Kinder eintragen (beschränkte Zugriffsrechte)

A
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  • Ajla Communicator
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  • 24 Kommentare

Hallo liebe Community,

unter Personalinformationen/Mitarbeiterinformationen können wir die Kinder der Mitarbeiter eintragen.
Da wir eine große Anzahl an Mitarbeitern haben, wäre es sehr zeitaufwendig, alle Daten manuell einzufügen. Daher möchten wir, dass unsere Mitarbeiter ihre Kinder in Personio selber hinterlegen.

Problem: Damit unsere Mitarbeiter ihre Personalinformationen nicht ohne Absprache ändern können, haben wir die Zugriffsrechte eingeschränkt. 

  • Wir hatten auch überlegt ein Filter zu setzen z.B Kinder ist (und da wissen wir gar nicht was wir da einsetzen sollten)
  • Im Bereich der Onboarding-Vorlage, hatten wir unseren Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben, einmalig ihre ganzen Personalinformationen einzutragen, dennoch könnte das für die Mitarbeiter sehr verwirrend sein. 

Bietet Personio eine Möglichkeit, dass die Mitarbeiter nur in dem Bereich ‘’Kinder’’ Eintragungen vornehmen?

Damit wir allen Mitarbeitern aus Personio heraus eine E-Mail zu senden mit dem Link zum Bereich ‘’Kinder’’, mit der Bitte die Kinder einzutragen.

Vorab bedanke ich mich :-)

Liebe Grüße

Ajla 

 

17 Antworten

Elena
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Hi @Ajla, 

wir sind derzeit auch am überlegen wie wir das machen. Ich denke das wird sicherlich mit der kommenden Änderung im Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) viele / alle Unternehmen betreffen. 

Wir überlegen, ob wir erstmal nur Ansicht gewähren und die MAs dann auf uns zugehen müssen, wenn die Info nicht stimmt (wir haben allerdings auch schon einige richtig befüllt). 

Freue mich, wenn hierzu ggf. ein richtiger Austausch entsteht, da es ja, wie gesagt, viele betrifft. 

LG, Elena 

A
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Hi @Elena,

danke für deine schnelle Rückmeldung. :-)

Ja genau. Ich bin ebenfalls gespannt und freue mich auf den Austausch.

 

Liebe Grüße

Ajla 

L
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Hi,

ich habe eine Idee, wie ihr die Mitarbeitenden berechtigen könnt, nur die Kinder-Infos selbst einzutragen:

Legt (zeitweise) einen neuen Abschnitt in den Mitarbeiterinformationen an. Verschiebt das Attribut “Kinder” in diesen Abschnitt und gebt den Mitarbeitenden Vorschlags- oder Bearbeitungsrechte für den Abschnitt. Sobald alle Daten erfasst sind, könnt ihr das Attribut wieder an seinen normalen Platz verschieben. Löscht dann den eigens erstellten Abschnitt oder nehmt zumindest die Rechte weg, dann sieht für die Mitarbeitenden wieder alles aus wie immer :)

Ich habe das noch nicht mit diesem spezifischen Attribut getestet, aber die Methode hat bei uns mit anderen Sachen funktioniert. Vielleicht hilft euch das ja weiter :)

VG

lbrk

B
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Hallo 

Hi,

ich habe eine Idee, wie ihr die Mitarbeitenden berechtigen könnt, nur die Kinder-Infos selbst einzutragen:

Legt (zeitweise) einen neuen Abschnitt in den Mitarbeiterinformationen an. Verschiebt das Attribut “Kinder” in diesen Abschnitt und gebt den Mitarbeitenden Vorschlags- oder Bearbeitungsrechte für den Abschnitt. Sobald alle Daten erfasst sind, könnt ihr das Attribut wieder an seinen normalen Platz verschieben. Löscht dann den eigens erstellten Abschnitt oder nehmt zumindest die Rechte weg, dann sieht für die Mitarbeitenden wieder alles aus wie immer :)

Ich habe das noch nicht mit diesem spezifischen Attribut getestet, aber die Methode hat bei uns mit anderen Sachen funktioniert. Vielleicht hilft euch das ja weiter :)

VG

lbrk

Hallo lbrk,

das könnte so funktionieren. Allerdings habe ich dann noch das Problem wie ich die Daten zu Datev übertrage. 
 

lg

M
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Hallo 

Hi,

ich habe eine Idee, wie ihr die Mitarbeitenden berechtigen könnt, nur die Kinder-Infos selbst einzutragen:

