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Hallo, liebe Personio-Community,

wir suchen nach einer Lösung für einen Workflow in Personio,welcher uns erlaubt, bestimmten Attributen Pflichtaufgaben zuzuweisen → der Mitarbeiter trägt eine Änderung in seinem Profil ein, bestimmte Aufgaben werden durch Personio ausgelöst.
 

Fallbeispiel:

Ein Mitarbeiter hat vor Kurzem ein Kind bekommen und ändert in seinem Profil den Kinderfreibetrag ab. Diese Änderung genehmigen wir, jedoch vergisst der Mitarbeiter unter dem Reiter “Persönliche Informationen→ Kinder” das Kind inkl. Angaben zu hinterlegen und die Geburtsurkunde vorzulegen.

Wir würden diesen Schritt gerne als Workflow für den Mitarbeiter in Personio hinterlegen und ihn damit an diese Aufgaben erinnern.

Habt ihr damit schon Erfahrungen gemacht? Oder gibt es diese Funktion schon und wir müssen sie nur noch entdecken? 

Vielen Dank im Voraus, wir freuen uns auf eure Vorschläge und Ideen! :)
Viele Grüße
Marie

Hi,

so elaborierte Workflows hat Personio leider nicht.

Innerhalb von Personio könnt ihr nur das Onboarding als Workflowmanagement verwenden. Nachteil ist, dass alle vorher durchlaufenen Workflows beim Einstellen von eines neuen Workflows gelöscht werden :(

Da ihr die Änderung genehmigen lasst, könnt ihr ggf. die Genehmigungsmail als Trigger für ein anderes Workflowtool (z.B. Microsoft Power Automate) verwenden. Das braucht aber jemanden, der Zeit und Lust hat sich da technisch reinzufuchsen. Nutzen wir schon eine ganze Weile.

VG

lbrk

Hallo @MLSHR 😊

wie von @lbrk korrekt erwähnt, gibt es die Möglichkeit solche Aufgaben über die Onboarding-Workflows zu erstellen, jedoch muss hierfür eine möglicherweise bereits zugewiesene Vorlage entfernt werden.

Eine andere Möglichkeit wäre, Erinnerungen in Mitarbeiterrollen oder persönliche Erinnerungen zu hinterlegen. Wie das geht erläutere ich im Folgenden:
 
1. Attribut erstellen
Neue (oder bestehende) Sektion "Persönliche Erinnerungen" und Datums-Attribut z.B. "Kinder" in den Mitarbeiterinformationen erstellen
 
2. Zugriffsrechte vergeben
Neue Mitarbeiterrolle erstellen oder bestehende Rolle "Alle Mitarbeiter" nutzen. Je nachdem welche Zugriffsrechte Ihr über die bestehende Rolle bereits hinterlegt habt. Zugriffsrechte auf die Sektion "Persönliche Erinnerungen" ausschließlich in der Mitarbeiterrolle "Persönliche Reminder" auf "Eigene" oder "Meine Mitarbeiter" setzen.
 
3. Erinnerung definieren
In den Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Erinnerungen kannst Du dann die Erinnerung hinterlegen (hier am Beispiel einer Führerscheinkontrolle erklärt) und als Auswahl "Alle Mitarbeiter" definieren. Dabei wird die Erinnerung nur ausgelöst, wenn man hierfür Zugriffsrechte hat (also nur in eigenen Profil oder auf Meine Mitarbeiter)
 
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 Detaillierte Informationen findest Du auch in Diesem Helpcenter Artikel: Erstellen von Workflows für Erinnerungen
 Dort wird auch erklärt, wie Ihr Erinnerungen für bestimmte Mitarbeitende oder persönliche Erinnerungen anlegen könne.

Ich kann verstehen, dass das noch keine optimale Lösung ist. Deswegen würde ich mich sehr freuen, wenn Du diesen Verbesserungsvorschlag in unserem Ideation Bereich veröffentlichst. Somit können andere Nutzer Deine Idee upvoten, und der Vorschlag wird an unser Produktteam weitergeleitet.

Damit wir Deine Idee genau nachvollziehen können, kannst Du folgende Fragen als Leitfaden verwenden:

  • Was möchtest Du genau in Personio verwalten? Welches Thema soll gelöst werden?

  • Warum? Was wäre der zusätzliche Nutzen für Dich?

  • Wie löst Du das Thema im Moment?

Je mehr Details, desto besser! Achte jedoch darauf, keine sensiblen Daten (persönlich oder geschäftlich) mit der Community zu teilen.

Vielen Dank im Voraus, dass Du Deine Ideen mit uns teilst 🙌🏽. Denke bitte daran, den Link zu deiner Idee hier im Thread zu posten, damit andere User, die auf Deine Frage stoßen, auch gleich Deine Idee upvoten können.
Viele liebe Grüße ☀️

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