Neue Dokumentensammlung / Kategorien

Bin damit auch nicht glücklich. Klar, man muss sich immer erstmal umgewöhnen. Aber das Handling ist irgendwie nicht einfacher geworden. Zumal man die Dokumente nun auch nicht mehr einfach in einem neuen Tab öffnen kann (oder ich habe diese Funktion bisher übersehen), sondern muss sie erst herunterladen, um sie dann in einem neuen Tab ansehen zu können. Bitte korrigiert mich, wenn ich mich irre.

Ich habe schon ein Feedback über Personio geschrieben. Macht es doch auch gerne, viel hilft viel ;)

Hallo zusammen,

ich möchte mich dem bereits genannten Feedback zur neuen Dokumentenansicht anschließen.
Seit dem Update, bei dem die linke Navigationsleiste mit den Kategorien entfernt wurde, ist die Nutzung für mich deutlich umständlicher und unübersichtlicher geworden.

Was früher mit einem Klick möglich war, erfordert jetzt deutlich mehr Klicks und Zeit

Ich fand die alte Struktur mit der permanent sichtbaren Kategorieleiste wesentlich intuitiver.

Verschlimmbessert bitte nicht eine Funktion, die vorher gut funktioniert hat – gerade die tägliche Arbeit mit Personio sollte durch Updates erleichtert, nicht erschwert werden.  

Noch eine Ergänzung: Nicht nur, dass ​@Ivonne recht hat, dass sich die Dokumente nicht mehr in einem neuem Tab öffnen lassen, sehe ich auch nun auf einem Blick keine hinzugefügten Kommentare mehr. - Ich muss jetzt auf diese „Sprechblase“ gehen, um mir Kommentare dann anzeigen zu lassen. - Ein weiterer, unnötiger Schritt, mehr! 

uns geht es leider auch so :(

Hallo in die Runde, 

wir sind leider auch alles andere als happy damit. Wir sehen keinerlei Vorteil / eine erhöhte Übersichtlichkeit in der neuen Darstellung und den Optionen.

Bitte zurück zur alten Übersicht, die gut war!

Viele Grüße

Julia

Kann ich nur zustimmen. Es wäre gut, wenn die Filterung bestehen bleiben und nicht immer zurückgesetzt werden würde. 

Hallo zusammen, 

wir sind leider auch sehr unglücklich damit. Wir sind wirklich froh, dass es nicht nur uns so ergeht und wir das “böse Neue” einfach verteufeln. Aber ich kann euren Beiträgen einfach nur zustimmen: es ist unübersichtlich, die Handhabung ist komplizierter und die klare Struktur fehlt einfach. 

Sehr schade :( 

Viele Grüße

Heike

Hallo in die Runde,

ich kann mich da nur anschließen und habe ebenfalls bereits ein Feedback an Personio gesendet. Hinzu kommt, dass das Datum mittlerweile auf Englisch ist. Es erkennt zwar jeder das Datum, aber so sollte es dennoch nicht sein, wenn als Systemsprache Deutsch eingestellt ist.

​@Ivonne und ​@Jessica Busch Dokumente lassen sich weiterhin in einem neuen Tab öffnen. Am Ende der Spalte des Dokumentennamens erscheint folgender Pfeil, womit sich die Dokumente in einem neuen Tap öffnen lassen:

VG Marvin

Hallo in die Runde,

ich kann mich da nur anschließen und habe ebenfalls bereits ein Feedback an Personio gesendet. Hinzu kommt, dass das Datum mittlerweile auf Englisch ist. Es erkennt zwar jeder das Datum, aber so sollte es dennoch nicht sein, wenn als Systemsprache Deutsch eingestellt ist.

​@Ivonne und ​@Jessica Busch Dokumente lassen sich weiterhin in einem neuen Tab öffnen. Am Ende der Spalte des Dokumentennamens erscheint folgender Pfeil, womit sich die Dokumente in einem neuen Tap öffnen lassen:

VG Marvin

Danke für den Hinweis ​@MarvinHR. Bin nicht sicher, aber der Pfeil war anfangs noch nicht da, glaube ich. 

Hallo zusammen,

wir möchten uns hier auch noch kurz zu Wort melden und Feedback geben. Auch wir sind sehr unglücklich über die neue Funktion - immer noch. Es ist jetzt deutlich unübersichtlicher. Sich mal schnell einen Überblick verschaffen ist jetzt leider nicht mehr so einfach möglich. Auch die bunten und zum Teil gleichen Farben für unterschiedliche Dokumentenkategorien machen das leider für uns nicht besser. 