Legt (zeitweise) einen neuen Abschnitt in den Mitarbeiterinformationen an. Verschiebt das Attribut “Kinder” in diesen Abschnitt und gebt den Mitarbeitenden Vorschlags- oder Bearbeitungsrechte für den Abschnitt. Sobald alle Daten erfasst sind, könnt ihr das Attribut wieder an seinen normalen Platz verschieben. Löscht dann den eigens erstellten Abschnitt oder nehmt zumindest die Rechte weg, dann sieht für die Mitarbeitenden wieder alles aus wie immer :)

Ich habe das noch nicht mit diesem spezifischen Attribut getestet, aber die Methode hat bei uns mit anderen Sachen funktioniert. Vielleicht hilft euch das ja weiter :)

VG

lbrk

Hallo lbrk,

das könnte so funktionieren. Allerdings habe ich dann noch das Problem wie ich die Daten zu Datev übertrage. 
 

lg

das wird aktuell wahrscheinlich nur händisch funktionieren :/ Hier wäre es super, wenn man es auch aus Personio exportieren könnte und in Datev wieder importieren

A
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Hallo Zusammen,

 

ich danke euch für die tollen Tipps.

 

Bei Fragen melde ich mich gerne nochmal. 

Ich wünsche allen ein schönes Wochenende! 😀

 

Liebe Grüße

Ajla 

Oliver Kroppen
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Guten Morgen,

wir werden wohl das “Experiment” wagen und unsere Mitarbeiter:innen bitten, die Kinder direkt in dem dafür vorgesehen Attribut bei den “Personalinformationen” einzutragen. Schön wäre es natürlich, wenn die Rechte zur Bearbeitung jeweils auf Feldebene vergeben könnten, damit die Kolleg:innen wirklich nur das erfassen/ändern, was sie auch sollen.. Vielleicht ein Feature für die Zukunft… ;-)

Die Übertragung nach DATEV müsste doch eigentlich “automatisch” funktionieren. Sind doch schließlich “Mitarbeiterstammdaten”…

Viele Grüße aus Krefeld.

Viele Grüße aus Krefeld.
Elena
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Abzeichen +33

Hallo in die Runde, 

wir werden es jetzt wie angekündigt lösen. 

Wir haben bei den meisten die Infos schon hinterlegt und bei wem diese nicht stimmen, der muss auf uns zugehen. Habe sonst ein bisschen Sorge, dass die Leute nachher dann noch ein erwartetes Geburtsdatum etc. ausfüllen.

Außerdem haben wir ein Kommentarfeld hinzugefügt, bei dem wir reinschreiben, ob uns noch Geburtsurkunden fehlen. Hier liegt natürlich der Mehraufwand eindeutig bei uns. 

LG, Elena 

B
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Guten Morgen,

wir werden wohl das “Experiment” wagen und unsere Mitarbeiter:innen bitten, die Kinder direkt in dem dafür vorgesehen Attribut bei den “Personalinformationen” einzutragen. Schön wäre es natürlich, wenn die Rechte zur Bearbeitung jeweils auf Feldebene vergeben könnten, damit die Kolleg:innen wirklich nur das erfassen/ändern, was sie auch sollen.. Vielleicht ein Feature für die Zukunft… ;-)

Die Übertragung nach DATEV müsste doch eigentlich “automatisch” funktionieren. Sind doch schließlich “Mitarbeiterstammdaten”…

Viele Grüße aus Krefeld.

Hallo Oliver,

 

ich werd morgen nochmal die Datenübergabe zu Datev testen. Beim Testversuch hatte es nicht funktioniert. Hat hier jemand Erfahrungswerte?????

Elena
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Abzeichen +33

Hat hier jemand Erfahrungswerte?????

Hi @BineFu, 

also das Attribut Kinder erscheint auch nicht bei den Einstellungen in der DATEV Integration auf Personioseite, daher gehe ich davon aus, dass der Übertrag nicht funktionieren wird. 

Finde ich auch sehr unglücklich, dass man dann doch nicht ALLE Stammdaten auswählen kann (wie bspw. auch den Geburtsnamen der nicht übertragen wird). 

LG, Elena

S
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Hallo @BineFu, @MaCherie1, @Oliver Kroppen und @Elena,

aktuell werden die Angaben zum Attribut Kinder noch nicht über die DATEV Integration übertragen.

