Hallo liebe @JessicaHR , 

Du kannst einen Onboardingschritt anlegen, dessen Fälligkeitsdatum der Stichtag, d.h. der Tag des Anstellungswechsels, ist. An diesem Tag entfernt Ihr zunächst die Firmen E-Mail Adresse aus dem alten Mitarbeiterprofil. Anschließend fügt Ihr sie dann dem neuen Mitarbeiterprofil hinzu. So erhaltet Ihr keine Fehlermeldung und die Aufgabe wird fristgerecht erledigt. 

Verstehe ich Dich richtig, dass Du Dir wünschen würdest, dass die E-Mail Adresse zum Ende des Vertrages automatisch aus dem alten Profil gelöscht wird und im neuen Profil eingetragen wird? Oder was genau meinst Du mit “Logisch wäre es, wenn die Mailadresse an den Zeithorizont des Vertrags, des Praktikums usw. geknüpft wäre”? 

Viele liebe Grüße
Melanie 

Hallo allerseits,

ich knüpfe hier einmal an.

Folgender Sachverhalt: Wenn die Mailadresse aus dem alten Profil gelöscht wird, um diese in das neue zu übertragen, kommt die Fehlermeldung, dass das Feld ausgefüllt sein muss. Aus datenschutzrechtlichen Gründen kann nicht die private Mailadresse eingetragen werden. Wir haben nun eine Fantasieadresse hinterlegt.

Gibt es dafür eine schönere Lösung?

Gut wäre es, wenn das Feld frei gelassen werden könnte und am idealsten natürlich, wenn man mehrere Anstelldaten einem Profil zuweisen kann, sodass gar nicht erst mit doppelten Profilen gearbeitet werden muss.

Lieben Gruß

Anke

Hallo @Anke,

Deine Lösung, eine Fantasieadresse für ein altes Mitarbeiterprofil zu verwenden, ist aktuell auch unsere Empfehlung. Dabei kannst Du die Fantasieadresse durch ein einfaches “+1” vor dem @ Zeichen erweitern, damit sie vom System als individuelle E-mail Adresse erkannt wird und das Feld nicht leer bleibt.

Damit zukünftig der Umweg über ein neues Profil nicht mehr notwendig sein wird, arbeitet unser Produktteam an einer Konzeptionierung, den Prozess des Wiedereinstiegs von Mitarbeitern im System zu vereinfachen. Jedoch ist es momentan noch nicht absehbar, wann diese Funktion letztendlich verfügbar sein wird.

Orientiere Dich gerne zusätzlich an unserer Anleitung im Helpcenter: Wie hinterlege ich in Personio den Wiedereinstieg von Mitarbeitern?, wobei nur Option A korrekte Berichte und historische Daten gewährleistet.

Liebe Grüße 
Viktoria 

Hi @Viktoria,

gibt es inzwischen ein Update bzgl. der Funktion des Wiedereintritts? 

Unsere Azubis wurden im Bericht “Mitarbeiterzahl” bis zum eigentlichen Eintritt als Festangestellte nicht mehr berücksichtigt. Das bedeutet, die Zeit als Azubi wurde hier anscheinend dadurch “gelöscht”, als ich das Eintrittsdatum angepasst habe. Damit ist mein Bericht “verfälscht”, weil deren Zeiten als Azubi nicht auftauchen.

Lieben Dank für deine Rückmeldung im Voraus!

Hallo @Mico,

Grundsätzlich gibt es aktuell keine News bezüglich des Wiedereinstiegs von Mitarbeitenden. Hier empfehlen wir weiterhin, ein neues Mitarbeiterprofil zu erstellen, damit auch die historischen Daten für Berichte erhalten bleiben.

Anpassen des Anstelldatums ist keine optimale Lösung, da es - wie du korrekt angemerkt hast - die Berichte verfälscht.

Da es in Deinem Fall um Azubis geht: statt eines Wiedereinstiegs, würde ich Dir die Variante des Anstellungswechsels empfehlen - so kannst Du die notwendigen Informationen innerhalb des Profils anpassen und erhältst gleichzeitig die historischen Daten. Genauere Anweisungen findest du im Helpcenter-Artikel: Wie hinterlege ich in Personio den Wiedereinstieg von Mitarbeitern?

Ich hoffe, ich konnte dir damit weiterhelfen!

