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Können Mitarbeiter ohne Personio-Login Docusign nutzen?

  • September 10, 2025
  • 6 Antworten
  • 49 Aufrufe
K
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Hallo zusammen,

wir möchten von allen Mitarbeitern ein Dokument signieren lassen.

Derzeit testen wir die Möglichkeiten dazu mit DokuSign.

Dabei bleibt nach Durchgehen der Helpcenter-Artikel dazu noch die Frage offen, ob Mitarbeiter, die zwar den Status “Aktiv”, aber keinen Personio-Login haben (der Großteil unserer Mitarbeiter hat keinen Login), diese Funktion nutzen und ihnen zugewiesene Dokumente elektronisch signieren können.

Hat jemand Erfahrung damit, ob Mitarbeiter ohne Personio-Login Docusign nutzen können?

Danke euch! 

6 Antworten

KiCa_SK
Brainy
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  • KiCa_SKBrainy
  • Brainy
  • September 10, 2025

Ich vermute, dass es gehen wird, wenn:

  1. die Person einen Eintrag in der Mitarbeitendenliste hat
  2. die Person eine hinterlegte Mailadresse hat, auf die sie auch zugreifen kann

Grundsätzlich muss man zur Unterschrift nicht eingeloggt sein, weswegen ich auch vermute, dass dies in deinem Fall mit den zwei o.g. Voraussetzungen passen sollte.

Leg doch einfach mal einen neuen Mitarbeitenden an und hinterlege dort deine private Mailadresse und probiere es aus. Das ist ja risikolos.

Ich bin Stefan ;) Einerseits Personalleiter, andererseits freiberuflicher Berater im Bereich Digitalisierung und Aufbau von Personalabteilungen und -bereichen. Fragen und Kontakt? Gerne direkt als Nachricht mich.
Lucie B
Thomas L
Personio Product Manager
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  • Thomas LPersonio Product Manager
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  • September 18, 2025

Hallo ​@Katherina ,

aktuell müssen Mitarbeitende im Status “aktiv” in der Lage sein sich in Personio einzuloggen, um ein Dokument via DocuSign zu unterschreiben.

Was sind denn bei euch die Gründe, dass die Mitarbeitenden keinen Personio-Login haben?

K
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  • KatherinaFollower
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  • September 18, 2025

Hallo zusammen,

danke für Eure Antworten!

​@KiCa_SK genau, ich habe das nun getestet. Es ist leider nicht ausreichend, wenn die Mailadresse auf Personio hinterlegt ist. Der Mitarbeiter benötigt einen Login, um anschließend auf Personio zu signieren. Wenn ich das mit einer privaten Mailadresse teste, kommt bei einem Signierversuch bei der auf Personio hinterlegten Mailadresse nichts an.

​Um auf Deine Frage ​@Thomas L zurückzukommen - es passt aktuell nicht so gut in unsere Nutzung von Personio inmitten bestehender Strukturen, dass alle Kollegen noch einen Personio-Login erhalten.

Ich habe allerdings gesehen, dass Mitarbeiter im Status “inaktiv” per Mailbenachrichtigung online signieren können. Wäre eine solche Methode auch für aktive Mitarbeiter denkbar?

Thomas L
Personio Product Manager
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  • Thomas LPersonio Product Manager
  • Personio Product Manager
  • September 18, 2025

​@Katherina Unser Ratschlag ist Personio als Self-Service für alle Mitarbeitenden zu nutzen - dafür bezahlt ihr ja auch und das bringt viele Effizienzgewinne. Wir hatten und haben es als Ziel, die Nutzung von Mitarbeitenden in Personio zu verbessern - so wurde (und wird) die Personio-App kontinuierlich weiter ausgebaut (so dass nicht jeder Mitarbeitende einen Bildschirm-Arbeitsplatz / -Zugang braucht), Onboarding- und Einladungs-Flows wurden stark verbessert und es können z.B. auch private email-adressen als Login genutzt werden.

Euer CSM kann euch auch gerne beraten, wie dieser Schritt gut begleitet werden kann.

Daniele
KiCa_SK
Brainy
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  • KiCa_SKBrainy
  • Brainy
  • September 18, 2025

Also bei uns können Dokumente definitv signiert werden, wenn die Personen den Status Onboarding haben (nicht nur mit dem Status Aktiv). Sie können aber auch signieren, wenn sie keinen Personio Account haben und sich noch im Recruiting befinden (Vertragsangebot).

Ich bin Stefan ;) Einerseits Personalleiter, andererseits freiberuflicher Berater im Bereich Digitalisierung und Aufbau von Personalabteilungen und -bereichen. Fragen und Kontakt? Gerne direkt als Nachricht mich.
Thomas L
Personio Product Manager
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  • Thomas LPersonio Product Manager
  • Personio Product Manager
  • September 18, 2025

Genau, so wie hier beschrieben: https://support.personio.de/hc/de/articles/360012752457-Ein-Dokument-mit-einer-elektronischen-Unterschrift-unterzeichnen

Dokumente können unterschrieben werden von:

  • Bewerbenden im Personio Recruiting-Modul
  • Mitarbeitenden im Status Onboarding, Aktiv und “In Auszeit”

Mit Docusign ändert sich der Ablauf leicht, um den Compliance-Standards von Docusign zu entsprechen, dabei wird auch unterschieden ob die Mitarbeitenden sich in Personio einloggen können (also im Status “Aktiv” sind) oder nicht.

Daniele
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