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Erinnerungsmails Jubiläen Betriebszugehörigkeit

Andrea B.
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Hallo Community, 

wir nutzen Personio noch nicht sehr lange. 

Personio sendet automatisch Erinnerungsmails bezüglich Mitarbeiter*innen, die an diesem Tag ihr Firmenjubiläum haben. 1jährig, 3jährig und 5 jährig hatten wir in der kurzen Zeit, wo wir Personio nutzen. Ich habe diese Erinnerungen nicht eingestellt und vermute, dass sie irgendwo im Standard versteckt sind. Bei den Rollen finde ich diese Einstellung nicht, denn ich möchte sie gerne verändern. 
Die Geschäftsführung erhält diese Mail, aber wir möchten, dass zusätzlich der/die Vorgesetzte informiert ist. Meine Suche hat bisher zu keinem Ergebnis geführt. 
Kann mir jemand auf die Sprünge helfen?
Viele Grüße
Andrea

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Beste Antwort von Lena 26 August 2022, 14:26

Zum Originalpost
Andrea

12 Antworten

SWeuster
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Hi @Andrea Brust 

 

soweit ich weiß gibt es dafür verschiedene Möglichkeiten.

 

Zum einen in den Einstellungen bei den Mitarbeiterrollen im Tab “Erinnerungen”. Dort kannst du es auch für die Führungskräfte hinterlegen, wann sie erinnert werden sollen.

Und zum anderen können es sich die Führungskräfte im eigenen Profil auch selbst einstellen. Dazu müssen sie auf ihr Profilbild klicken und in die persönlichen Einstellungen wechseln. Dort kann man sich selbst ebenfalls Erinnerungen einstellen.

 

Grüße

Sandra

Andrea B.
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Hallo @SWeuster , 

Danke für deine Info. Das war mir soweit klar, aber wir bekommen automatische Erinnerungsmails, die gar nicht bei den Rollen hinterlegt sind. Und ich würde total gerne die bestehenden verwenden und sie auf die Vorgesetzten anpassen. Sprich: Geschäftsführung raus, Vorgesetzter rein. Ich finde nur nicht den Ort, wo das hinterlegt sein soll. in den Rollen ist es nicht. 

Gibt es weitere Ideen wo ich suchen kann ? 

Grüße 
Andrea

Andrea
SWeuster
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Hallo @Andrea Brust 

 

also ich kenne nur die beiden Varianten. Wenn es also in den Einstellungen > Mitarbeiterrollen nicht ist, kann es nur in den persönlichen Einstellungen der Mitarbeiter - in diesem Fall der Geschäftsführung sein. 

 

@Lena Vielleicht kennst du noch einen dritten Ort, wo solche Erinnerungen eingestellt werden können. Das würde mich jetzt auch sehr interessieren.

 

Viele Grüße

Sandra

Andrea B.
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Hallo @SWeuster und @Lena , 

ich bin Admin und habe somit weitgreifenden Zugang zu allem. Ich habe mich auch als Geschäftsführer angemeldet und alle Rollen durchgeschaut. Gefunden habe ich leider nichts. Es sieht aus, als wäre es systemseitig eingestellt. 

Danke @SWeuster für deine schnelle Reaktion. 

Viele Grüße

Andrea

 

Andrea
Lena
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Hallo @Andrea Brust,

um was für Erinnerungen handelt es sich denn? 

Es gibt ein paar Systemseitige Erinnerungen. Diese werden in den beiden Artikeln ganz gut zusammengefasst:

Wenn es eine systemseitige Benachrichtigung ist, kann diese nur eventuell bearbeitet werden, je nachdem, um welche es geht. Die individualisierbaren Erinnerungen hat @SWeuster bereits ganz richtig aufgezeigt. Vielen Dank! 😊

Liebe Grüße
Lena

Andrea B.
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Hallo @Lena , 
wir bekommen die Erinnerung “dreijähriges Jubiläum” für XY. Immer wenn das Einstellungsdatum sich jährt. Diese Erinnerung habe ich nicht in der Rolle, so dass ich dachte, dass sie vom System her kommt. 
Diese Erinnerung geht ausschließlich an die GF und an HR, wobei ich nicht genau weiß, ob HR die Erinnerung bekommt oder der Admin. Denn HR ist bei uns Admin (ich 😂). 
Wir möchten aber, dass diese Jubiläumserinnerung zusätzlich an den Vorgesetzten geht. Um nicht eine neue Erinnerungsregel zu schaffen, wollte ich die bestehende Erinnerung nutzen und anpassen. 
Liebe Grüße und schönen Freitag. 
Andrea

Andrea
Lena
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Hallo @Andrea Brust,

das hört sich für mich ziemlich eindeutig nach einer Rollenerinnerung an. 

