Status Inaktiv nach Austritt

Hallo ​@KiCa_SK,

ganz kurz meine Rückfragen und Gedanken zu deinen Punkten:

1. Das Offboarding ist auch nach dem Statuswechsel aktiv und die offenen Positionen können bearbeitet werden. Oder muss der Mitarbeiter selbst noch To-Do’s aus dem Offboarding erledigen?
2. Nachträgliche Unterlagen sollten den MA zugestellt werden. Ein Zugriff für den MA auch nach dem Ausscheiden finde ich kritisch. 
3. Der MA hat doch bis zum letzten aktiven Tag die Möglichkeit zuzugreifen. Warum ist es nach Ausscheiden wichtig? Alle wichtigen Daten und Dokumente kann er sich vorher ziehen.

Vielleicht erklärt du kurz einmal eure Abläufe und warum aus deiner Sicht wichtig erscheint auch Zugriffe nach dem Ausscheiden setzen zu können. Für mich erschließt sich das noch nicht. Wir haben da auch überhaupt keine Probleme mit, lediglich Einzelfälle, die vergessen haben die eine oder andere Abrechnung herunterzuladen. 

Viele Grüße

Jan

Das Offboarding ist natürlich auch grundsätzlich auch aktiv, es gibt nach dem Ausscheiden sowohl Aufgaben intern, als, sogesehen, auch für den ausgeschiedenen Mitarbeitenden. Die Lohnabrechnung wird immer erst grob am 8. eines Monats zugestellt, somit nach dem Ausscheiden. Somit hat er auf die letzte Abrechung keinen Zugriff mehr, daher auch das To-Do “Dokumente herunterladen”, nach der Bereitstellung der Lohnabrechnung.

Die einzige Möglichkeit ist manuell, ca. 10 Tage nach Ausscheiden, die gebündelten Dokumente an den Mitarbeitenden per Mail zu senden. Geht natürlich auch, ist aber interner Aufwand. Daher auch meine Frage, in wie weit dies anders lösbar sein kann.

Eine Funktion im Offboarding, in der automatisch bestimmte Dokumente aus den Mitarbeiterdaten an den ehemaligen Mitarbeitenden gesendet werden, wäre auch hilfreich.

Hallo, 
ich gehe da ga​@AM_HR . Sobald der MA seinen letzten Arbeitstag hatte, bzw. mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses, erlischt der Zugang zu Personio oder zu anderen Softwarelösungen. Sollte jemand nicht fröhlich das Unternehmen verlassen haben, hätte ich viel zu viele Bedenken, dass noch irgendwas vertuscht oder verändert wird. Der AN hat die Pflicht seine Dokumente aus Personio rechtzeitig herunterzuladen. Nach dem Austrittsdatum schicke ich die Unterlagen nachträglich raus. 
Das todo “Dokumente herunterladen” bezieht sich auf den Zeitraum vor dem letzten Tag.

LG 

Hatte die Frage grad auch im Thema Alle Dokumente exportieren funktioniert nicht gestellt, aber hier passt sie auch gut hin:

Wie kann ich den Export als Admin erstellen um ihn im Nachgang zu versenden. Wenn ich als Admin auf das Mitarbeitendenprofil gehe, dann gibt es den Exportbutton nicht. Muss ich mich dann al Mitarbeitender anmelden, dann auf Dokumente gehen und den Export beantragen (was ja bei mir nicht funktioniert)? Das muss doch einfacher gehen...

Hi ​@KiCa_SK ,

was die Frage mit dem Export der Dokumente als Admin angeht: 

Diese Funktion steht nur den Mitarbeitenden Verfügung und kann nicht von anderen ausgeführt werden, z. B. von Account-Administratoren. Außerdem muss man in Personio den Status Aktiv haben, um einen Dokumentenexport durchführen zu können. Weitere Informationen dazu verlinke ich Dir hier.

Liebe Grüße

Steffi

Danke für die Info, aber ich erachte dies als keine gute Lösung. Der Unternehmensexport ist keine Lösung zur Erstellung eines einzelnen Datensatzes eines Mitarbeitenden. Es müsste doch eine Funktion für Admins oder Berechtigte geben einen Export der Daten des Mitarbeitenden zu erstellen unabhängig des Status der ANstellung. Dass der Mitarbeitende dies selbst nicht mehr machen kann ist ok, aber ich kann doch nun nicht alle Daten von Hand herunterladen und dann gebündelt nach dem Austritt versenden?

Wie lösen die Anderen dies?

Die Mitarbeitenden, bzw. dann die ehemaligen Mitarbeitenden, sollten ein eigenes Interesse am rechtzeitigen Download haben. 
Ich habe sowieso alle Dokumente separat gespeichert, zwar nach Zeitraum und nicht nach Mitarbeitenden, aber wenn mich ein ehemaliger MA anruft, dass er noch was braucht, bin ich keine zwei Klicks entfernt, um es der Person zuzustellen. 

Ich finde, wir sollten unseren Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung an die Hand geben. 

Ich gebe euch insgesamt recht, aber: Es gibt nunmal zwei Dokumente nach Austritt: Die letzte Lohnabrechnung und die Abmeldung von der SV, später noch die Jahresabrechnung. Bei den Dokumenten kann der Mitarbeitende nicht mehr selbst aktiv werden, die muss ich ihm danach zustellen und hierbei wäre eine einfache Lösung hilfreich.

Vielleicht auch eine Option: Admins können die benötigten Dokumente im Profil anhaken und diese dann gebündelt downloaden und dann versenden, zur not auch in einer selbst erstellten Mail. Technisch müsste dies doch möglich sein.

​@KiCa_SK - zum besseren Verständnis: in welchem Rhythmus rechnet ihr denn ab?

Wir rechnen immer um den 20ten rum ab und bei Austritt wird dann auch direkt die SV-Abmeldung und LSt Bescheinigung erstellt. Spätestens am drittletzte Werktag ist dann in DATEV bzw. Personio alles  verfügbar. Dadurch gibt es bei uns nach Austritt keine neuen Dokumente.

Unsere Lohnabrechnungen stehen immer erst im neuen Monat (5.-7.) zur Verfügung, also kann der ausgeschiedene Mitarbeitende nie alle Dokumente selber herunterladen.

Zum 15. des laufenden Monats müssen bei uns die Gehälter auf den Konten der Mitarbeitenden sein. Das bedeutet, dass wir den August bereits am 15. August auszahlen . Hört sich entspannt an, ist es aber nicht. 
Gerade, wenn jemand ausscheidet, die Rechtsanwälte noch feilschen, habe ich Nachberechnungen, die der ehemalige MA nicht runterladen kann. Ich schicke sie dann im Nachgang. Nur die neuesten Dokumente. Alles was vorher war, macht der MA.