diese oben an, damit auch andere direkt Deinen Ansatz sehen. 

@metalposaunist, ich habe mich in einer Privatnachricht bei Dir gemeldet. Gerne informiere ich mich intern bei meinen Kolleg*innen zum Stand. Aktuell sollte der Support recht zügig reagieren. :)

Liebe Grüße
Lena

Deine Antwort


Nutzungsbedingungen für die Personio Voyager Community