Berechtigungen innerhalb HR Abteilungen global / Unterschiedliche Betreuungskreise

S
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Hallo liebe Personio-Community,

wir sind gerade dabei die Berechtigungen innerhalb Personios aufzubauen. Wir haben ca 500 MA, die insgesamt auf 12 Gesellschaften verteilt sind.  Im HR Bereich sind die Verantwortungsbereiche sehr unterschiedlich aufgebaut. Beispiel:

  • Team 1 HR - betreuen 5 Gesellschaften
  • Team 2 HR - betreuen 1 Gesellschaft
  • Team 3 HR - betreuen 3 Gesellschaften 
  • etc….

Da nicht alle alles sehen dürfen, müssen wir hier die  Berechtigung analog der oben beschriebenen Teams aufbauen. Wir haben es zunächst über den “speziell”-Filter überlegt, aber dort kann die Umsetzung nur für eine Gesellschaft gemacht werden, da jedoch keine “Und-Verbindung” existiert nicht für 3 oder 5 Gesellschaften. Zur Info: die Teams selber gibt es so noch nicht als Abteilung oder als Teams, dies könnte eventuell dann ein Kriterium (Attribut) werden, um die Betreuungsbereiche (HR responsible) zu entwickeln.

Bevor wir hier jetzt weiter allein vor uns “hintüffteln” → vielleicht gibt es ja das ein oder andere Unternehmen, dass die gleichen Dinge gerade bearbeitet und/oder Erfahrungen hat. 

Ich freue mich auf Eure Antworten.

 

LG aus Hamburg, Diana

4 Antworten

KarolinDasch
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Hallo @SunnySunflower,

vielen Dank für Deine Nachricht. Ich bin gespannt, welche Best Practices andere Kunden hierzu mit Dir teilen. :)

Mein erster Gedanke war, dass Du einen Speziell-Filter mit ist nicht gleich setzen könntest. Beispielsweise könntest Du für Team 1 HR, das nur fünf Gesellschaften (z.B. A, B, C, D und E) betreut, folgendes hinterlegen:

Gesellschaft ist nicht gleich Gesellschaft F

Gesellschaft ist nicht gleich Gesellschaft G

Gesellschaft ist nicht gleich Gesellschaft H

...

Gesellschaft ist nicht gleich Gesellschaft L

Indem du dem System sagst, auf welche Gesellschaften kein Zugriff gegeben wird, bleiben dann die restlichen übrig. Schaue Dir hierzu gerne nochmal den Helpcenter Artikel Mitarbeiterfilter verwalten an. Diese Einstellung müsstest Du dann dementsprechend auch in den Kalendereinstellungen der jeweiligen Rolle übernehmen.

Viele Grüße,
Karo

C
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Wir haben auch ein ähnliches Problem.

Unsere Gesellschaften sitzen dann zudem zum Teil noch im Ausland un benötigen dadurch auch komplett andere Dokumente, Vertragsvorlagen, Team-und Abteilungsnamen, On- und Offboardings etc.

 

Das hat bereits mehrfach zu Verwirrung geführt weil dann entsprechend die Dokumente und Schritte der anderen Gesellschaften auch sichtbar sind und zum teil dann gelöscht wurden, weil man dachte, dass sei eine Vorlage des Systems :-(.

Somit wird jedenfalls die Liste der Dokumente, Vertragsvorlagen, Team-und Abteilungsnamen, On- und Offboardings etc. immer länger.

Hier ist dann auch das Problem, dass unser Headquarter Zugriff auf alles haben soll/darf, die Schwester und Tochtergesellschaften sollen aber nicht unbedingt alles von uns sehen…

 

Manche der Gesellschaften möchten sich selbst verwalten und haben eigene HR MA, andere sind so klein, dass sie von uns supportet und verwaltet werden.

 

Gibt es hier schon eine Idee mit mehreren Lizenzen zu arbeiten? Das z.B. je nach Zugriffsrecht bestimmte MA alle Gesellschaften sehen und bearbeiten können und manche nicht?

Wir sind gerade immer weiter am wachsen und kaufen ständig neue Unternehmen dazu.

 

Daher wäre mein Vorschlag hier, dass bei mehreren Unternehmen sich nach der Anmeldung bei Personio ein Fenster öffnet wo ich je nach Zugriffsrechten auswählen kann welche Gesellschaft ich gerade bearbeiten möchte.

Abe ich für eine Gesellschaft keine Rechte, kann ich die Gesellschaft nicht auswählen und kann somit weder MA  noch Dokumente etc. dafür sehen.

Super wäre es natürlich wenn ich mehrere auf einmal auswählen könnte, die mir dann über verschiedene “Reiter/Dashboards” zur Verfügung stehen könnten. So könnte man über einen einfach Mausklick zwischen den einzelnen Gesellschaften switchen.

 

So kann ich jede Gesellschaft einzeln bearbeiten sowohl Recruiting als auch MA Betreuung

 

Für jede Gesellschaft eigene LoginDaten zu beziehen fände ich nicht sinnvoll. So muss ich mich immer wieder ausloggen und muss dann 10-15 Logindaten (Anzahl steigend) verwalten.

 

 

Es wäre schade wenn wir uns irgendwann eine neue HR-Software suchen müssten, weil der Überblick nicht gewärleistet werden kann.

 

Für Lösungsideen bin ich offen und dankbar.

 

Wie machen das den andere Unternehmen mit mehreren Gesellschaften?

 

LG

 

Caro

Felix_vdH
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Hallo @CaroLina,

vielen Dank für Deinen Beitrag.

Ich bin auch auf den Input anderer Unternehmen gespannt. Schade, dass Euch der Lösungsvorschlag von @KarolinDasch aktuell nicht weiter hilft.

Über solch valides Feedback freuen wir uns immer! Gerne kannst Du deinem Wunsch der verschiedenen Zugriffe für das Recruiting noch mehr Nachdruck geben indem Du ihn im Idation-Bereich einbringst. In dieser Idee wird bereits etwas ähnliches angesprochen. Diese kannst Du gerne auch Upvoten.

Bevor Du dich nach neuen Möglichkeiten umsiehst, bitte ich Dich, dass Du dich mit unserem Support/Growth-Team in Verbindung setzt. So können wir gewährleisten, dass wir die aktuell bestmögliche Lösung finden :)

Beste Grüße

Felix

 

Hallo zusammen! Ich bin kein Community-Moderator mehr, wenn Ihr also eine Folgefrage habt, dann verlinkt bitte meine Kolleg*innen @Lena *oder* @Marc
kaishen
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👋 Hallo liebe Community ( @SunnySunflower @CaroLina ),

 

Vielen Dank für Eure Vorschläge, wir haben ein Update zur ODER Verknüpfung bei Mitarbeiterfiltern. Amanda, unsere Senior Product Designerin, hat hierfür sogar schon Prototypen gebaut und wir würden Euch gerne zu einem kurzen Usability Test einladen (15min). Hierfür würden wir Euch durch verschiedene Optionen durchklicken lassen, um Euer Feedback zu sammeln.

 

Ihr benötigt keinerlei Vorbereitung hierfür und es wäre klasse, wenn wir das Interview auf Englisch führen könnten. Ansonsten wäre Deutsch auch in Ordnung!

>Sucht Euch doch gerne einen Termin (Englisch) hier aus: Link

 

Falls Euch kein Termin zusagt oder Ihr das Interview auf Deutsch führen wollt, gebt mir gerne Bescheid unter kai.shen@personio.de oder markiert mich unter diesem Beitrag hier und ich finde einen Alternativtermin für uns. Ich freue mich!

 

Viele Grüße,
Kai

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