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Offboarding - Dokumente gesammelt herunterladen

Bärbel
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Hallo,

in meinem Account habe ich die Möglichkeit, Dokumente gesammelt herunterzuladen.

Folgender Sachverhalt: 

Ein Mitarbeiter ist gekündigt und zur Zeit freigestellt und hat keinen Zugang mehr zu seinem Personio-Account. Er benötigt aber noch Dokumente, die ich ihm zur Verfügung stellen will.

Leider gibt es keinen Button, die Dokumente gesammelt herunterzuladen - weder in meinem Admin-Modus noch wenn ich mich als dieser Mitarbeiter anmelde.

Wie stelle ich es am Besten an?

Vielen Dank für Eure Unterstützung! :nerd:

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Beste Antwort von Lena 5 January 2022, 16:21

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5 Antworten

Lena
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Hallo @Bärbel,

Für jeden Mitarbeitenden gibt es die Möglichkeit Dokumente gesammelt herunterzuladen. Dies geht allerdings immer nur im eigenen Profil, der Admin kann dies nicht mit der Impersonifizierung für den Mitarbeitenden erledigen. Hier wird auch genau erklärt, wie die Mitarbeitenden ihre Dokumente herunterladen können. 

Für Dich gibt es nun 3 Möglichkeiten:

  • Wenn es einige Dokumente sind und keine weiteren Funktionen an seinen Status geknüpft sind, wie beispielsweise Zugriffe in andere Tools, empfehle ich dem Mitarbeitenden nochmal “Aktiv” zu setzen. Wichtig ist, dass er/sie auch noch Zugriff auf die Mails hat, bzw. die private Mail Adresse kurzzeitig eingetragen ist. (Das geht auch nur, wenn es das Login Verfahren zulässt.) Anschließend können die Dokumente gesammelt heruntergeladen werden und stehen per Mail eine Woche zum Download zur Verfügung. Nachdem das erfolgt ist, am besten an einem Tag, wird der Status wieder auf Inaktiv gesetzt werden und die Mail Adresse ggf. angepasst werden. 
    Wichtig: Sollten mehrere Tage zwischen dem Statuswechsel liegen, müsstest Du die Historie einmal anpassen, dass die Berichte auch alle stimmen. Dafür gehst Du auf das Profil > Historie > Detailansicht und suchst nach dem Status und korrigierst über das Stiftsymbol das Anwendung Zum Datum auf das korrekte Datum. Anschließend überprüfst du den Status nochmal, dass es auch korrekt ist. 
  • Sollten es lediglich ein paar einzelne Dokumente sein, kann es auch schneller sein, diese herunterzuladen und dem Mitarbeitenden manuell zukommen zu lassen.
  • Die letzte und einigermaßen schnelle Methode alle Dokumente zu erhalten, ist einen kompletten Unternehmensdaten Export zu ziehen. Dort kann ein Weisungsberechtigter den ganzen Dokumentenordner des*der Mitarbeitenden aus der ZIP Datei raussuchen und den Ordner versenden. Wichtig: Diesen Export kann man nur 1x in 7 Tagen ziehen.

Ich empfehle den Dokumentendownload zukünftig im Offboarding als Aufgabe für den Mitarbeitenden zu hinterlegen, damit die meisten sich die Dokumente zumindest selbst herunterladen und das möglich nicht passiert, denn es ist ein Aufwand für Euch. Hier sind weitere Hinweise und Best-Practices an was alles gedacht werden kann im Offboarding. 

Habt ihr das bereits im Prozess inkludiert und funktioniert das in der Regel auch?

Ich freue mich über eine kurze Rückmeldung, ob Dir meine Antwort weitergeholfen hat und wie Du es angehen wirst.

Liebe Grüße,
Lena

Bärbel
Rang

Hallo Lena,

vielen Dank für deine schnelle Reaktion.

Wir haben hier den besonderen Fall, dass der Mitarbeiter bereits seine Arbeitsutensilien (Firmenlaptop)  zurückgegeben hat und technisch nicht über das KnowHow verfügt, sich in seinem noch aktiven Account einzuloggen.

Im Offboarding-Prozess sind sämtliche Arbeitsschritte und Anweisungen hinterlegt, allerdings wurde dem Mitarbeiter unsererseits gekündigt und er wurde direkt und unwiderruflich freigestellt. Der Offboarding-Prozess konnte deshalb nicht eins zu eins umgesetzt werden. Aber wir sind ja flexibel wie ein Amboss und haben das etwas angepasst. ;)

Ich werde hier tatsächlich manuell die Dokumente runterladen, das geht wahrscheinlich am Schnellsten.

Gut zu wissen, dass ich keinen Button übersehen habe. Und fürs nächste Mal bin ich schlauer.

Liebe Grüße

Bärbel

Lena
Rang
Benutzerebene 7
Abzeichen +30

Hi @Bärbel,

verstehe, in dem Fall und wenn es einige Dokumente sind, würde ich Dir tatsächlich empfehlen, die Dokumente auf einmal mit dem Unternehmensdaten Export  herunterzuladen. Das geht am schnellsten, du musst nur selbst weisungsberechtigt sein, oder du kontaktierst einen Weisungsberechtigten. :) 

Die Mitarbeiter ID ist in der URL die letzte Nummer, wenn Du auf das Mitarbeiterprofil in Personio klickst:

Diese ID brauchst Du zur Zuordnung des entsprechenden Ordners für die Mitarbeiter Dokumente.

Hab ein schönes Wochenende! :) 

Liebe Grüße,
Lena

Bärbel
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Danke, Lena, für die ergänzende Erklärung! :heart_eyes:

Annika Pfeifer
Rang
Benutzerebene 2
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Hallo,

ich habe hierzu eine Frage. Wir haben unter dem Reiter “Dokumente” Kategorien angelegt, auf die der Mitarbeiter selbst keinen Zugriff hat. 

Beispiel:

Es gibt unter Dokumente eine Kategorie “HR intern”. Die Rechtevergabe ist so eingestellt, dass der Mitarbeiter und die jeweilige Führungskraft diese Kategorie nie sehen, da hier Notizen oder Unterlagen abgelegt werden, die nur HR einsehen soll.

Sehe ich das richtig, dass aber dadurch der Mitarbeiter nicht mehr alle Dokumente gesammelt herunterladen kann oder sehe ich das Symbol grundsätzlich nicht? Auch wenn ich mich als Admin als ein anderer Mitarbeiter einlogge?

 

Danke für eure Rückmeldung.

LG Annika

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