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Hallo zusammen, 

 

wir führen gerade Personio als HR-Tool ein und haben uns das unbegrenzte Paket der digitalen Unterschrift hinzugebucht. Diese Funktion möchten wir dementsprechend natürlich nutzen, unser Anwalt sagt jedoch, dass dies rechtlich in Deutschland sehr schwierig sei und rät uns weiterhin dazu, sämtliche Dokumente (nicht nur befristete Schreiben) auch im Original unterschreiben zu lassen. 

 

Nun meine Fragen - was haben eure Anwälte gesagt? Nutzt ihr diese Funktion? Legt ihr zusätzlich noch Dokumente im Original in Akten ab? 

 

Vielen Dank im Voraus für eine kurze Rückmeldung. Ich freue mich auf den Austausch mit euch! 

 

Liebe Grüße

Annika von Ruby

Hallo @Ruby2020 ,

wir selber nutzen die Signatur nicht, das nur vorweg. Nicht, weil wir Bedenken haben, sondern weil die Prozesse noch anders gestaltet sind und die Ausgaben bisher nicht notwendig sind.

Im Helpcenter findest Du hier etwas zu der rechtlichen Komponente seitens Personio:

https://support.personio.de/hc/de/articles/360014205577

Und im letzten UGM (3. Video) wurde auch am Rande erwähnt, dass Personio selber auch die eSignatures für Verträge intern nutzt:

Ich denke (nicht weiß), dass hier schon rechtliche Fallstricke vorab geprüft wurden, bevor eine HR-Software dieses Produkt in den Markt gibt. Aber das ist nur meine Meinung.

Beste Grüße

Dash

Hallo @Ruby2020 ,

wir haben auch das Paket mit der eSignature hinzugebucht, da wir gerne interne Dokumente (Datenschutzerklärungen, Richtlinien zur mobilen Arbeit etc.) darüber signieren lassen möchten und uns eine Erleichterung des Workflows bei über 120 MitarbeiterInnen versprochen haben.


Jedoch finden wir die Darstellung der eSignature, also die Unterschrift selbst zum Teil als nicht lesbar, daher können wir die Funktion derzeit nicht verwenden. Wir würden uns wünschen, dass man eine bereits vorgefertigte Signatur einfügen kann, wie das auch bei vielen anderen eSignature Anbietern möglich ist. Hier findest du den entsprechenden Artikel dazu:
E- Signatur abspeichern | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen!

Für Vertragsunterschriften ziehen wir die eSignature derzeit nicht in Betracht, haben dies aber auch noch nicht rechtlich prüfen lassen.

Bezüglich der Ablage in den Akten haben wir von unserer Anwältin folgende Information erhalten:
Da wir in Deutschland für einige Verträge eine Schriftformerfordernis haben, würden sie Verträge (unbefristet und befristet), Kündigungen und auch notarielle Beglaubigungen dennoch im Original aufbewahren.

Liebe Grüße
Judith

Hallo @Ruby2020 , 

wir nutzen eSignature bereits seit geraumer Zeit und der Nutzungsumfang nimmt stets zu. Hierbei handelt es sich um Dokumente die man unter dem Stichwort Belehrungen (Datenschutz, AGG, Schlüsselerhalt etc.) zusammenfassen kann. 

Bezüglich der Lesbarkeit der Unterschriften haben wir den Vorteil, dass unsere Mitarbeiter mit Laptops ausgestattet werden, die einen Stift beinhalten und die man zu einem Tablet wandeln kann. In dieser Kombination ist die Unterschrift nahezu authentisch. 

Arbeitsverträge, Dienstwagenvereinbarungen, Kündigungen usw. behandeln wir weiterhin klassisch, also Unterschrift auf einem Papierdokument, einschließlich Aktenablage. Dank eSignature wird erfreulicherweise der Aktenberg weniger. 

Viele Grüße

Michaela

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