Vetragsdokument mit E-Signatur

Hallo,

die Entscheidungskriterien, welche Art von Authentifizierung für welches “Level” an elektronischer Unterschrift angewandt wird, sind in der EU-Richtlinie zu elektronischen Unterschriften (eIDAS) festgelegt. Sowohl wir als Personio als auch Docusign als unser Partner müssen uns an diese Vorgaben halten und ein Unterschriftsprozess gewährleisten, der die EU-Richtlinie erfüllt.

Für die Fortgeschrittene Unterschrift sind die Kriterien zum Beispiel:

1. eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
2. ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
3. wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
4. so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

Kriterium 3 + 4 stellt Docusign mit seinen Partnern sicher.

Kriterium 1 + 2 können bei Mitarbeitenden, die sich in ihren Personio-Account einloggen können (Identifizierung) und einen Zugriffscode der an die im Profil hinterlegte Emailadresse versandt wird, eingeben können (eindeutige Zuordnung) erfüllt werden.

Bei Mitarbeitenden, die sich nicht in ihren Personio-Account einloggen können (oder wie bei Bewerbenden auch keinen Personio-Account haben), können Kriterium 1+2 nur durch den Identifikationsflow via Docusign erfüllt werden.

Wann welcher Flow gewählt wird ist hier detailliert beschrieben. Die Entscheidung wird im Moment der Unterschriftenanforderung am Dokument getroffen, spätere Änderungen können technisch nicht berücksichtigt werden.

• Mitarbeitende mit aktivem Status und Mitarbeitende, die zu Personio eingeladen wurden, erhalten Signaturanfragen in Personio. Sie können Dokumente direkt im Tool unterschreiben. Wenn das Dokument eine erweiterte Signatur erfordert, müssen sie eine mehrstufige Verifizierung abschließen, indem sie einen Code eingeben, der an ihre E-Mail-Adresse gesendet wird.
• Bewerbende, aktive Mitarbeitende ohne Personio Login und Mitarbeitende mit dem Status „Onboarding“ oder „In Auszeit“ erhalten Signaturanfragen von DocuSign per E-Mail. Sie können Dokumente über den E-Mail-Link unterschreiben. Wenn eine erweiterte Signatur erforderlich ist, fordert DocuSign den Unterzeichner auf, vor dem Unterschreiben seine Identität zu verifizieren. 

(Kriterium 1 ist übrigens auch der Grund weshalb leitende Mitarbeitende für jedes Dokument einen eigenen Code eingeben müssen - wir hätten das auch gerne anders, aber das erlaubt die EU-Richtlinie nicht...)