Viele Grüße

Ich sehe jetzt erst das Unheil, da wir das Update vohl erst seit Vorgestern haben… Ganz ehrlich: Was ist bitte der Vorteil an der neuen Übersicht, bzw. welche Übersicht? Die Farben sind bei der Anzahl an Kategorien zu häufig gleich. Es wird nach Alphabet sortiert, ich hatte vorher eine Art Baumstruktur, die nun hinfällig ist. Es ist klein, bunt und unübersichtlich…

Hattet ihr diese Änderungen im Vorfeld mal mit einer kleinen Testgruppe aus der Praxis geprüft? Viele Änderungen und Updates von euch gehen in die richtige Richtung, das hier ist eine Katastrophe. Sorry für die Deutlichkeit. Ich hoffe, dass das recht einstimmige Votum der Nutzer hier einiges im neuen Release verändern wird.

Hallo, uns hat diese Neuordnung auch erst jetzt erwischt. Weiß jemand warum die übersichtliche Struktur der elektronischen Personalakte zerstört wurde und es jetzt nur noch einen riesen Haufen Dokumente mit Filterfunktion gibt?

Kann mich dem ganzen ebenfalls nur anschließen, wir sind erst Ende vergangener Woche umgestellt worden. Allerdings bleibt bei uns auch der Filter nicht bestehen. Die gesamte Ansicht geht zurück in die filterlose, unübersichtliche Ansicht. 

Vielen Dank nochmal für euer Feedback!

Was mir sehr weiterhelfen würde, sind konkrete Beispiele.

Zum Beispiel ​@Bärbel L. - was genau ist jetzt schwieriger beim Überblick verschaffen? Was versuchst du zu erreichen und was ging früher und jetzt nicht mehr?

Oder ​@HRLoki - bei was fällt es dir auf, dass die übersichtliche Struktur jetzt ein Haufen Dokumente ist?

Als genereller Kontext: Mit der bald folgenden (und ursprünglich zusammen geplanten) Einführung des Dokumenten-Hubs sollten viele der Aufgaben, die aktuell im Dokumenten-Tab anfallen wesentlich einfacher dort zu erfüllen sein. Daher haben wir uns bei der Anpassung des Dokumenten-Tabs an unsere neue allgemeine Designsprache auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden konzentriert - da unser Ziel ist, dass ihr als HR nicht mehr (viel) in Mitarbeiterprofilen arbeiten müsst, sondern stattdessen in einem zentralen Hub. Das wird einige Schritte brauchen - und aktuell haben wir die ungünstige Situation, dass ein Teil der Änderungen schon da ist und der andere Teil, der das ergänzt, noch fehlt. Das ändert sich aber schon sehr bald - und ja, auch da mit einem intensiven Test mit einer Gruppe an Personio-Kunden.

Hallo Thomas, vielen Dank für die Rückfrage. Uns beschäftigt, warum ihr die Änderung mit den Zwischenschritten vorgenommen habt und warum ihr nicht bei eurer bisherigen Struktur geblieben seid. Wir wissen auch, dass es einfach nur eine Gewohnheit der Handhabung ist.

Für uns ist der Reiter “Dokumente” unsere elektronische Personalakte und wir verzichten mittlerweile bis auf die gesetzlichen Anforderungen, auf eine physische Personalakte. Darüber hinaus haben wir einen SelfService für Mitarbeiter angelegt, wo sie ihre Anträge (vorlagen), Bescheinigungen, Datenschutz- und Arbeitsschutzdokumente etc. selbstständig bearbeiten, was enorm zeitsparend ist. Auch sie sehen keine Struktur mehr, außer sie gehen in “Vorlage erstellen”. 

Also wenn wir bisher den Reiter “Dokumente” geöffnet haben, haben wir links übersichtlich gesehen, welche “Kategorien” unter dem Mitarbeitenden angelegt waren. Da sind Standardkategorien wie Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnisse etc., aber es sind auch neue dazugekommen wie z.B. Elternzeit, Pfändungen, Bescheinigungen und was es noch so alles gibt, was jede Firma für sich definiert. Auch laden wir die Entgeltbescheide hoch oder Atteste und jetzt komme zu dazu, warum ich das einen “Haufen” genannt habe. Ich sehe nun zuerst, welche Dokumente zuletzt hochgeladen wurden, aber einfach nicht mehr auf den ersten Blick, welche Kategorien angelegt (außer ich filtere) sind, sondern nur noch einen Haufen Entgeltbescheide oder z.B. Atteste, je nachdem was zuletzt hochgeladen wurde. Ich kann den Bereich Dokumente nun wie eine Excelliste nutzen, aber weshalb, wenn es vorher schon sehr gut strukturiert war und auch im Sinne der Personalsachbearbeitung. 

