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Hallo liebe Gemeinde,

das Thema “Serienbrief” beschäftigt unsere Firmen schon seit längerem. Insbesondere dann, wenn auch eine Unterschrift auf das Dokument soll. Stichwort: “betriebliche Übung” (Alle Art von einmaligen Prämien z.B.)

Da es aktuell keine Serienfunktion gibt, in der großangelegt Mitarbeiter angeschrieben werden können, haben wir uns diesem Problem angenommen und sind auf zwei “Lösungswege” gekommen.
!Disclaimer: wir haften nicht für Änderungen am System. Diese Lösungen auszuprobieren geschieht auf eigene Gefahr und ist nicht mit Boardmittel von Personio zu schaffen! 

Lösung 1 (ohne e-Signatur): Hierbei wird der Serienbrief herkömmlich über Word und Exceldatenbank erstellt. Das Exportieren übernimmt jedoch eine VBA-Programmierung (sprecht mich dafür gerne an), welche dann einen Export anstößt und (das ist das Wichtige) jede Datei nach dem gewünschten Schema aufbaut (z.B. Personalnummer___Dateiname_Datum). Folgend können dann die Dateien über den Massenimport hochgeladen werden.

Lösung 2 (mit e-Signature): Hier nutzen wir die  Dokumenten-Vorlage-Funktion von Personio. Wir benötigen dazu einen Bot eurer Wahl (Werbung möchte ich hier nicht machen), welcher im ersten Step das Dokument erstellt und im zweiten Step die Signatur einfordert. Und das  wiederholt sich dann für alle ausgewählten Mitarbeiter. Dabei können individuelle Personen via Personio-ID ausgewählt werden.

 

Für alle die, die aufgrund der fehlenden Serienfunktion schon zähneknirschend vor dem Rechner saßen: Ich hoffe, dass Euch das hier weiterhilft. Falls Ihr Probleme habt, schreibt mir gerne.

 

Die Frage aber an die Community: Wie habt Ihr die fehlende Serienfunktion kompensiert? Welche Schritte nutzt Ihr dafür? Ich freue mich über einen Austausch.

Hi, 

leider habe ich hierfür auch keinen guten Workaround gefunden. Alle Serienbriefe haben wir bislang über den klassischen Weg “Word - Serienfunktion - Export” erstellt. Da wir die eSignaturen derzeit noch nicht nutzen, ging es danach ziemlich manuell weiter - Jedem einzelnen schreiben :S Ein ziemlicher Aufwand. Da der Multiupload derzeit auch keine einfache Lösung bieten wie beim CV-Parsing, kam der Upload hier ebenfalls an seine manuellen Grenzen. 

 

Ich wäre daher sehr an das VBA-Skript interessiert, dass du meintest, um die Dateien einzeln nach dem Personio-Schema zu splitten :D 

 

LG Nathalie 

Ich würde es sehr begrüssen, wenn Personio dies einführen könnte (mit “E-Signatur Möglichkeit).

Wir haben des Öfteren personalrelevante Änderungen, welche alle Mitarbeiter betreffen und sie das Dokument auch unterzeichnen müssen. Die Unterschrift einzeln bei unseren 200 Mitarbeitenden einzuholen, geht schlichtweg nicht.. Manuell per Post zu versenden ist auch nicht mehr zeitgemäss.

 

Ich kenne diese Funktion von anderen anderen Tools, deshalb @Personio Admin führt doch dies ein.

Danke und LG Dewang

Guter Lösungsweg, etwas besseres ist uns bisher definitiv nicht eingefallen. Allerdings ist das Problem bei uns auch deutlich geringer, da das Unternehmen noch nicht ansatzweise so groß ist.

 

Aber werde das auf jeden Fall auf dem Schirm haben bis es etwas automatisiertes gibt. 

Liebe Community,

es freut mich, dass ihr zu diesem Beitrag nochmal diskutiert und die verschiedenen Szenarien, in welchen die Funktion für Euch hilfreich ist, genannt habt.

Ich habe eben im Ideation Bereich nachgesehen und ein paar Ideen in die Richtung gefunden, seht sie Euch gerne an und stimmt für Relevante ab. Sollte Euer Situation nicht durch die bestehenden Ideen gelöst sein, erstellt gerne eine neue Idee.
Die Stimmen von Euch gegenseitig habt ihr mit Sicherheit schon. ;) 

Liebe Grüße,
Lena

Ich würde es sehr begrüssen, wenn Personio dies einführen könnte (mit “E-Signatur Möglichkeit).

Wir haben des Öfteren personalrelevante Änderungen, welche alle Mitarbeiter betreffen und sie das Dokument auch unterzeichnen müssen. Die Unterschrift einzeln bei unseren 200 Mitarbeitenden einzuholen, geht schlichtweg nicht.. Manuell per Post zu versenden ist auch nicht mehr zeitgemäss.

 

Ich kenne diese Funktion von anderen anderen Tools, deshalb @Personio Admin führt doch dies ein.

Danke und LG Dewang

 

Hallo liebe Community,

wir haben regelmäßig Dokumente, die gleichsam und zeitgleich für jede/n Mitarbeitende/n gelten. Dafür generieren wir eine Vorlage und weisen sie einzeln jedem Mitarbeiter zu. Direkt dabei fragen wir die eSignatur des Vorgesetzten und des Mitarbeiters an. 

Das geht dann seine Wege.

Wenn jedoch 1 Person (z.B. die Geschäftsleitung) ALLE Dokumente zu unterzeichnen hat, wird sie sich

  1. mehrere hundert Male durch E-Mails klicken
  2. mehrere hundert Male per Maus unterzeichnen
    ODER den QR-Code scannen, um per Handy zu unterzeichnen

Das ist äußerst mühsam, und wird als nicht mehr zeitgemäß empfunden.

 

Welche Lösung gibt es für solche Standard-Dokumente

  • “in Serie”?
  • “Multi-eSignatur”?
  • Eine hinterlegbare, personalisierte e-Signatur (-Vorlage), die automatisch einer Auswahl an Dokumenten zuweisbar ist?

Das würde so ein Thema um Längen vereinfachen - und Fortschritt in die Digitalisierung bringen :-)

 

Hierzu erstelle ich einen neuen Thread.

Viele Grüße!

Karolina

Liebe Community, 

es gibt hierzu ein Update, mit Personio Conversations (Direktkontakten) kann inzwischen ganz einfach eine 1 to many communication mit allen Mitarbeitenden oder Mitarbeitergruppen geschehen. Ebenso könnt ihr die Rückmeldungen schön übersichtlich verwalten. 

@Karo Lina, wenn ihr mit einem Unterschriften Prozess arbeitet und hier schnell weitere Funktionen wünscht, habt ihr schonmal überlegt ein Tool, das sich auch eSignaturen spezialisiert zu nutzen? - DocuSign wäre so eines.
Seit Dezember ist es nun auch möglich, Personio via Zapier mit DocuSign zu verbinden, sodass ihr Unterschriftanfragen mit DocuSign ausführen lassen könnt und die unterschriebenen Dokumente in Personio hochgeladen werden. 

Vielleicht hilft Euch das ja weiter. :) 

Liebe Grüße
Lena

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