Du müsstest sie vermutlich als eigenen Standort/Abteilung/Team anlegen, also dort keinen bestehenden in der bisherigen Unternehmensstruktur zuordnen, da sie dir sonst alle Berichte und Auswertungen durcheinanderbringen würden. Und natürlich als eigene Rolle zum Zuweisen der Zugriffsrechte sowie um zu vermeiden, dass sie in Genehmigungsprozessen auftauchen.

Das Feld “Führungskraft” kann (und muss in diesem Fall) übrigens frei bleiben - ist bei unserer Geschäftsführung auch so angelegt.

Genau da lauert übrigens auch oft der Haken bei Freelancern und dem Thema Scheinselbstständigkeit. Sobald man Freelancer, Honorarkräfte oder so einsetzt, muss hier diese Abgrenzung strikt eingehalten werden. Dazu gehört zentral, dass solche Kräfte nicht weisungsgebunden sind (und somit auch keine Führungskraft haben können) und auch sonst nicht wie Mitarbeitende in Abläufe, Prozesse, Vorgaben und so “eingebunden” sein dürfen. Man schließt mit ihnen Dienst- oder Werkverträge, in denen man regelt, welche Leistung sie erbringen sollen, keine Arbeitsverträge. Heikel ist es auch immer, wenn das Unternehmen der einzige Auftraggeber dieser Kräfte ist, auch das weckt immer schnell Verdacht hinsichtlich Scheinselbstständigkeit…

Eben bei allem immer bedenken: Freelancer sind keine Mitarbeitenden, sondern externe Dienstleister, so wie der Lieferant oder die externe IT! Das Unternehmen ist ihr Kunde und Auftraggeber, nicht ihr Arbeitgeber.