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Hallo zusammen,

 

wir haben Personio jetzt neu eingeführt und verwalten damit auch unsere Dokumente. Kann mir jemand sagen was man an Dokumenten noch im Original aufheben muss? Wir stellen uns insbesondere bei Krankmeldungen die Frage, ob die per Scan reichen oder nicht.

Arbeitsverträge bewahren wir auch weiterhin im Original auf. Hat jemand eine Liste/Übersicht dazu?

Vielen Dank und viele Grüße aus Hannover

Janna

Guten Morgen @Janna1986 ,

eine Liste habe ich nicht, aber ich kann Dir zumindest aus unserer Praxis berichten.

Also Krankmeldungen werden nicht mehr aufbewahrt, da reicht ein Scan bzw. Upload aus.

Arbeitsverträge werden noch im Original behalten, Zusatzvereinbarungen manchmal ja, eher nein (Zusatzvereinbarung zur Telerarbeit z.B. nur digital).

Es kommt m.E. aber auch auf die GoBD-konforme Digitalisierung von Papierdokumenten an. Und das ersetzende Scannen plus Verfahrensdokumentation.

https://www.datev.de/web/de/m/presse/im-fokus/aktuelle-themen/ersetzendes-scannen/

Beste Grüße

Dash

Hallöchen,

Zu den Personalunterlagen, die Arbeitgeber auch nach dem Scannen weiterhin im Original, also in Papierform aufbewahren sollten, zählen vor allem Dokumente, die zwingend der Schriftform des § 126 BGB unterliegen und Unterschriften tragen, wie zum Beispiel:

  • Arbeitsverträge (insbesondere solche mit Befristung und/oder nachvertraglichen Wettbewerbsverboten)
  • Ausbildungsverträge (besondere Form der Befristung)
  • Aufhebungsverträge
  • Kündigungsschreiben

Zu beachten ist auch, dass z.B. befristete (!) Verträge im Zeitpunkt des Vertragsabschlusses in Schriftform vorliegen und unterschrieben werden müssen. Erst dann können sie digitalisiert werden.

Ich scanne unsere Unterlagen auch immer in Farbe, sodass sich die Unterschriften (bei uns in blauer Tinte) farblich hervorheben.

Toi, toi, toi und viele Grüße

Nicole

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