Personalfragebogen (Stammdaten)

  • 23 February 2022
  • 8 Antworten
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C
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Benutzerebene 1

Hallo,

 

ich suche nach einer eleganten Lösung, die Erstellung des Personalfragebogens (Stammdaten) samt Unterschrift zu erstellen.

Gibt es da eine Vorlage oder eine Exportfunktion? Das betrifft ja sicherlich fast alle Unternehmen in Deutschland.

Wonach ich konkret suche:

Variante 1 - es gibt eine Vorlage, die mir jemand zur Verfügung stellen könnte, die ich einfach in Personio hochladen kann. Diese wird dann dem Onboarding zugeordnet. Die MA*in füllt sie aus und unterschreibt sie via eSignanture, indem sie die Unterschrift von sich selbst anfordert.

 

Variante 2 - die MA*in füllt alle Attribute in Personio aus, kann alle relevanten Daten auf Knopfdruck in ein Word-/pdf-Dokument exportieren (voreingestellt) und dreht dann wieder die Schleife über eSignature für die Unterschrift.

 

Ich hab auf den Hilfeseiten und in der Community gesucht und nichts 100% hilfreiches gefunden.

 

Danke für Euren Support!

 

Franziska

8 Antworten

Marc
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Benutzerebene 6
Abzeichen +17

Hallo @Cizqua,

sehr spannende Fragen und auch gute Vorschläge hast Du hier!

Beide Varianten sind so weit nahezu möglich, nur bei Variante 2 kann der/die Mitarbeiter*in nicht selbst das Dokument erstellen, dies müsste ein/eine Mitarbeiter*in mit entsprechenden Zugriffsrechten vornehmen.

Eine Rückfrage habe ich hier jedoch. Inwiefern ist es notwendig, dass Ihr eine Unterschrift Eurer Mitarbeiter*innen erhaltet? Viele Personio-Nutzer*innen wählen den Weg über das Onboarding mit den Attributen, lassen jedoch die Dokumente/e-Signatur schleife weg. In der Mitarbeiterhistorie kann jederzeit eingesehen werden, welche Person was im Mitarbeiterprofil hinterlegt hat. Sollte ich hier rechtlich nicht auf dem aktuellen Stand sein, verzeihe mir das bitte.

Liebe Grüße
Marc

Du hast noch eine Frage? Dann erwähne @Lena in Deinem Kommentar.
C
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Benutzerebene 1

Hallo Marc, 

No worries. Bin ja für alle Vorschläge offen.

Unser Steuerbüro möchte die eben ausgefüllt, als pdf und unterschrieben haben. Momentan machen wir es über Adobe Sign. 

Leider gibt es kein Formular, was hinterlegt werden kann. Mit den Platzhaltern in Word und hochladen etc. finde ich es eher mühsam.

Danke für Euren Input!

LG

Franziska

Lena
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Benutzerebene 7
Abzeichen +29

Hi @Cizqua,

verstehe, es ist also eine Anforderung vom Steuerbüro. 

Tatsächlich kann man das Personaldaten Stammblatt nicht unterschreiben. 

Was ich hier jedoch  vorschlagen kann, ist, dass das Steuerbüro einen Zugang mit einsprechend für sie wichtigen Rechten erhält. Hier wird beschrieben, auf was beim anlegen eines externen Steuerbüros zu achten ist. 

Meinst Du es hilft Ihnen weiter, wenn sie die Daten aus erster Hand haben und bei Zweifeln auch nachsehen können? Beispielsweise in der Mitarbeiterhistorie, wann und von wem eine Änderung vorgenommen wurde.

Hilft Dir das bereits weiter Franziska?

Liebe Grüße,
Lena

Michaela B.
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Benutzerebene 7
Abzeichen +12

Hallo @Cizqua , 

wenn ich Eure Situation richtig verstehe, gibt es bereits ein ähnliches Thema: 

Wenn das für Dich passt, kannst Du für das Thema voten.

Außerdem finde ich den von Hi_Ulrike beschriebenen Workaround gut. Dieser beschreibt im Grunde Deine 2. Variante. 

Wie handhabt ihr das Thema mittlerweile?

Viele Grüße

Michaela

Viele Grüße, Michaela
Lena
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Benutzerebene 7
Abzeichen +29

Hallo @Cizqua,

hast Du ein Update für @Michaela B., wie ihr den Prozess mit dem Stammdatenblatt mittlerweile löst?

Liebe Grüße,
Lena

C
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Hallo Franziska, 

könntest du uns mitteilen, wie ihr zu dieser Thematik vorgegangen seid? 

Da wir diesen Prozess ebenfalls optimieren möchten, wäre es spannend zu wissen wie ihr es nun handhabt! 

Danke für eure Rückmeldung hierzu. 

 

Lieben Gruß 

Christine

GastMuffin
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Hallo zusammen, 

wir haben eine ähnliche Situation - auch unser Steuerbüro benötigt das Stammdatenblatt als pdf. Eine Unterschrift ist bei uns allerdings nicht notwendig.

Aktuell übertragen/kopieren wir die Angaben vom Stammdatenblatt händisch in Personio - das ist leider sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.   

Habt ihr hierzu eine Idee, wie wir den Prozess optimieren können?

Vielen Dank euch!

Lieben Gruß
Alisa

A
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Hallo -  wir hatten gerade Soz Vers Prüfung und haben für jede nicht vorgelegte originale Mitarbeiterunterschrift eins auf den Deckel bekommen. Der Personalfragebogen muss also zumindest bei uns physisch unterschrieben werden. Unterschrieben werden.

Leider echt blöd.

Wir lösen das so: Wir senden ein blanko Formular gleich mit dem AV mit und bitten die MA ein Foto selbst hochzuladen vom Bogen - am Onboarding 1Tag lasse ich die Mitarbeiter ihr Profil selber ausfüllen Habe überall “Anfrage” im Zugriff der Rolle zugelassen. So gehts halbwegs

 

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