Als wir uns für Personio entschieden haben, waren die relevanten HR Bereiche übersichtlich strukturiert, vor allen Dingen die Personalakte und die Zeiterfassung waren wichtig, auch Berichte waren einfacher zu kreieren. Für mich als Personalerin ist es wichtig, dass ich schnell einen Überblick habe und mich nicht mit Nebensächlichkeiten aufhalten muss. Natürlich können wir uns an die neue Handhabe gewöhnen, aber weshalb ist die Änderung, d.h. die Zwischenschritte, durchgeführt worden?  Wir hoffen, ihr übertragt das nicht auf den Reiter Informationen. 

Wir fänden es sinnvoller, wir könnten im Selfservice Benachrichtigungen einstellen und müßten nicht umständliche Unterschriftenworkflows aufsetzen. Oder wir könnten mehr Parameter bei den Analysen abfragen oder könnten KPIs auf die erste Seite publizieren, das gab es immerhin schon mal. 

Zum Schluss was Positives, durch das Filtern gibt es jetzt eine Alphabetisierung, das ist ja schon mal was.

HR Loki

PS: Du schreibst, es soll alles noch viel besser werden … ?

Hallo Thomas,

ich kann mich den Ausführungen von HRLoki 100 % anschließen.

Der Blick in das Tab “Dokumente” war vorher übersichtlich und “aufgeräumt” und man konnte auf einen Blick die einzelnen Kategorien sehen und mit einem Klick filtern. Jetzt sehe ich einen ganzen Bildschirm voller Dokumentenbezeichnungen und zudem ist es sehr bunt. Wir fanden es praktischer und wesentlich übersichtlicher, als wir auf der linken Seite die 5-10 Kategorien angezeigt bekamen und mit einem Klick wählen/filtern konnten, was wir sehen wollen. Jetzt sehe ich 20 oder mehr Dokumente im “Fließtext” untereinander aufgelistet. Natürlich kann ich filtern, aber es ist erstmal Unübersichtlich. Bei uns haben zudem drei “wichtige” Kategorien dieselbe Farbe. Das ist weder sinnvoll noch hilft es einen schnellen Überblick zu bekommen. Wir arbeiten zu viert mit Personio und keiner ist zu der Aussage gekommen “Wow, diese Änderung hat einen Mehrwert und ist übersichtlicher, als vorher”. Sorry, für das ehrliche Feedback. Viele Sachen sind gut und bedienerfreundlich bei Personio und wir arbeiten grundsätzlich gerne damit. Aber diese Änderung ist einfach nicht hilfreich für uns.

Viele Grüße

Ich muss mich hier den Vorrednern anschließen. Das neue System wirkt leider wie gut gemeint, aber nicht ausreichend durchdacht. Das Dokumentensystem von Personio war wunderbar und sehr übersichtlich -  das entfällt jetzt leider. Das Filtern ist umständlich und unübersichtlich. Klar eine Umgewöhnung, aber warum man etwas ändert, das so gut funktioniert, erschließt sich mir nicht.

Hallo zusammen,

ich schließe mich ebenfalls den Vorrednern an. ​@HRLoki hat das sehr gut beschrieben.

Ergänzen möchte ich noch, dass nicht nur die Übersichtlichkeit gelitten hat, sondern auch die Effizienz. Seit dem Update sind überall im Dokumentenbereich 1-2 Arbeitsschritte (Klicks) zusätzlich nötig. Sei es beim Kategoriebereich oder im Dokumenten-Upload-Bereich.

Dass das alles mit dem neuen Dokumentenhub zu tun hat, dachte ich mir bereits. Ich befürchte jedoch, dass die seit dem Update entstandene Verschlimmbesserung nicht behoben wird. Der Dokumentenbereich im Mitarbeitendenprofil verändert sich ja nicht mehr. Das wird auch durch ein paar bunte Farben im Kategoriebereich nicht besser.

Feedback an Personio habe ich auch bereits geschrieben.

Viele Grüße

Daniela

Ich bin auch etwas unglücklich über die gleichen Farben der Kategorien. Lohnbuchhaltung und Arbeitsverträge in der gleichen Farbe ist sehr unglücklich, da es gerade durch die monatlichen Gehaltsabrechnungen im Bereich Lohnbuchhaltung sehr viele Dokumente sind. Da würde ich mir wünschen, das sich hier nochmal jemand die Farben anschaut oder es wie im Bereich Abwesenheiten irgendwann die Möglichkeit gibt, diese selbst anzupassen

Ich stimme zu 100% zu! Die neue Ansicht hat es aus unserer Sicht nur “Verschlimmbessert”. Auch das Hochladen eines Dokuments dauert viel länger...