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Mitarbeiter mit zwei Verträgen

brdietdidi
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Liebe Community,

ich komme nicht aus dem HR Bereich und bin entsprechend schon gar kein Profi im Verwalten von HR-Angelegenheiten. Deshalb ein vielleicht komisch klingende Frage:

Wir haben einen Bachelorstudenten, der parallel auch einen Werkstudentenvertrag bei uns hat. Den Bachelor bekommt der Student pauschal abgegolten, als Werkstudent verdient er seine Brötchen entsprechend eines Stundenlohns. Lt. Sozialversicherung ist das zulässig, solange beide Themen voneinander thematisch abgegrenzt sind. Der Student will halt einfach noch ein bisschen Geld dazu verdienen und das am liebsten bei uns.

Der Student war vor seinem Bachelor auch schon Werkstudent in unserer Firma. Da der erste WS-Vertrag mit dem Start des Bachelorstudiums beendet wurde, haben wir ihm parallel zum Bachelorstudium einen neuen befristeten WS-Vertrag geben. Also hat der MA schon 3 Verträge!

Da wir gerade Personio bei uns einführen, frage ich einfach mal platt: Wie stelle ich diese Situation in Personio da? Soll, bzw. muss ich den Mitarbeiter zwei mal anlegen? Oder womöglich sogar drei mal?

Vielen Dank für die Info und liebe Grüße

Dieter

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Beste Antwort von Nina Hellmann 1 March 2023, 08:37

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5 Antworten

Nina Hellmann
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@brdietdidi Hi Dieter, was heißt denn “Wir haben einen Bachelorstudenten”? Ist das ein dualer Student, der zur Hälfte an der Uni ist und zur Hälfte bei Euch im Betrieb arbeitet oder ist das jemand, der einfach nur seine Bachelorarbeit bei Euch schreibt aber sonst nicht in die betrieblichen Abläufe integriert ist? Und was heißt “Den Bachelor bekommt er pauschal abgegolten”? Bekommt er eine monetäre Leistung im Rahmen dieser Kooperation? Und was schuldet er? Die Bachelorarbeit zu einem bestimmten Thema?

Dass ein MA zwei separate Arbeitsverhältnisse mit demselben Arbeitgeber haben kann, kenne ich als Konstrukt auch. Zu deiner Frage wegen Personio: es kommt ein wenig drauf an ;)

Wenn Ihr zB die Gehaltsabrechnung via Personio macht und der MA zwei Gehälter/Löhne erhält, dann bist du gezwungen, zwei MA anzulegen, denn planerisch/buchhalterisch sind es auch zwei Stellen. Und nur so kannst Du gewährleisten, dass er beide Zahlungen via Lohnabrechnung erhält.

Auch wenn Ihr die Lohnabrechnung nicht via Personio macht, würde ich es trotzdem empfehlen, zwei MA anzulegen, da dann auch so Themen wie der Urlaubsanspruch klarer werden (das Thema Krankheit leider nicht), aber es ist dann nicht zwingend nötig, weil Ihr dann letztendlich Personio nur als ein monetär-nicht relevantes Tool nutzt und eher verwaltet. Dafür reicht dann theoretisch auch ein einmaliges Hinterlegen inkl. Kommentare zu den Details. VG!

brdietdidi
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@Nina Hellmann 
Hi Nina :-)
Vielen Dank für Deine Antwort.

Tatsächlich würde ich den MA am ehesten als ‘dualer Student’ bezeichnen.

Zunächst war die Situation so, dass er nach seiner ursprünglichen Werkstudententätigkeit einen neuen Vertrag hatte, der dem MA ermöglichte, seine Bachelorarbeit bei uns zu schreiben aber - wei Du sagste - ansonsten nicht in die betrieblichen Abläufe integriert wäre (also z.B. keine Stunden schreiben muss). Wir stellen aber den Zweitbetreuer und werden sein Thema auch für weitere Asseterarbeitung nutzen können. Deshalb bekommt er vertraglich auch einen pauschal abgegoltenen Betrag x.

Nun hat sich die Situation aber ergeben, dass der MA auch in einem Projekt eingesetzt werden könnte und dazu war er auch bereit. Der Einsatz soll natürlich den Erfolg der Bachelorarbeit nicht stören. Daher haben wir uns darauf geeinigt, dass er neben seiner Bachelortätigkeit noch auf Stundenbasis für uns arbeitet. Entsprechend haben wir ihm für diese Zeit auch einen neuen WS-Vertrag gegeben.

Da sich die Themen nicht überkreuzen, sei dies wohl auch zulässig.

Da wir Personio durchaus auch für die Gehaltsabrechnung verwenden wollen (wir verstehen damit die Verwaltung im Personio und Integration via DATEV zu unserem (Lohn-)buchhalter) werde ich Deinem Rat folgen und den Mitarbeiter zweimal anlegen.

Da fällt mir gerade noch eine Frage ein:

Es ist sehr wahrscheinlich, dass der MA nach seiner Bachelorarbeit fest bei uns angestellt wird (müsste schon mit dem Teufel zugehen, wenn er uns doch verlassen würde...). Muss ich den MA dann noch mal, also ein drittes Mal, im Personio anlegen?

Vielen Dank (auch für das Verständnis, dass ich mich in diesem Kontext vielleicht etwas holprig ausdrücke)

Dieter

Nina Hellmann
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@brdietdidi Guten Morgen Dieter, ok verstehe. Ja, dann klingt es als wäre es sinnvoll, den MA mehrfach anzulegen. Allerdings klingt das für mich nicht danach als wäre der MA ein dualer Student. Das ist eine Kooperation, in der der Arbeitgeber das Studium (die Gebühren) finanziert und den MA nach und nach in allen möglichen Stationen im Unternehmen einsetzt (ähnlich wie ein Azubi). Gegen eine Einordnung als dualer Student spricht außerdem, dass duale Studenten (eigentlich) neben ihrem dualen Studium nicht noch zulässig eine Werkstudententätigkeit übernehmen dürfen. Da das klingt als wäre eine Steuerberater involviert gewesen, gehe ich davon aus, dass der Euch drauf hingewiesen hat bzw. verhindert hat, dass ihr den MA als dualen Studenten anstellt. 

Was steht denn in dem Arbeitsvertrag zur Bachelorarbeit für eine Tätigkeit oder Titel?

Und ja, wenn Ihr ihn dann langfristig übernehmt, muss ein neues Profil angelegt werden soweit ich weiß. Da Personio personengebunden und nicht positionsgebunden denkt, kann man ein und demselben Menschen also nicht nach und nach wechselnde Positionen zuweisen. Bei Fragen meld Dich gern wieder. VG!

brdietdidi
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@Nina Hellmann 

Du hast schon Recht. Es ist kein ‘dualer Student’, wie er von Dir definiert wird.

Titel: “Studentenvertrag”

Tätigkeit: “Der Student wird zum Zweck der Erstellung seiner durch die Studienordnung vorgeschriebenen 
Bachelorthesis bei der Firma eintreten und eine Bachelorthesis mit dem Thema „..." im Bereich ‚...‘schreiben”

Danke

Dieter

Nina Hellmann
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@brdietdidi Alles klar, verstehe. Vermute, dass das ganze letztendlich ein ganz normaler Arbeitsvertrag ist, aber was du schilderst, legt nahe, dass bei der Gestaltung uU kein Rechtsanwalt hinzugezogen wurde, der sich mit Arbeitsrecht auskennt. Das ist grundsätzlich zu empfehlen ;)

Theoretisch könnte man das, was Du beschreibst auch als ein Praktikum bezeichnen. VG!

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