Liebe Grüße,
Daniele

Hallo, hier wollte ich nach über 2 Jahren nochmal nachfragen. Gibt es in der Zwischenzeit eine funktionierende Lösung für die alltägliche Situation, oder muss immer noch für jeden Praktikanten der z.B. zur FTE wird ein komplett neues Profil und der Workaround mit der Fake Email gemacht werden? :) 

Viele Grüße

Hallo @Seloh,

Es gibt momentan noch keine Funktion, um den Wiedereinstieg von Mitarbeitenden in Personio zu verwalten. Allerdings, haben wir jetzt einen hilfreichen Help-Center Artikel, worin die Workarounds genauer beschrieben werden:

Wie hinterlege ich in Personio den Wiedereinstieg von Mitarbeitern?

Ich hoffe, die Informationen sind hilfreich. Melde Dich gerne, solltest Du weitere Fragen über das Thema haben. Ich wünsche Dir einen tollen Tag!

Liebe Grüße

Andrea

Hallo Andrea,

vielen Dank für deine Antwort. Leider ist der verlinkte Artikel im Help Center nur bedingt hilfreich, aber er benennt das für mich größte Problem, nämlich die Dokumente.

Wenn Sie Dokumente aus dem "alten" Mitarbeiterprofil im neuen Profil hinterlegen möchten, müssen Sie diese händisch herunterladen und im neuen Profil hochladen. Entscheiden Sie zuvor, ob der aktuelle Vorgesetzte Einsicht in alle ehemaligen Dokumente haben soll. 

Damit stellt sich Personio selbst ein Bein, denn Unternehmen wie wir, die komplett auf E-Signatur setzen und alles papierlos abwickeln, haben nun das Nachsehen. Der ganze E-Signature Content wird nämlich nicht übertragen. Der Vorschlag dann ein komplett neues Mitarbeiter Attribut anzulegen, in dem dann der Link zum archivierten Profil hinterlegt wird um diese Infos einzusehen … naja muss ich glaube nichts zu sagen. Das muss dringend geändert werden!

Allerdings ergibt sich daraus zumindest für mich auch eine andere Schlussfolgerung. Aus meiner Sicht ist es “einfacher”, den Mitarbeiter nicht neu anzulegen, sondern die Kopie des Mitarbeiterprofils zu archivieren. So bleiben die Dokumente etc. im “weiterhin aktiven Profil” erhalten und die Daten für das Reporting sollten trotzdem stimmen. Dafür hilft: 

1. in eurem Standardberichtswesen die Exportvorlagen für genau diesen Fall hinterlegen, so dass der Benutzer sich das nicht mühsam zusammenklicken muss (1. Standardbericht Export aller Mitarbeiter bezogenen Informationen 2. Standardbericht Export aller Abwesenheiten 3. Standardbericht aller Anwesenheiten 4. Standardbericht aller Gehaltsinformationen ...)
2. alternativ: Schaffung einer Importsituation für “Export aus Personio und Import in Personio”, die nicht 4 verschiedene Importe benötigt, um alle Daten zu importieren - die Anforderungen sind hier gleich Null, da alle Informationen aus der bestehenden Datenbankstruktur in eben diese kopiert werden.
3. alternativ: das Kopieren aller Mitarbeiterdaten mit einem Klick bei gleichzeitiger Eingabe einer neuen Emailadresse ermöglicht - sollte für euch recht einfach umzusetzen sein, wenn ich das als User schon über vier CSV Ex- und Importe ermöglichen kann. Ggf. funktioniert hier auch die Logik, die ihr im Recruiting für das Kopieren von Stellenausschreibungen entwickelt habt.
4. alternativ: Sofort richtig umsetzen - das sind jetzt schon über 3 Jahre für einen absoluten Basic Use Case - ist ein bisschen so, als würde man eine Social Media App ohne Like Button veröffentlichen.

Beste Grüße

Hallo @Seloh

das sind sehr gute Verbesserungsvorschläge, vielen Dank dafür!

Ich habe auf unserem Ideation Bereich Ideen gefunden, die deine Wunschfunktion, so wie eine der Alternativen, die Du beschreibst, abbilden (siehe unten). Der Ideation-Bereich ist dafür da, um die Verbesserungsvorschläge der User zu sammeln und diese mit unserem Produktteam zu teilen. Du kannst gerne für beide Ideen voten und gegebenenfalls Deine Kommentare von hier kopieren und dort hinzufügen. Damit wirst Du auch informiert, sollte sich den Status der Ideen ändern.

Melde Dich gerne wieder, solltest Du Fragen hierzu haben.

Liebe Grüße

Andrea