Hallo zusammen 👋
Wir nutzen in Personio die Felder „Studienbescheinigung gültig bis“ bzw. „Arbeitserlaubnis gültig bis“.
Gibt es die Möglichkeit, hierfür einen Erinnerungs-Workflow einzurichten, der Mitarbeitende (und ggf. HR) X Tage vor Ablauf automatisch erinnert?
Ziel wäre es, rechtzeitig auf auslaufende Dokumente aufmerksam zu machen und manuelle Nachverfolgung zu vermeiden.
Hat jemand hierfür eine Lösung, einen Workaround oder Best Practices in Personio?
Vielen Dank! 🙏
Beste Antwort von Maria Pohl
Hallo Franzi,
wir haben uns einfach in den Mitarbeitendenrollen Erinnerungen für das jeweilige Attribut (z.B. Studienbescheinigung gültig bis) erstellt, so dass wir vor gewünschter Ablaufzeit eine Mail als Erinnerung bekommen. Das funktioniert seit Jahren ganz gut.
Also z.B. bekommen wir dann 4 Wochen vor Ablauf der Studienbescheinigung eine Info und können eine neue anfordern. Theoretisch müsste man es auch so einstellen können, dass die Mitarbeitenden auch direkt darüber informiert werden, wenn das bei Euch Sinn macht.
Ein Traum wäre es von mir, dass man direkt an das Dokument ein Ablaufdatum heften kann, über das man dann informiert wird - dann müsste man nicht extra Attribute dafür erstellen. Aber das wurde bisher noch nicht umgesetzt leider. So muss man halt aktuell an zwei Stellen (Dokument hochladen, Attribut einstellen/ändern) anfassen.
Ich hoffe, das hilft ein bisschen.
Viele Grüße,
Maria
Hallo Franzi,
wir haben uns einfach in den Mitarbeitendenrollen Erinnerungen für das jeweilige Attribut (z.B. Studienbescheinigung gültig bis) erstellt, so dass wir vor gewünschter Ablaufzeit eine Mail als Erinnerung bekommen. Das funktioniert seit Jahren ganz gut.
Also z.B. bekommen wir dann 4 Wochen vor Ablauf der Studienbescheinigung eine Info und können eine neue anfordern. Theoretisch müsste man es auch so einstellen können, dass die Mitarbeitenden auch direkt darüber informiert werden, wenn das bei Euch Sinn macht.
Ein Traum wäre es von mir, dass man direkt an das Dokument ein Ablaufdatum heften kann, über das man dann informiert wird - dann müsste man nicht extra Attribute dafür erstellen. Aber das wurde bisher noch nicht umgesetzt leider. So muss man halt aktuell an zwei Stellen (Dokument hochladen, Attribut einstellen/ändern) anfassen.
Ich hoffe, das hilft ein bisschen.
Viele Grüße,
Maria
+8Hi
danke Maria für den Beitrag! Das klingt in der Tat nach dem besten, was wir aktuell anbieten können.
Uns sind solche Wünsche bekannt, daher experimentiert unser Produkt-Team im Hintergrund mit Erinnerungsrichtlinien für Dokumente. Das ist allerdings etwas, wo wir noch absolut gar nichts sinnvolles und konkretes aussagen können. Daher ist bis Dato der Weg von Maria der beste.
Aber: Pack gern alles was Du Dir für Personio wünschst in den Produkt-internen Feedback-Bereich! Je mehr Feedback bei unserem Produkt-Team ankommt, desto besser.
Liebe Grüße
Michael
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