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Hallo zusammen, 

wir sind noch bei der Einrichtung unserer Prozesse und im Bereich Onboarding haben wir uns nun gefragt, wie es möglich ist eine/n neue/n Mitarbeiter/in (der/die noch nicht gestartet ist) einen Zugang zu Personio zu verschaffen um die Onboarding To Dos bereits einzusehen und abzuarbeiten. 

 

Kann man einfach für die neue Person mit der privaten Email einen Personio Account erstellen und sobald die Person im Unternehmen gestartet ist auf die Firmenadresse der Person umsteigen? 

 

Wenn nicht wie löst man das dann am geschicktesten, da es ja bereits vor dem Start ein paar Dinge zu erledigen gibt (Arbeitsvertrag, Dokumente und Co). Oder muss man diese Schritte dann manuell und via Email mit der Person einleiten und klären? 

 

Danke vorab & viele Grüße

Leonie

@LeoP wir hinterlegen zunächst tatsächlich die private E-Mailadresse und terminieren für das Eintrittsdatum die Firmenadresse. Datenschutzrechtlich ist eine nicht ganz saubere Lösung, da Mitarbeiter so natürlich die private Mailadresse sehen.

Danke @Nicole Ziesemer für deine Rückmeldung. Das heißt wenn ich dann zum Eintritt des Mitarbeiters die Email auf die Geschäftsemail Adresse ändere, kann der neue Kollege sich ganz normal dann mit dem alten Passwort und der neuen Adresse weiterhin anmelden?

Und kann man nicht ausstellen, dass andere Kollegen die Email Adresse sehen können? Dachte das wäre möglich..

@LeoP genau, dass Passwort bleibt alles gleich, selbst an der 2FA (falls ihr sie nutzt) ändert sich nichts. Die Mailadresse befindet sich bei uns im öffentlichen Profil, deshalb ist sie sichtbar

Tausend Dank für deine Hilfe 🙂 @Nicole Ziesemer 

@LeoP genau, dass Passwort bleibt alles gleich, selbst an der 2FA (falls ihr sie nutzt) ändert sich nichts. Die Mailadresse befindet sich bei uns im öffentlichen Profil, deshalb ist sie sichtbar

Hallo, 

soweit ich weiß kann man die Sichtbarkeitsrechte für alle Mitarbeiter entsprechend einschränken, also sollte doch maximal das Hiring Team, welches im Bewerbungsprozess die Email Adresse bereits gesehen hat, diese sehen können und die HR Abteilung/Admins für Personio generell. Hab ich da bei uns auch eine Datenschutzlücke? 

Wir machen das nämlich genauso, der neue Mitarbeiter bekommt die ersten Onboarding Emails auf seine persönliche Email Adresse und ein paar Tage vor Antritt wird diese in die Firmenemail umgeschrieben. 

LG Dana

 

@Dana genau es kommt auf die Einstellung an. Wir haben die E-Mail tatsächlich im öffentlichen Bereich, damit die MA grundsätzlich die Mailadressen der Kollegen sehen können. Ich kann mich dran erinnern, dass es zum Zeitpunkt unserer Einrichtung nicht möglich war, dieses Attribut zu verschieben. Habe es gerade probiert, jetzt ist es möglich dieses in eine andere Sektion zu verschieben. Werde jetzt mal überlegen, wie ich diese Möglichkeit nutzen kann, um die Datenschutzlücke zu umgehen.

@Nicole Ziesemer danke für die Rückmeldung! 

LG Dana

Hallo zusammen,

gebenenfalls könntet ihr das auch über einen speziellen Filter lösen.

Dies funktioniert jedoch auch nur, wenn in dieser Sektion keine Attribute sind auf die, die MA Zugriff brauchen, z.B. für diverse Onboarding To Dos.

Lieben Gruß

Anke

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