Hallo liebe Community, wir möchten gerne nachfragen, ob es möglich ist bei einem Onboarding Step jeweils ein individuelles Dokument als Anhang zu versenden.
Was: Ist es möglich eine automatisch generierte Email an die private Mail Adresse des New Joiners mit dem bereits digital unterschriebenen Dokument als Anhang zu versenden
Frage: Kann in diesem Step jeweils ein individuelles Dokument automatisch oder manuell angehängt werden?
Zur Erklärung: Das Dokument ist jeweils anders benannt und liegt beim Profil des New Joiners unter Dokumente.
Vielen Dank für Eure Hilfe, liebe Grüße Marion
Beste Antwort von Maximilian
Über das Onboarding geht es direkt nicht. Hier können die Anlage der Mails nicht verändert werden.
Den größtmöglichen Automatismus könntest du wie folgt versuchen einzurichten:
Rolle “Alle Mitarbeiter” auf ein Minimum reduzieren, sodass ggf. nur das eigene Profil und Dokumente angezeigt wird.
Neue Rolle “Alle aktiven Mitarbeiter” erstellen und die Rechte aus der alten Rolle übertragen. Hier kannst du beim automatischen hinzufügen zur Rolle den Status als Bedingung wählen mit Aktiv und Auszeit.
Und nun: Neuen Mitarbeiter anlegen mit privater Mail im Profil anstelle der Firmenmail. Den Einladungslink vor dem Start verschicken. Das Dokument erstellen und per Workflow den MA über die Erstellung informieren. Somit hätte der Kollege Zugriff auf sein Profil und die Dokumente vor seinem Start. Nach seinem Start wechselt der Kollege automatisch seine Rolle mit den neuen Zugriffsrechten.
Workflow einrichten mit Aufgabe “Mailadresse nach Start ändern”.
Ob das am Ende jetzt so eine Arbeitserleichterung ist, musst natürlich du entscheiden.
Über das Onboarding geht es direkt nicht. Hier können die Anlage der Mails nicht verändert werden.
Den größtmöglichen Automatismus könntest du wie folgt versuchen einzurichten:
Rolle “Alle Mitarbeiter” auf ein Minimum reduzieren, sodass ggf. nur das eigene Profil und Dokumente angezeigt wird.
Neue Rolle “Alle aktiven Mitarbeiter” erstellen und die Rechte aus der alten Rolle übertragen. Hier kannst du beim automatischen hinzufügen zur Rolle den Status als Bedingung wählen mit Aktiv und Auszeit.
Und nun: Neuen Mitarbeiter anlegen mit privater Mail im Profil anstelle der Firmenmail. Den Einladungslink vor dem Start verschicken. Das Dokument erstellen und per Workflow den MA über die Erstellung informieren. Somit hätte der Kollege Zugriff auf sein Profil und die Dokumente vor seinem Start. Nach seinem Start wechselt der Kollege automatisch seine Rolle mit den neuen Zugriffsrechten.
Workflow einrichten mit Aufgabe “Mailadresse nach Start ändern”.
Ob das am Ende jetzt so eine Arbeitserleichterung ist, musst natürlich du entscheiden.
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