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Rollen-Erinnerungen anlegen - alle Mitarbeitende selbst erinnern, wenn Attribut gepflegt

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Hallo zusammen,

wir haben die Situation, dass Eltern einen KiTa-/Schul-Zuschuss erhalten. Dafür müssen sie jährlich einen aktuellen Nachweis einreichen. Um das im Auge zu behalten, haben wir ein Attribut angelegt, wo wir das Ablaufdatum (z.B. 31.07.2025 da dann Wechsel von KiTa in Schule) gepflegt wird. 
Dementsprechend sind nicht bei allen Mitarbeitenden dort Daten gepflegt.

 

Wir möchten nun, dass die Mitarbeiter selbst darüber informiert werden, wenn bei ihnen das Datum erreicht ist. Die Führungskräfte und die Personalabteilung möchte KEINE Info darüber erhalten.

 

Wie können wir das richtig einrichten? Geht das über die Erinnerung bei der Rolle “Alle Mitarbeitende”? 

 

Viele Grüße

Franzi

Beste Antwort von Florian J-S

Guten Abend Perso DS,

 

ich würde es über eine separate Rolle lösen und mit der Funktion “Erinnerung für Rolle” eine Erinnerung setzen. 

Im ersten Schritt empfehle ich eine neue Rolle (z.B. namens KiTa-/Schul-Zuschuss) zu erstellen, in die ihr alle Mitarbeitenden integriert, die den Zuschuss erhalten und erinnert werden sollen.

Im zweiten Schritt erstellst Du die Erinnerung in der Rolle (KiTa-/Schul-Zuschuss) unter Einstellungen → Mitarbeiterrollen → Alle Mitarbeitenden → Reiter Erinnerungen.  

 

Das Setup der Erinnerung könnte dann wie folgt aussehen:

Erinnere: KiTa-/Schul-Zuschuss (Rolle)

An: “KiTa-/Schul-Zuschuss” (Attributsname)

Von: Speziell

Filter - Mitarbeiterrollen - Rolle namens KiTa-Zuschuss

Termin: X Tage Vorher

Häufigkeit: X Erinnerungs-Workflow jährlich wiederholen

 

Deine zweite Frage, ob das auch über die Rolle “Alle Mitarbeitende” geht, würde ich verneinen. Ich konnte den Filter der Erinnerung nicht über die Standardrolle “Alle Mitarbeitenden” setzten. Es war mir nur möglich, selbst erstellte Rollen hinzuzufügen. Daher der “Umweg” über die neue Rolle. Ich bin gespannt zu hören, ob Dir diese Lösung hilft.

 

Beste Grüße

Florian 

 

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Florian J-S
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  • 12. November 2024

Guten Abend Perso DS,

 

ich würde es über eine separate Rolle lösen und mit der Funktion “Erinnerung für Rolle” eine Erinnerung setzen. 

Im ersten Schritt empfehle ich eine neue Rolle (z.B. namens KiTa-/Schul-Zuschuss) zu erstellen, in die ihr alle Mitarbeitenden integriert, die den Zuschuss erhalten und erinnert werden sollen.

Im zweiten Schritt erstellst Du die Erinnerung in der Rolle (KiTa-/Schul-Zuschuss) unter Einstellungen → Mitarbeiterrollen → Alle Mitarbeitenden → Reiter Erinnerungen.  

 

Das Setup der Erinnerung könnte dann wie folgt aussehen:

Erinnere: KiTa-/Schul-Zuschuss (Rolle)

An: “KiTa-/Schul-Zuschuss” (Attributsname)

Von: Speziell

Filter - Mitarbeiterrollen - Rolle namens KiTa-Zuschuss

Termin: X Tage Vorher

Häufigkeit: X Erinnerungs-Workflow jährlich wiederholen

 

Deine zweite Frage, ob das auch über die Rolle “Alle Mitarbeitende” geht, würde ich verneinen. Ich konnte den Filter der Erinnerung nicht über die Standardrolle “Alle Mitarbeitenden” setzten. Es war mir nur möglich, selbst erstellte Rollen hinzuzufügen. Daher der “Umweg” über die neue Rolle. Ich bin gespannt zu hören, ob Dir diese Lösung hilft.

 

Beste Grüße

Florian 

 

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  • 13. November 2024

@Perso DS alternativ zum Vorschlag von Florian könntet ihr auch

  1. Erinnerungen direkt bei den betroffenen Personen hinterlegen (im Mitarbeiterprofil auf Erinnerungen und dann Erinnerung hinzufügen). Bietet sich aber nur an, wenn es nicht ganz so viele sind.
  2. Unter den Mitarbeitendeninformationen einen neuen Abschnitt erstellen, z. B. “Kitazuschuss ja/nein”, einpflegen und einen Datumsabhängigen Workflow mit der Regel “Kitazuschuss ja” und einer Aufgabe zum Nachweisupload erstellen.
Aylin K.
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  • 13. November 2024
MarinaSt schrieb:

@Perso DS alternativ zum Vorschlag von Florian könntet ihr auch

  1. Erinnerungen direkt bei den betroffenen Personen hinterlegen (im Mitarbeiterprofil auf Erinnerungen und dann Erinnerung hinzufügen). Bietet sich aber nur an, wenn es nicht ganz so viele sind.
  2. Unter den Mitarbeitendeninformationen einen neuen Abschnitt erstellen, z. B. “Kitazuschuss ja/nein”, einpflegen und einen Datumsabhängigen Workflow mit der Regel “Kitazuschuss ja” und einer Aufgabe zum Nachweisupload erstellen.

Ich würde gerne die Option 2 versuchen, aber wie bei so vielen Workflows, scheitert es an den begrenzten Attributen. Bei dem Datumsabhängigen Workflow passt keines der vorhandenen Attribute. Welchen habt ihr dafür genutzt?

Aylin K.
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  • 13. November 2024

@JuSi sonst den geplanten Workflow mit Startdatum z. B. 01.08.25 und dann jährlicher Wiederholung.

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  • 13. November 2024
MarinaSt schrieb:

@JuSi sonst den geplanten Workflow mit Startdatum z. B. 01.08.25 und dann jährlicher Wiederholung.

Ja, das würde gehen, aber auch nur, wenn man eine separate Rolle für alle, die den Zuschuss bekommen anlegt, sie manuell dort zuordnet und dann 1x jährlich, egal wann sie den letzten Nachweis eingereicht haben, erinnert. Oder man müsste alle MA einzeln im Workflow auswählen. Beide Varianten gehen natürlich, sind aber aufwendig. Trotzdem danke für den Tipp.

 

Bei der Vorstellung der automatisierten Workflows klang alles so super, easy und anpassbar und dann scheitert es an Attributen. Ich habe das auch schon weitergegeben...

 

 

Aylin K.
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  • 14. November 2024

Ich habe nun alle AN in die neue Rolle gepackt und die Erinnerung daran geheftet.

 

Danke für euer Input, auch wenn ich mir eine einfachere Lösung gewünscht habe 😅

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