Bitte überprüfe die Rolle Administrator und suche die Erinnerungen an das Attribut Anstelldatum heraus. 
Hast du hier: 

  • Eine Erinnerung, welche jährlich eingestellt ist?
  • Oder hast Du mehrere Erinnerungen an das Anstelldatum, bei einer von denen müsste dann im Hinweistext “dreijähriges Jubiläum” stehen. (Beim 3 Jährigen, müssten es um die 150 Wochen oder um die 1050 Tage nach Anstelldatum als Auslösetag eingestellt sein.)

Falls du dies nicht mehr wünscht, kannst Du die Erinnerung unter Einstellungen > Mitarbeiterrolle > Administrator > Erinnerungen über das rote x entfernen. 

Es hört sich so an, als wäre es in der Admin-Rolle, solltest Du es hier nicht finden, prüfe bitte auch die HR Rolle. :) 

Ich freue mich über eine kurze Rückmeldung, ob Du damit weitergekommen bist. :) 

Liebe Grüße
Lena

Andrea B.
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@Lena 

Hallo Lena, 
In der Rolle Administrator findet sich: 

  • Anstelldatum von allen Mitarbeitern 51 Wochen danach
  • Anstelldatum von allen Mitarbeitern 155 Wochen danach

Zusatztext “dreijähriges Jubiläum” und auch beim Einjährigen ist dabei.

Juhuu, damit ist es gefunden und erledigt. Ich hatte mich schon “dusselig” gesucht. 
VIelen Dank. 
Die Community ist Goldwert. 

Dann gehe ich mal ans anpassen. Die Vorgesetzten müssen mit ins Jubiläums-Boot. 👑

Liebe Grüße
Andrea

Andrea
Lena
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Hi @Andrea Brust,

das freut mich sehr, dass Du es dann doch so easy herausgefunden hast. 😊 

Wenn Du beim nächsten Mal ein anderes Mitglied unterstützen kannst, gib gerne diese Freude weiter. 
- Spread the love. 🤗

Liebe Grüße
Lena

S
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Besteht irgendwie die Chance, dass es bei den Erinnerungen die Auswahlmöglichkeit “Jahr” geben wird? Damit man einfach “x” “Jahre” nach Anstellungsdatum auswählen kann und hier nicht mit Wochen arbeiten muss? 

Das wäre echt eine schöne Erleichterung in der Anwendung. 

Danke. 

K
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Guten Morgen an die Community,

ich möchte ebenfalls eine Erinnerung für o.g. Anlässe einstellen und vorgehen wie oben beschrieben. Bei mir wird jedoch der Reiter Erinnerungen unter Mitarbeiterrollen gar nicht angezeigt. Ist dies eine Funktion, die nur im Professional Paket zur Verfügung steht? @Lena Womöglich kannst du mir hier auch weiterhelfen?

Vielen Dank & viele Grüße

Kathrin

Lena
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Hi @KathrinHR,

ja, wenn es Dir nicht angezeigt wird, habt ihr vermutlich das Paket (Automation Plus) nicht. 
Wenn ihr wisst, dass ihr es sicher möchtet, könnt ihr es direkt in Eurem Personio Account dazubuchen. Solltest Du Fragen haben, oder noch nicht sicher sein, ob ihr es voll ausnutzt, kontaktiert gerne Euren Growth Ansprechpartner via Antworten finden. Der*Die Vertragsverantwortliche hat Zugriff auf die Bereiche in Personio und kann das mit ein paar Klicks erledigen. :) 

Liebe Grüße
Lena

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