Hi @Mika 

du kannst in Personio nur in den Mitarbeiterprofilen Dokumente hochladen. Je nach Berechtigung sieht dann auch euer Lohnbuchhalter diese Dokumente.

Ist euer Lohnbuchhalter extern oder warum soll er im Organigramm nicht sichtbar sein?

Viele Grüße

Sarah

Liebe Sarah,

ah, schade … das sind schon Dokumente, die die Mitarbeiter nicht sehen sollen. 

Genau, unser Lohnbuchhalter ist extern. 

Liebe Grüße und schon einmal danke

Michaela 

Du kannst bei den Mitarbeitenden ja eine Dokumentenkategorie für den Lohnbuchhalter einrichten und nur diesem Zugriffsrechte geben. Die Mitarbeitenden sehen diese dann nicht.

Im Organigramm kann man ihn leider nicht unsichtbar machen - wir haben den gleichen Fall. Ich hab die Anstellungsart auf extern gestellt und keinem Team, Abteilung oder FK zugeordnet. Dann erscheint er neben dem Organigramm. Zwar auch nicht schön, aber war für mich ein Kompromiss.

Viele Grüße

Danke, Sarah Ja, so habe ich es mit dem Organigramm auch gemacht.

Die Idee mit der Dokumentenkategorie funktioniert für mich nicht. Es sind Dokumente, die nicht jedem Mitarbeiter zugeordnet werden können, sondern für alle Mitarbeiter gelten. Also zum Beispiel eine Rechnung von unserer Weihnachtsfeier. 

Liebe Grüße

Mika

Achso, dann geht das tatsächlich nicht. Wir laden diese Dokumente direkt in DATEV Arbeitgeber Online hoch. Eine Möglichkeit dazu gibt es Personio leider nicht. 

Vielleicht denke ich zu unkompliziert, aber wenn der Steuerberater als Mitarbeiter angelegt ist, könnte man die Dokumente in seinem Profil ablegen ? Dann muss dieser sich nur in seinem Personio-Profil einloggen um sich die Dokumente abzuholen. 

Viele Grüße 

Maria

Hallo @Mika ,

handelt es sich bei den Dokumenten um etwas, das als sogenannte Arbeitgeberdokumente über den Lohnauswertungsdatenservice gezogen werden kann? (Welche das sind, erfährst Du in diesem Artikel unter “Arbeitgeberdokumente”)

• Wenn ja, so müsstest Du diesem externen Mitarbeitendenprofil die Zugriffsrechte für die Lohnbuchhaltung geben, damit die Person dort auf die von DATEV abgerufenen Arbeitgeberdokumente zugreifen kann.

• Wenn nein, so erscheint mir die Idee von @MSini auch die einfachste: Die Dokumente direkt im entsprechenden Mitarbeitendenprofil des Lohnbuchhalters hochladen, die er sich dort dann schnappen kann.

Viele Grüße

Andreas

Lieber Andreas,

herzlichen Dank - solche Dokumente sind das nicht. Ok, dann gibt es wohl keine “einfache” Lösung für mich. 

Vielen Dank für eure Hilfe und schöne Weihnachten! 

Mika 

Hallo,

ich habe das Problem, dass unsere Steuerberaterin alle Dokumente sehen soll, die ich für einzelne Mitarbeiter hochlade. Damit sie sehen kann, wenn ich z.B. Dokumente der BAV oder Zusatzvereinbarungen hochlade. Idealerweise soll ihr bei dem Abruf der Lohnbuchhaltung der Mitarbeiter als gelb angezeigt werden, der Wie kann ich das am besten darstellen?

Gruß

Eva-Maria Timpte

Hallo @Eva-Maria Timpte ,

damit jemand Dokumente im Mitarbeitendenprofil sehen kann, benötigt die Mitarbeitendenrolle Ansichtsrechte für die jeweilige Dokumentenkategorie.

Dies kannst Du unter Einstellungen > Mitarbeitendenrolle > entsprechende Rolle > Zugriffsrechte festlegen.

Was hier auch interessant sein kann für Euch: Unter Automatisierungen > Workflow erstellen findest Du eine Vorlage für einen Workflow, dass eine Benachrichtigung im Falle eines Dokumenten-Uploads ausgelöst werden soll.

Viele Grüße

Andreas

Hallo leider hilft das nicht weiter.

Die Steuerberaterin soll auf einen Blick sehen können, bei welcher Person ich Dateien hochgeladen habe. Eine Info per Mail ist hier nicht gewünscht. Am einfachsten wäre hier eine Info bei dem Reiter Lohnbuchhaltung. Dort wird ja auch jeder Mitarbeiter markiert, der Änderungen hat..