Welche Attribute übertragen werden können, findet Ihr hier: Attribute für die Integration mit DATEV

Falls Ihr Euch zusätzliche Attribute für den Lohnimportdatenservice wünscht, postet dies gerne als Idee in unseren Ideation Bereich. Dann können auch weitere Community Mitglieder dafür abstimmen und unser Produkt Team erfährt von Eurem Wunsch.

Mehr dazu findet Ihr hier:

 

Aktuell könnt Ihr das Attribut Kinder zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Allgemein hinzufügen. Die eingetragenen Informationen sind dann im Excel Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung enthalten.

Beste Grüße

Katharina

Navigator
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Abzeichen +18

Hallo @BineFu, @MaCherie1, @Oliver Kroppen und @Elena,

aktuell werden die Angaben zum Attribut Kinder noch nicht über die DATEV Integration übertragen.

Welche Attribute übertragen werden können, findet Ihr hier: Attribute für die Integration mit DATEV

Falls Ihr Euch zusätzliche Attribute für den Lohnimportdatenservice wünscht, postet dies gerne als Idee in unseren Ideation Bereich. Dann können auch weitere Community Mitglieder dafür abstimmen und unser Produkt Team erfährt von Eurem Wunsch.

Mehr dazu findet Ihr hier:

 

Aktuell könnt Ihr das Attribut Kinder zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Allgemein hinzufügen. Die eingetragenen Informationen sind dann im Excel Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung enthalten.

Beste Grüße

Katharina

 

Genau so habe ich es bei uns eingerichtet.

Ein Attribut erstellt “Anzahl Kinder”, in den Onbording Prozess integriert und dann bei Lohn und Gehalt ebenso das Attribut für “Datev freigegeben”

Anker lichten und Segel setzen! Volle Kraft voraus in Richtung Zukunft.
T
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Hallo Zusammen,

ich habe das bei uns jetzt folgendermaßen gelöst. Ein Onboardingtemplate erstellt und den vorhandenen Mitarbeitern zugewiesen. Abgefragt werden folgende neue Attribute zum eintragen und hochladen der Geburtsurkunden:

auf das Feld “the birthday of the next child who will turn 25 habe ich einen reminder erstellt der uns daran erinnert hier zu checken und ggf. zu ändern.


Was noch an Arbeit übrigbleibt ist die Kontrolle der Geburtsurkunden ob hier alle hochgeladen wurden.
Die Mitarbeiter die derzeit im onboarding stecken mussten wir manuell abfragen. Bei neuen Mitarbeitern die eintreten haben wir die Aufgabe ins normale onboardingtemplate mit aufgenommen.

Die neuen Attribute habe ich in der Payroll für Datev mit aufgenommen dass sie zumindest im Lohnbüro ankommen. Automatisch in die PV werden sie in Datev nicht geladen.

Vielleicht hilft euch das in euren Gedankengängen.

LG Tanja

S
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Hallo @tanja5000 ,

vielen Dank, dass Du Eure Erfahrungen und Setup mit uns teilst 😊

Das hört sich super an und ist durch die Screenshots gut nachvollziehbar!

FYI: Ich habe den Namen Eurer Gesellschaft aus dem zweiten Screenshot unkenntlich gemacht, damit Dein Kommentar der Community Nettiquette entspricht. 

Beste Grüße

Katharina

Annika Pfeifer
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Hallo in die Runde,

wir haben es folgendermaßen gelöst, für die Änderung der Mitarbeiterdaten haben wir das Vorschlagsrecht hinterlegt und zudem mit einem Genehmigungsprozess gekoppelt, welcher durch den HR Bereich genehmigt werden muss. Damit können wir direkt die Anfragen und Eingaben prüfen und müssen es aber nicht selbst händisch eintragen. 

 

LG Annika

 

Philipp Blankenfeld
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Wünschenswert wäre hier tatsächlich die Integration des Attributs “Kinder” im Onboarding-Prozess. Aktuell ist es ein händischer Aufwand anhand von übermittelten Geburtsurkunden die Kinder manuell ein zutragen. Neuen Mitarbeitenden extra ein Tutorial an die Hand zu geben, wie ein einzelnes Attribut in Personio zu pflegen ist halte ich für too much - dies sollte einfacher gehen.

S
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Hallo @Philipp Blankenfeld ,

vielen Dank für Dein Feedback. 🙂

Ich habe in unserem Ideation Bereich gesehen, dass eine ähnliche Idee bereits geteilt wurde:

Du kannst für die Idee abstimmen und auch gerne Euren Anwendungsfall mit Euren Erfahrungen kommentieren.

Beste Grüße

Katharina

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