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Wie lange werden Dokumente und/oder Daten in Personio gespeichert?


Benutzerebene 2
Abzeichen +2

Guten Morgen,

mit unserem Steuerbüro arbeiten wir eng zusammen und haben den Zugriff auf Personio für die Steuerberaterin eingerichtet. Sie fragt nach den Aufbewahrungsfristen für Dokumente, wie z.B. Arbeitsverträge, Nachträge, Krankschreibungen und sonstigen Dokumenten in Personio? Gibt es einen Richtwert? Oder wer hat hier aktuelle Infos? Vielen Dank schon einmal vorab für eure Hilfe.

Grüße von Sabine

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Beste Antwort von Navigator 11 June 2024, 07:28

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3 Antworten

Benutzerebene 1

Hallo Sabine KG,

die Aufbewahrungsfrist hängt grs. vom Dokumenttyp ab (z. B. Arbeitsvertrag, Attest, etc.). Zudem muss beachtet werden, dass der “auslösende” Zeitpunkt verschieden sein kann (z. B. nach Austritt, nach Ereignisdatum, etc). Meines Wissens ist es derzeit in Personio nicht möglich, Aufbewahrungsfristen zu hinterlegen, entsprechende Metadaten an die Dokumente zu heften bzw. ein auto. Löschkonzept damit aufzubauen. Unter dem Strich bleibt also viel manuelle Arbeit für HR…

VG

Benutzerebene 3
Abzeichen +6

Hi,

ich habe vor ein paar Tagen eine ganz ähnliche Frage an Personio gestellt: 

Wie können wir Daten archivieren? Als Beispiel: wir möchten gerne inaktive Mitarbeiter löschen, müssen aber die bAV Unterlagen für 30Jahre speichern. Wo werden generell diese ganzen Daten gesichert, falls auch mal was mit Personio sein sollte oder der Server crashed?

Antwort von Personio: Aus Datenschutzgründen sind wir zu sogenannten "hard-deletes" gezwungen. Dies bedeutet, dass gelöschte Daten unwiderruflich gelöscht werden müssen und nicht wiederherstellbar sind.
Aus diesem Grund empfehle ich Dir regelmäßig einen Unternehmensdatenexport zu generieren. Dort findest Du sämtliche Daten aus allen bestehenden Profilen. Weitere Informationen zu unserem Vorgehen bei Serverausfällen findest Du hier

LG Luise 

Benutzerebene 7
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Moin zusammen,

also die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind ja fix geregelt:

https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/digitale-personalakte-was-ist-rechtlich-zu-beachten/aufbewahrungsfristen-personalakten-und-loeschung_76_533160.html

https://www.personio.de/hr-lexikon/personalakten-aufbewahrungspflichten-und-fristen/

Personio selbst hat derzeit kein “automatisches” Löschkonzept.

Wenn du etwas löschen möchtest, musst du das manuell machen und dann ist “weg” auch WEG!

Hier gibt es auch schon eine Ideation dazu

 

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