Answered

Neue Mitarbeiter*innen bereits vor Eintritt zu Personio einladen

vor 2 Jahren
26 January 2022
8 Antworten
334 Aufrufe

Benutzerebene 2

LeoP
Explorer
10 Kommentare

Hallo zusammen,

wir sind noch bei der Einrichtung unserer Prozesse und im Bereich Onboarding haben wir uns nun gefragt, wie es möglich ist eine/n neue/n Mitarbeiter/in (der/die noch nicht gestartet ist) einen Zugang zu Personio zu verschaffen um die Onboarding To Dos bereits einzusehen und abzuarbeiten.

Kann man einfach für die neue Person mit der privaten Email einen Personio Account erstellen und sobald die Person im Unternehmen gestartet ist auf die Firmenadresse der Person umsteigen?

Wenn nicht wie löst man das dann am geschicktesten, da es ja bereits vor dem Start ein paar Dinge zu erledigen gibt (Arbeitsvertrag, Dokumente und Co). Oder muss man diese Schritte dann manuell und via Email mit der Person einleiten und klären?

Danke vorab & viele Grüße

Leonie

icon

Beste Antwort von NiZi 27 January 2022, 07:50

Zum Originalpost

8 Antworten

Benutzerebene 6

+18

NiZi
Brainy
152 Kommentare
vor 2 Jahren
27 January 2022
Antwort

@LeoP wir hinterlegen zunächst tatsächlich die private E-Mailadresse und terminieren für das Eintrittsdatum die Firmenadresse. Datenschutzrechtlich ist eine nicht ganz saubere Lösung, da Mitarbeiter so natürlich die private Mailadresse sehen.

Benutzerebene 2

LeoP
Autor
Explorer
10 Kommentare
vor 2 Jahren
27 January 2022

Danke @Nicole Ziesemer für deine Rückmeldung. Das heißt wenn ich dann zum Eintritt des Mitarbeiters die Email auf die Geschäftsemail Adresse ändere, kann der neue Kollege sich ganz normal dann mit dem alten Passwort und der neuen Adresse weiterhin anmelden?

Und kann man nicht ausstellen, dass andere Kollegen die Email Adresse sehen können? Dachte das wäre möglich..

Benutzerebene 6

+18

NiZi
Brainy
152 Kommentare
vor 2 Jahren
27 January 2022

@LeoP genau, dass Passwort bleibt alles gleich, selbst an der 2FA (falls ihr sie nutzt) ändert sich nichts. Die Mailadresse befindet sich bei uns im öffentlichen Profil, deshalb ist sie sichtbar

Benutzerebene 2

LeoP
Autor
Explorer
10 Kommentare
vor 2 Jahren
27 January 2022

Tausend Dank für deine Hilfe :) @Nicole Ziesemer

Benutzerebene 5

Dana
Helping Hand
51 Kommentare
vor 2 Jahren
27 January 2022

@LeoP genau, dass Passwort bleibt alles gleich, selbst an der 2FA (falls ihr sie nutzt) ändert sich nichts. Die Mailadresse befindet sich bei uns im öffentlichen Profil, deshalb ist sie sichtbar

Hallo,

soweit ich weiß kann man die Sichtbarkeitsrechte für alle Mitarbeiter entsprechend einschränken, also sollte doch maximal das Hiring Team, welches im Bewerbungsprozess die Email Adresse bereits gesehen hat, diese sehen können und die HR Abteilung/Admins für Personio generell. Hab ich da bei uns auch eine Datenschutzlücke?

Wir machen das nämlich genauso, der neue Mitarbeiter bekommt die ersten Onboarding Emails auf seine persönliche Email Adresse und ein paar Tage vor Antritt wird diese in die Firmenemail umgeschrieben.

LG Dana

Benutzerebene 6

+18

NiZi
Brainy
152 Kommentare
vor 2 Jahren
27 January 2022

@Dana genau es kommt auf die Einstellung an. Wir haben die E-Mail tatsächlich im öffentlichen Bereich, damit die MA grundsätzlich die Mailadressen der Kollegen sehen können. Ich kann mich dran erinnern, dass es zum Zeitpunkt unserer Einrichtung nicht möglich war, dieses Attribut zu verschieben. Habe es gerade probiert, jetzt ist es möglich dieses in eine andere Sektion zu verschieben. Werde jetzt mal überlegen, wie ich diese Möglichkeit nutzen kann, um die Datenschutzlücke zu umgehen.