wir Importieren immer die Gehaltsabrechnungen, die wir erhalten in Personio herein. Das hat bis 12/25 super funktioniert, die MA wurden anhand der Personalnummer und dem Namen fehlerfrei zugeordnet.
Seit diesem Monat ist alles anders. Bisher ging es mit Lohnabrechnung_2026_Januar_<Personalnummer>_<Nachname>_<Vorname>.
Jetzt muss die Benennung anders aufgebaut sein (okay, das bekomme ich vielleicht noch gelöst), ABER:
die Zuordnung erfolgt nur noch nach der Personalnummer - Haken an der Sache: Wir haben in Personio 2 Gesellschaften und die Personalnummern sind daher auch “doppelt”. Damit werden die Dokumente falschen MA zugeordnet.
Gibt es dazu eine Lösung? So kann man nicht importieren und manuell wollen wir gerade nicht, um Fehler bei 80 Uploads zu vermeiden ...
Beste Antwort von Jenni Pietsch
Hallo @Gehaltsfuchs,
beim Import von Gehaltsdokumenten kann Personio Dateien nur dann eindeutig zuordnen, wenn das verwendete Matching-Merkmal im Account einmalig ist. Da die Zuordnung aktuell nur über die Personalnummer erfolgt und diese bei euch in zwei Gesellschaften doppelt vergeben ist, ist das Matching automatisch mehrdeutig -dadurch können Dokumente den falschen Mitarbeitenden zugeordnet werden.
Ich empfehle daher folgende Lösung: macht die Personalnummern in Personio gesellschaftsübergreifend eindeutig, z. B. mit Präfix/Suffix:
A-10234 (Gesellschaft A)
B-10234 (Gesellschaft B)
Falls eure Lohnsoftware weiterhin die “alte” Personalnummer ohne Präfix benötigt: legt dafür ein separates Mitarbeiterattribut an (z. B. „Payroll-Personalnummer“ / „Personalnummer extern“) und pflegt dort die Nummer, die eure Lohnsoftware erwartet. In Personio bleibt die Personalnummer dann eindeutig und der Dokumentenimport kann wieder zuverlässig zuordnen.
beim Import von Gehaltsdokumenten kann Personio Dateien nur dann eindeutig zuordnen, wenn das verwendete Matching-Merkmal im Account einmalig ist. Da die Zuordnung aktuell nur über die Personalnummer erfolgt und diese bei euch in zwei Gesellschaften doppelt vergeben ist, ist das Matching automatisch mehrdeutig -dadurch können Dokumente den falschen Mitarbeitenden zugeordnet werden.
Ich empfehle daher folgende Lösung: macht die Personalnummern in Personio gesellschaftsübergreifend eindeutig, z. B. mit Präfix/Suffix:
A-10234 (Gesellschaft A)
B-10234 (Gesellschaft B)
Falls eure Lohnsoftware weiterhin die “alte” Personalnummer ohne Präfix benötigt: legt dafür ein separates Mitarbeiterattribut an (z. B. „Payroll-Personalnummer“ / „Personalnummer extern“) und pflegt dort die Nummer, die eure Lohnsoftware erwartet. In Personio bleibt die Personalnummer dann eindeutig und der Dokumentenimport kann wieder zuverlässig zuordnen.
Danke, diese Lösung haben wir uns auch schon überlegt.
Es ist nur sehr ärgerlich, weil der Import bisher immer einwandfrei funktioniert hat. Personio hat anhand der Personalnummer und des Namens eine eindeutige Zuordnung gemacht.
Noch mehr/ebenso stört uns, dass nun auch der Aufbau des Dateinamens wie er bisher war (Lohnabrechnung_2026_Januar_<Personalnummer>_<Nachname>_<Vorname>) nicht mehr funktioniert. Jetzt muss die Personalnummer und der Name/Vorname vorne im Dateinamen sehen. Heißt in der Praxis, dass wir alle Dokumente MANUELL umbenennen müssen. Das ist ehrlich gesagt, viel (überflüssige) Arbeit.
Sehr schade, dass Personio leider immer wieder Änderungen vornimmt, die die Funktion verschlechtern ...
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