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Vier Fragen zu digitale Unterschriften (Reporting, Tracking, Workflow, Bulk)

D
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Hallo Zusammen,

ich wollte einmal nach Best Practises für folgende Szenarien fragen:

  1. Wie kann man ausstehende Unterschriften, als nicht Admin, am besten tracken und nachverfolgen? Ich hatte an einen custom Report gedacht, da man in der Rechteverwaltung nur den Zugriff auf den gesamten Workflow-Hub konfigurieren kann.
  2. Besteht die Möglichkeit Datenfelder mit Dokumenten zu verknüpfen? D.h. sobald z.B. ein Dokument “ABC” (Zertifikat, Trainingsnachweis) zu einem Mitarbeiteraccount hinzugefügt wird, wird das Datenfeld “ABC” in den Stammdaten auf z.b. “Ja” gesetzt, ähnlich einer Checkbox.
  3. Wie erfolgt der automatische Dokumentenversand zur Unterschrift durch den betreffenden Mitarbeiter, bei Einsatz einer Dokumentenvorlage, ohne manuelle Schritte.
  4. Das selbe Dokument soll mit allen Mitarbeitern, zur Unterschrift geteilt werden. (z.B: globale Firmenpolicies/-updates)

Ich bin für jeden Input dankbar.

Vielen Dank

Dirk

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Beste Antwort von PaulineSch 1 June 2023, 10:14

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4 Antworten

PaulineSch
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Benutzerebene 7
Abzeichen +18

Hey @D1tter, 

 

zumindest 4. kann ich sehr schnell beantworten, das geht nämlich leider nicht. Ist etwas, dass ich auch super gerne hätte. Hier ist die Idee dazu, lass gerne ein upvote da:

 

Lg

Pauline

A
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Benutzerebene 4
Abzeichen +5

Ich kann dir leider nur beim 1. Punkt unser Best (Worst) Practise mitgeben: Wir tracken die Unterschriften tatsächlich in deiner Excel Datei. Bisher haben wir leider keine andere Lösung finden können. 

D
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Hallo und vielen Dank für die Antworten, das klingt alles nicht so erbaulich, sondern eher nach zusätzlichen manuellen Schritten.

@PaulineSch der Upvote wurde gegeben :)

S
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Benutzerebene 5
Abzeichen +11

Hallo @D1tter,

das Workflow Widget ist für die Administratoren sichtbar, Mitarbeitende können dies derzeit nicht einsehen. Gern verlinke ich Dir hier zwei Ideen, die Du gern dazu upvoten kannst, wenn Du das möchtest:

 

 

Ausgefüllte Attribute können per Platzhalter in Dokumenten eingefügt werden, andersherum, wie von Dir in Deiner zweiten Frage beschrieben, ist es derzeit nicht möglich. Gern kannst Du bei Bedarf dazu eine Idee im Ideation-Bereich eröffnen.

Der Ablauf für den Dokumentenversand beginnt mit dem erstellen und zuweisen einer Dokumentenvorlage, sobald Du diese einem Mitarbeitenden zugewiesen hast, kannst Du dort auf den Button Unterschrift anfordern klicken. Dort hast Du dann die Möglichkeit, das Dokument auf Richtigkeit zu prüfen, bevor Du es dann im letzten Schritt an den Mitarbeitenden schicken kannst. 

Ich hoffe, dass ich Deine Fragen damit beantworten konnte. 

Liebe Grüße
Saskia

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