Erinnerung: Immatrikulationsbescheinigung an WS

  • 30 September 2021
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C
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Liebe Community, 

ich würde gerne wissen, wie ihr das am besten gelöst habt, dass eure Werkis an die Immatrikulationsbescheinigung erinnert werden durch Personio. 

 

Gerne auch ein Best Practice, wie ihr das generelle Thema handhabt. Klar, ist unser zeitliche Aufwand, mit hochladen der Bescheinigung und die Änderung des Ablaufdatums, auf einen kleinen zeitlichen Rahmen beschränkt, aber wenn ich mir vorstelle, wie Unternehmen das mit ca. 200 Werkis handhaben, würde ich gerne wissen, wie man diesen Prozess schön automatisieren kann. 

 

Unsere Werkis laden selber die Studienbescheinigung hoch und geben mir ihr erledigt. Bisher habe ich aber noch keine Möglichkeit gefunden, dass die Werkis durch Personio daran erinnert werden. Eine integrierte “Erledigt” Funktion wäre auch super.

 

Vielen Dank :) 

4 Antworten

Anke
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Hallo @ChristinevonKumi,

wir haben sowohl ein Attribut Studienbescheinigung gültig bis und eine Mitarbeiterrolle Werkstudenten erstellt. An diese ist dann eine Erinnerung geknüpft, dass die Studis ihre Bescheinigungen bei HR einreichen sollen. Daraufhin laden wir die hoch und ändern das Datum des Attributs.

Also wie du merkst, auch etwas umständlich und wenig automatisiert. Aufgrund unserer Größe ist dies noch so möglich.

Mich würde jedoch auch interessieren, wie größere Unternehmen dies handhaben.

Lieben Gruß

Anke

 

Carina Vollmar
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Hallo @ChristinevonKumi,

wir haben sowohl ein Attribut Studienbescheinigung gültig bis und eine Mitarbeiterrolle Werkstudenten erstellt. An diese ist dann eine Erinnerung geknüpft, dass die Studis ihre Bescheinigungen bei HR einreichen sollen. Daraufhin laden wir die hoch und ändern das Datum des Attributs.

Also wie du merkst, auch etwas umständlich und wenig automatisiert. Aufgrund unserer Größe ist dies noch so möglich.

Mich würde jedoch auch interessieren, wie größere Unternehmen dies handhaben.

Lieben Gruß

Anke

 

Hallo ihr beiden,

wir haben zusätzlich auch eine extra Dokumentenkategorie für die Immatrikulationsbescheinigungen erstellt. Man könnte der Rolle “Werkstudent” dann auch noch Schreibrecht auf diese Dokumentenkategorie geben, sodass die Studenten ihre Bescheinigungen selbst hochladen können. Allerdings muss man weiterhin das Datum des Attribut “Studienbescheinigung gültig bis” alle halbe Jahr anpassen UND man bekommt ja wie bei allen Dokumenten, die die Mitarbeiter eigenständig in Personio hochladen leider keinen Hinweis, dass tatsächlich etwas hochgeladen wurde. Ich warte noch auf eine Funktion in Personio, die wie bei Änderungen von Attributen funktioniert, sodass man quasi freigeben kann, ob das Dokument hochgeladen wird oder nicht. 

Liebe Grüße
Carina

C
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Hallo @ChristinevonKumi,

wir haben sowohl ein Attribut Studienbescheinigung gültig bis und eine Mitarbeiterrolle Werkstudenten erstellt. An diese ist dann eine Erinnerung geknüpft, dass die Studis ihre Bescheinigungen bei HR einreichen sollen. Daraufhin laden wir die hoch und ändern das Datum des Attributs.

Also wie du merkst, auch etwas umständlich und wenig automatisiert. Aufgrund unserer Größe ist dies noch so möglich.

Mich würde jedoch auch interessieren, wie größere Unternehmen dies handhaben.

Lieben Gruß

Anke

 

Hallo ihr beiden,

wir haben zusätzlich auch eine extra Dokumentenkategorie für die Immatrikulationsbescheinigungen erstellt. Man könnte der Rolle “Werkstudent” dann auch noch Schreibrecht auf diese Dokumentenkategorie geben, sodass die Studenten ihre Bescheinigungen selbst hochladen können. Allerdings muss man weiterhin das Datum des Attribut “Studienbescheinigung gültig bis” alle halbe Jahr anpassen UND man bekommt ja wie bei allen Dokumenten, die die Mitarbeiter eigenständig in Personio hochladen leider keinen Hinweis, dass tatsächlich etwas hochgeladen wurde. Ich warte noch auf eine Funktion in Personio, die wie bei Änderungen von Attributen funktioniert, sodass man quasi freigeben kann, ob das Dokument hochgeladen wird oder nicht. 

Liebe Grüße
Carina

 

Hallo ihr beiden, 

vielen Dank für eure Antworten. Wir haben bei uns noch keine extra Rolle “Werkstudenten” angelegt. Mögt ihr einmal genau beschreiben warum ihr die Rollen so getrennt habt? 

Anke
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Benutzerebene 7
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Hallo @ChristinevonKumi,

wir haben sowohl ein Attribut Studienbescheinigung gültig bis und eine Mitarbeiterrolle Werkstudenten erstellt. An diese ist dann eine Erinnerung geknüpft, dass die Studis ihre Bescheinigungen bei HR einreichen sollen. Daraufhin laden wir die hoch und ändern das Datum des Attributs.

Also wie du merkst, auch etwas umständlich und wenig automatisiert. Aufgrund unserer Größe ist dies noch so möglich.

Mich würde jedoch auch interessieren, wie größere Unternehmen dies handhaben.

Lieben Gruß

Anke

 

Hallo ihr beiden,

wir haben zusätzlich auch eine extra Dokumentenkategorie für die Immatrikulationsbescheinigungen erstellt. Man könnte der Rolle “Werkstudent” dann auch noch Schreibrecht auf diese Dokumentenkategorie geben, sodass die Studenten ihre Bescheinigungen selbst hochladen können. Allerdings muss man weiterhin das Datum des Attribut “Studienbescheinigung gültig bis” alle halbe Jahr anpassen UND man bekommt ja wie bei allen Dokumenten, die die Mitarbeiter eigenständig in Personio hochladen leider keinen Hinweis, dass tatsächlich etwas hochgeladen wurde. Ich warte noch auf eine Funktion in Personio, die wie bei Änderungen von Attributen funktioniert, sodass man quasi freigeben kann, ob das Dokument hochgeladen wird oder nicht. 

Liebe Grüße
Carina

 

Hallo ihr beiden, 

vielen Dank für eure Antworten. Wir haben bei uns noch keine extra Rolle “Werkstudenten” angelegt. Mögt ihr einmal genau beschreiben warum ihr die Rollen so getrennt habt? 

 

Hallo @ChristinevonKumi ,

wir haben die Rolle zum einen, um eben besagte Erinnerung daran zu knüpfen und zum anderen, da wir viel Rechte über Mitarbeiterrollen vergeben. Bei uns benutzen z.B. nur die Studenten die Zeiterfassung in Personio und dementsprechend ist diese auch nur in deren Rolle freigeschaltet.

Lieben Gruß

Anke

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