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Erinnerung an externe Lohnbuchhalter zu Änderung der Mitarbeiter Stammdaten

Hallo liebe Community,

wir haben externe Lohnbuchhalter. Ist es möglich, dass sobald Mitarbeiterstammdaten abgeändert / neue Dokumente hochgeladen werden, die externen eine E-Mail/Erinnerung bekommen?

Man kann ja in den Rollen Erinnerungen einstellen, aber auch nur für einzelne Ereignisse wie Anstelldatum etc. aber nicht daran wenn an den Stammdaten etwas geändert wird.

Vielen Dank!

7 Antworten

PaulineSch
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Abzeichen +19

Hey @m.hirsch 

 

Ist der externe Lohnbuchhalter bei euch in Personio mit einem Account?

Und geht es dir um bestimmte Stammdaten oder alle?

 

Ich frage so spezifisch weil der neue Workflow Bereich sowas bietet: 
 

 

Das geht auch mit Dokumentenupload. Allerdings müsstest du für jedes Attribut was einer Änderung unterzogen wird, so einen Workflow anlegen. Das geht aber auch recht schnell. Ist nur müßig, wenn ihr das für 30 Daten haben wollt. Ihr könnt eine spezielle Person als Empfänger angeben, das könnte dann an die Lohnbuchhaltung gehen, wenn diese in Personio ist. 

 

Ansonsten wüsste ich leider nicht, dass es bei Personio irgendwelche Trigger gibt. Alternativ zu Stammdaten Änderung ginge es nur mit einem Genehmigungsprozess dass der Lohnbuchhalter darin eingebunden wird und dadurch die Änderung mitbekommt. Aber wenn der das nicht bestätigt, dann geht es auch nicht voran. Und er müsste aktiv in Personio reingucken, nicht wie oben nur inaktives Mitglied in der Kartei sein ;) 

 

Hoffe, das konnte dir weiterhelfen.

LG

Pauline

O
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Wir haben es so geregelt unter den Dokumenten beim jeweiligen Mitarbeiter, bei “Dokumente für die Buchhaltung” einen Workflow erstellt. So erhält unsere externe Lohnbuchhaltung eine Mail jedes mal wenn was in diesem Dokumentenordner hochgeladen wurde.

BineFu
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Benutzerebene 7
Abzeichen +18

Hallo zusammen,

ich fände es gut, dass wenn ich Dokumente hochladen, dann noch die Möglichkeit hätte, zum Beispiel einen Haken zu setzen, “soll ans Steuerbüro übertragen werden”.

Wenn dann der Monatsexport ans Steuerbüro erfolgt, werden diese Dokumente gesammelt übertragen.

LG Sabine

LG Sabine
S
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Abzeichen +16

Hi @m.hirsch,

haben Dir die Beiträge von @PaulineSch und @Octavio weitergeholfen? Hier findest Du noch weitere Informationen zu den Workflows.

@BineFu Du kannst diesen Vorschlag sehr gerne in unserem Ideation-Bereich als Verbesserungsvorschlag posten. Poste im Anschluss den Link hier gerne im Thread, sodass andere User*innen ihn direkt finden und abstimmen können.

 

Viele Grüße

Steffi

 

E
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Hallo an alle

und danke für die Hinweise. Ich will gerne unser IT-Ticketsystem im Workflow integrieren, sodass die IT eine Mail bekommt, wenn zB. Titel oder Ä. geändert werden.

Man kann bei cc oder bcc einfach eine externe Mailadresse hinterlegen. Das habe ich schon herausgefunden.

Aber leider kann die IT in dieser automatischen Mail nicht sehen, um welchen Mitarbeiter es geht. Habt ihr da einen Kniff?

(Außer für jeden einzelnen Mitarbeiter und jeder Attributänderung einen eigenen Workflow zu machen und den Namen der Person in die Mail zu schreiben)

 

Lieben Dank und GRuß

Elisa

S
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Benutzerebene 6
Abzeichen +16

Hi @ElisaKro,

es gibt im Workflow die Variable “Betroffene Person” (siehe Screenshot aus unserer Testumgebung):

Damit sollte es klappen. Sollte dies nicht der Fall sein, würde ich Dir empfehlen, Dich mit dieser Frage direkt an das Support-Team zu wenden, damit wir uns das genauer ansehen können. Bitte beachte aber, dass dies nur für Kontoinhabende möglich ist.

Liebe Grüße

Steffi

 

E
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Abzeichen

So gut! DANKE, das löst mein Thema.

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