Umstellung von SignatureIt auf DocuSign

Hallo,

bei uns wurde DocuSign, ganz im Personio-Stil, sang- und klanglos implementiert. Ich habe es nur zufällig bemerkt.

Um zu sehen wie das Handling so ist, habe ich mal das Unterzeichnen im Recruiting-Bereich getestet.

Was zuerst auffiel: 
 

1. Das Feld “E-Mail-Nachricht” beim Versand des Vertragsdokumentes mit E-Sig. ist ohne Funktion. Man kann es zwar ausfüllen, jedoch kommt der Text beim Empfänger nicht an. Der Text wird nicht in die Mail von  Personio bzw. DocuSign übernommen.
    
2. Die Absenderadresse hat sich geändert. Wir hatten immer auf die Absenderadresse verwiesen, falls die Unterschriftsanfragen im Spamfilter landen. 
    
3. Die fortgeschrittene Signatur ist nur mit Hochladen eines Ausweisdokumentes möglich, was ja erforderlich und völlig ok ist. Nur finde ich es persönlich nervig, den kompletten Prozess bei jedem einzelnen Dokument wiederholen zu müssen, wenn mal mehrere Dokumente zu unterzeichnen sind. Das wirkt auf mich super umständlich, aber ich muss auch zugeben, dass ich zum ersten Mal mit DocuSign arbeite und da noch nicht drin bin.
    
4. Es wird die Mobilnummer des Unterzeichnenden verpflichtend abgefragt damit ein Zugriffscode zugesandt werden kann. Allerdings wird kein Code versandt. Die Abfrage ist sinnlos.
    
5. Es ist bei Smartphones standardmäßig die “mobile Ansicht” ausgewählt, die den Text des Dokumentes zwar besser lesbar macht, jedoch teilweise die Formatierung über den Haufen wirft. Es gibt zwar einen Erklärbär-Text dazu, dass man die Ansicht wechseln kann, aber seien wir ehrlich - das ist schneller weggeklickt als gelesen.
   
   
   Bis auf den ersten Punkt sind das natürlich Auffälligkeiten seitens DocuSign und nicht seitens Personio und ist damit mehr als Info für andere “Neulinge” (und ja ich bin manchmal so ein bissle ein Neandertaler) wie mich zu verstehen.
   
   Soweit mal zum ersten Eindruck.
   
   Wenn DocuSign bei Euch implementiert ist, empfehle ich einen ausführlichen Test aller Funktionen in allen genutzten Bereichen zu machen, damit man bei Rückfragen von Unterzeichnenden adäquat antworten kann. Der Unterschied zu Signaturit ist schon deutlich.
   
   Liebe Grüße
   Sven
   
   
   
   
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Hallo,

ich bin Thomas, Produktmanager für das Dokumentenmanagement und elektronische Unterschriften bei Personio.

​@AM_HR inzwischen ist die Migration zu Docusign abgeschlossen - wir haben dies in (zufällig ausgewählten) Wellen getan um so kurzfristig und schnell auf mögliche Probleme reagieren zu können.

​@Lautmacher - danke fürs ausführliche Anschauen!

Hallo Thomas,

vielen Dank für das ausführliche Feedback.

Das ist ein Bug und wird behoben - bei Nicht-Recruiting Dokumenten funktioniert es wie gewohnt.

Super, vielen Dank!

Wir würden das auch sehr gerne einfacher gestalten, können das aber nur teilweise: In Recruiting (und dann auch anderen Bereichen) planen wir mehrere Dokumente in einen sogenannten “Umschlag” (Envelope) packen zu können - die Verifizierung ist dann nur per Umschlag nötig.

Die Umschlag-Lösung wäre ein toller Ansatz. 

Hier würde mich interessieren, wo dies für dich sinnlos war.. Im “Standard-Flow” wird die Mobilfunknummer genutzt um einen Link zur Verifikation mittels Handy-Browser und der im Handy verbauten Kamera zu zuschicken. Das ist die “flotteste” und beste UX um die Identitätsverifizierung durchzuführen. Nur wenn man es mittels Datei-Upload macht ist die Mobilfunknummer optional, kann aber auch dort für einen Code verwendet werden (wie ja auch im Flow von Docusign erklärt)

“Das ist sinnlos” bezog sich darauf, dass die Nummer abgefragt wird, jedoch kein Code verschickt wurde, sprich der Prozess nicht ausgelöst wurde. Eine Abfrage ohne Funktion ist sinnlos. Dass der angedachte “Standard-Flow” an sich sinnvoll ist, steht natürlich außer Frage.

Das ist eine UX-Entscheidung von Docusign - die ich aber ehrlicherweise gut nachvollziehen kann. Sie optimieren die Ansicht für das Wichtigste: Das der Nutzer den Inhalt des zu unterschreibenden Dokuments gut lesen kann - und sie weisen auf etwaige Probleme hin. Ich persönlich finde das den richtigen Trade-Off.

Aus diesem Blickwinkel gebe ich Dir Recht.

Viele Grüße

Sven