Bestätigung der Vertretung

L
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Hallo zusammen, ich habe heute eine Frage zum Thema Vertretungen bei Abwesenheiten.

Wir haben die Einstellungen so vorgenommen, dass ein Vertreter die Anfrage nach Vertretung genehmigen darf - das per se ist auch nicht das Problem.

Leider sieht die Bestätigung der Vertretungsanfrage für den Mitarbeiter so aus:
 

“Hallo XY, 

Ihr Antrag für Abwesenheit von 07.02.2023 (1 Tag) wurde durch die ausgewählte Vertretung, XYZ, bestätigt.”

 

Jetzt sieht das für den Mitarbeiter natürlich so aus, als wäre die Abwesenheit bestätigt - das ist sie aber nicht! Es hat lediglich die Person, die als Vertretung angegeben ist, die Vertretung bestätigt. Die Abwesenheitsanfrage ist weiterhin offen.

Das führt natürlich zu Missverständnissen, weil der Mitarbeiter denkt, der Urlaub ist freigegeben ..

 

Versteht ihr das Problem und kann man dies lösen, ohne die Vertreter Funktion auszuschalten?

Kann man beispielsweise die Benachrichtigungsemail irgendwo ausschalten oder den Text ändern?

LG Leyla 

4 Antworten

A
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Hi Leyla,

 

ich glaube das geht beides nicht. Wir hatten das Problem auch und haben es so gelöst, dass wir dir Mitarbeitenden in der Urlaubsrichtlinie darüber informiert haben, dass der Urlaub nur als bestätigt gilt, wenn sowohl der Vetrretende als auch die vorgesetzte Person den Urlaub bestätigt hat. Sie wussten also, dass sie quasi auf eine zweite Mail warten müssen.

 

Liebe Grüße

Lisa

L
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Liebe Lisa, danke für deine schnelle Antwort .. aber das hilft nicht so wirklich, wenn der Vertretende auch gleichzeitig der Genehmigende ist … 
Der Wortlaut ist halt einfach falsch - da müsste doch geändert werden können! 

An die Admins hier - das muss doch möglich sein, dass da bspw. steht:

“Ihr Antrag auf Vertretung von 07.02.2023 (1 Tag) wurde durch die ausgewählte Vertretung, XYZ, bestätigt. “

Das würde ja schon reichen. Und dann wartet man auf die zweite Email “ Ihr Antrag auf Abwesenheit wurde bestätigt” ..

 

Lena
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Benutzerebene 7
Abzeichen +30

Hi @LeylAck,

sofern eine vertretende Person ausgewählt ist, wird diese als allererstes eine Anfrage erhalten. Wenn die vertretende Person auch die genehmigende Person ist, also bspw. der*die Vorgesetzte, dann erhält sie für die Genehmigungsanfrage nochmal eine Anfrage. Das ist an sich für die Genehmigenden auch seltsam. 

Ist bei Euch eine Vertretung verpflichtend? 
Oder ist es eine Option, dass wenn der*die Vorgesetzte die Vertretung übernimmt, dass dies lediglich im Kommentar angegeben wird? So ist die Person informiert, muss aber nicht 2x bestätigen und es kommt zu keinen Missverständnissen bei den Mitarbeitenden. 

Hintergrund zur aktuellen Einstellung. Die Mitarbeitenden werden erstmal informiert, ob die Vertretung übernommen werden kann, falls diese abgelehnt wird, geht die Abwesenheitsanfrage nicht weiter und die Mitarbeitenden müssen eine neue Anfrage stellen, mit einer anderen Vertretung. 
Sollte dieses Verhalten nicht gewünscht sein, oder anders genutzt werden, feedbacke das gerne in Ideation und beschreibe, was Ihr braucht und für welche Situation. :) 

Liebe Grüße
Lena

L
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Hi @LeylAck,

sofern eine vertretende Person ausgewählt ist, wird diese als allererstes eine Anfrage erhalten. Wenn die vertretende Person auch die genehmigende Person ist, also bspw. der*die Vorgesetzte, dann erhält sie für die Genehmigungsanfrage nochmal eine Anfrage. Das ist an sich für die Genehmigenden auch seltsam. 

Ist bei Euch eine Vertretung verpflichtend? 
Oder ist es eine Option, dass wenn der*die Vorgesetzte die Vertretung übernimmt, dass dies lediglich im Kommentar angegeben wird? So ist die Person informiert, muss aber nicht 2x bestätigen und es kommt zu keinen Missverständnissen bei den Mitarbeitenden. 

Hintergrund zur aktuellen Einstellung. Die Mitarbeitenden werden erstmal informiert, ob die Vertretung übernommen werden kann, falls diese abgelehnt wird, geht die Abwesenheitsanfrage nicht weiter und die Mitarbeitenden müssen eine neue Anfrage stellen, mit einer anderen Vertretung. 
Sollte dieses Verhalten nicht gewünscht sein, oder anders genutzt werden, feedbacke das gerne in Ideation und beschreibe, was Ihr braucht und für welche Situation. :) 

Liebe Grüße
Lena

Hallo liebe Lena - es geht gar nicht um die Information an sich! Es geht darum, dass der Wortlaut der Mail meiner Ansicht nach falsch ist - denn es wird nicht explizit die Vertretung bestätigt. Der Wortlaut der Email sagt: 

 

“Hallo XY,

Ihr Antrag für Abwesenheit DATUM wurde auch die ausgewählte Vertretung, XYZ, bestätigt.”

 

Und das ist für den Mitarbeiter verwirrend. Ich würde es auch so verstehen, dass mein Antrag auf Abwesenheit genehmigt ist. Dass da noch ein weiterer Genehmigungschritt dahinter liegt, das weiß evtl. nicht jeder einzelne Mitarbeiter. 
Und ja klar kann man das lediglich als Option oder Kommentar eingeben - trotzdem denke ich, dass auch für andere der Wortlaut nicht passend ist!

Vielleicht kannst du das mal weitergeben …


VG Leya 



 

 

 

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