Hallo, wir haben mehrere Mitarbeiter in der Personalabteilung und derzeit erhalten alle durch die Rolle HR Manager die Emails zur Genehmigung, wenn Abwesenheiten oder Mitarbeiterdaten zu genehmigen sind. Gibt es eine Möglichkeit diese Emails auch in ein Gruppenpostfach zu senden, sodass jeder der Mitarbeiter die Möglichkeit hat die Todos nach Reihenfolge abzuarbeiten. Sein persönliches Postfach würde dann nicht überfüllt sein.
Beste Antwort von lbrk
Zum OriginalpostHi,
verschiedene Lösungsideen:
Idee 1 (unsere Lösung):
Wir haben einen Personio-User namens “Technischer Hilfsaccount”, der genau so eine Funktion für uns abbildet. Dieser User hat ein gemeinsames Postfach als E-Mail-Adresse hinterlegt und eine Rolle, an die alle für mehreren Personen relevanten Genehmigungen und Erinnerungen gehen.
Nachteile: verbraucht eine Lizenz, Rollenwesen muss genau durchdacht sein.
Vorteil: Kann so auch für Workflows genutzt werden, die außerhalb von Personio z.B. durch Eingang spezifischer Mails in dieses Postfach getriggert werden.
Idee 2:
Legt eine automatische Weiterleitungsregel von einem HR-Mitarbeitenden an das gemeinsame Postfach an. Für alle HR-Mitarbeitenden stellt ihr in eurem Emailprogramm ein, dass die Personio-Mails automatisch wegsortiert und als gelesen markiert / gelöscht werden. Kann aber sein, dass es hier technische Einschränkungen gibt, je nachdem welches Mailtool ihr nutzt. Das musst du wahrscheinlich mit deiner IT abklären.
Alles nicht ideal, aber kann ja vielleicht von anderen Usern noch weiterentwickelt werden :)
VG
lbrk
Hallo René,
wir haben es ebenso wie lbrk über einen Fake-Account und eine entsprechende Rolle gelöst.
Die Genehmigungen können alle in der Personalabteilung tätigen Personen erteilen, die Mails dazu gehen aber nur an das im Fake-Account hinterlegte Gruppenpostfach der Personalabteilung.
Ich wünschte mir auch, Personio würde eine bessere Lösung dafür anbieten, so dass man für einzelne Benachrichtigungen Funktions-E-Mails hinterlegen könnte.
Gruß Alex
+29
Vielen lieben Dank für’s Teilen Eurer Erfahrungen und
Liebe Grüße
Lena
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