Skip to main content
Frage

Sichtbarkeit von Ordner-Berechtigungen: Wer sieht was in der Personalakte?

  • March 18, 2026
  • 4 Antworten
  • 67 Aufrufe
L
First Steps

Hallo zusammen,

ich stehe aktuell vor einer Herausforderung bezüglich der Transparenz von Zugriffsrechten in den digitalen Personalakten.

Als Bearbeiter habe ich Zugriff auf alle Ordner. Wenn ich jedoch mit Mitarbeitenden kommuniziere, weiß ich oft nicht auswendig, ob die Person für einen spezifischen Ordner eine Ansichtsberechtigung hat oder ob dieser nur für Führungskräfte, HR und das Backoffice freigeschaltet ist.

Es ist für den Workflow ungünstig, jemanden auf ein Dokument hinzuweisen, das für die Person technisch gar nicht sichtbar ist. Da ich die Rollenkonfigurationen nicht einsehen kann, fehlt mir die Sicherheit in der Kommunikation mit den Kollegen.

Gibt es für uns Bearbeiter eine Möglichkeit oder einen „Indikator“ in der Akte, an dem man erkennt, wer welche Zugriffsrechte auf einen Ordner hat? Wie macht ihr das in der Praxis?

Ich freue mich auf eure Tipps!

Viele Grüße

Lisa

    4 Antworten

    SarahHen
    Community Superstar
    Forum|alt.badge.img+38
    • SarahHenCommunity Superstar
    • Community Superstar
    • March 18, 2026

    Hi ​@Lisa E.,

    es gibt in den Profilen der Mitarbeitenden den Reiter “Rollen” - wenn du für diesen berechtigt bist, kannst du hierüber einsehen, welche Rollen der Person zugeordnet sind und daraus ableiten, welche Ansichtsrechte sie hat.

    In der Praxis mache ich es manchmal so, dass ich mich als diese Person anmelde und dann checke, was sie sieht. Das geht über das Symbol oben rechts im MA-Profil - vorausgesetzt du hast die Berechtigung.

    Viele Grüße

    Sarah

      L
      First Steps
      • Lisa E.First Steps
      • Autor*in
      • First Steps
      • March 24, 2026

      Hi Sarah,

      vielen Dank für deine Rückmeldung!

      Das Problem ist leider, dass ich – wie oben kurz erwähnt – keinen Zugriff auf den Reiter 'Rollen' habe. Zudem hilft mir der Login als anderer Nutzer nur bedingt weiter, da ich dann jeden Mitarbeitenden einzeln prüfen müsste.

      Was wir eigentlich suchen, ist eine direkte Ansicht innerhalb der Dokumenten-Kategorie. Wir würden gerne auf einen Blick am Ordner/an der Kategorie sehen: 'Diese Gruppe/Personen haben hierauf Zugriff', ohne den Umweg über die individuellen Profile gehen zu müssen.

      Hast du oder jemand anderes aus der Community eine Idee, ob es so eine Anzeige gibt bzw. wie man das Problem noch anders lösen könnte?

      Viele Grüße

      Lisa 

      SabbuSchreiber
      Community Superstar
      Forum|alt.badge.img+11

      Hi ​@Lisa E.,

      Aktuell ist dies leider nicht möglich. Eine Option wäre jedoch, die Namen der Dokumentenkategorien zu ergänzen, z.B. mit definierten Kürzel die ihr für euch definiert. So haben wir das jedenfalls bei uns gemacht.

      Sabbu

        AM_HR
        Community Superstar
        Forum|alt.badge.img+33
        • AM_HRCommunity Superstar
        • Community Superstar
        • March 26, 2026

        Hi Sarah,

        vielen Dank für deine Rückmeldung!

        Das Problem ist leider, dass ich – wie oben kurz erwähnt – keinen Zugriff auf den Reiter 'Rollen' habe. Zudem hilft mir der Login als anderer Nutzer nur bedingt weiter, da ich dann jeden Mitarbeitenden einzeln prüfen müsste.

        Was wir eigentlich suchen, ist eine direkte Ansicht innerhalb der Dokumenten-Kategorie. Wir würden gerne auf einen Blick am Ordner/an der Kategorie sehen: 'Diese Gruppe/Personen haben hierauf Zugriff', ohne den Umweg über die individuellen Profile gehen zu müssen.

        Hast du oder jemand anderes aus der Community eine Idee, ob es so eine Anzeige gibt bzw. wie man das Problem noch anders lösen könnte?

        Viele Grüße

        Lisa 

        Hallo ​@Lisa E.,

        wir haben relativ viele Rollen im Unternehmen angelegt. In der Praxis wäre der Zugriff auf die einzelnen Dokumentenkategorien somit ebenfalls schwer erkennbar, wenn es eine Angabe zu den einzelnen Personengruppen/Rollen oder entsprechende Tags gäbe.

        Wie granular habt ihr denn die Zugriffe aufgesplittet? Grundsätzlich haben wir z.B. der Rolle “alle MA” bestimmte Zugriffsrechte erteilt. Die FK haben Einsicht in alle relevanten Kategorien, die sie im Arbeitskontext benötigen. Das macht es nicht ganz so granular. Klar, es gibt auch noch ein paar weitere Rollen, wie Datenschutzbeauftragte/r usw., die nochmal gesonderte Rechte auf einzelne Kategorien haben. Aber ansonsten gibt es bei uns nicht viele Unterscheidungen.

        Es liest sich allerdings so, als ob ihr sehr viele unterschiedliche Zugriffsrechte hättet. Das erschwert das Ganze natürlich. Ist dem so? 

        Viele Grüße

        Jan

          Nutzungsbedingungen für die Personio Voyager CommunityAccessibility statement