@TinaB Hi Christina, entweder weist Du den Leuten aus Eurem Personlateam die MA-Rolle zu, die genau das kann oder Du legst eine ganz neue Rolle dafür an, die genau das (und vielleicht auch nur das?) kann. Beides geht über die Einstellungen/MA-Rollen. Dort kannst du sehr spezifisch verschiedene Zugriffs-, Ansichts- und Genehmigungsrechte vergeben. VG!

Hi Nina, danke für die schnelle Reaktion. Wir sind mit der Implementierung von Personio noch nicht ganz fertig. Da fehlt mir vielleicht noch so mancher Durchblick.

Genau deinen Rat würde ich gern befolgen, habe aber die Einstellung noch nicht gefunden, wie ich Bearbeitungsrechte z.B. für die Rolle Personalteam auf die Abteilungs-MAs Talente in Ausbildung zuordnen kann. VG!

@TinaB Hallo Christina, ach so, sorry, dann bin ich etwas zu oberflächlich geblieben. Also du gehst in die Einstellungen (unten links) und klickst dann auf Mitarbeiterrollen (in dem Kästchen Mitarbeiter). Dort werden dir dann die verschiedenen bisher angelegten (oder vom System voreingestellten) Rollen angezeigt. Entweder gibt es eine Rolle, in der genau die Personen sind, um die es dir geht oder du legst eine neue MA-Rolle an, in die du dann die Personen zuordnest.

Wenn du das gemacht hast, klickst du auf den 2. Reiter “Zugriffsrechte” und dort kannst du alles mögliche einstellen, je nachdem, welches Recht sie genau bei welcher Rubrik haben sollen. 

Willst du ihnen denn ausschließlich die Rechte für die Azubis und Studenten-Akten geben oder noch weitere? VG!

Hallo Nina, so weit war ich schon gekommen. In den Zugriffsrechten bzw. Sonderregeln bekomme ich dann nur alle einzelnen Attribute angezeigt.

Unsere Rolle Personalteam soll tatsächlich nur die Azubi- und Studi-Akten umfänglich sehen und bearbeiten können. 

Das habe ich im System noch nicht zur Eingabe gefunden.

VG

@TinaB Ah, ich verstehe. Mmhh, das geht vermutlich nur indem Du die Mitarbeiter deines Personalteams als Vorgesetzte der Azubis und Studenten einträgst. Dann kannst du ihnen (den Mitgliedern des Personalteams) entsprechende Zugriffsrechte in ihrer Gruppe geben. 

Da Du vermutlich noch andere “echte” Führungskräfte im Unternehmen hast, die noch weitergehende Zugriffsrechte haben sollen bzw. auf andere Mitarbeiter zugreifen können sollen, wird es vielleicht drauf hinauslaufen, dass es verschiedene Rubriken an Führungskräften gibt, aber das macht ja nichts. 

Meintest Du das bzw. hilft das? VG!

@Nina Hellmann Genau. Wir haben 3 Chefs, denen die fertigen Mitarbeitenden zugeordnet sind.

Kann ich den mehrere “Vorgesetzte”  einem Mitarbeiter zuordnen?

@TinaB Nein, das geht leider nicht soweit ich weiß. Das ist zumindest bei Studenten und Azubis etwas schade, da die ja oft die Abteilung wechseln, ihre Urlaube mit verschiedenen Personen im Laufe der Zeit abstimmen müssen, sodass da eigentlich mehr Bewegung drin sein müßte. Bei allen anderen Mitarbeitern finde ich es konsequent, dass man immer nur einen Vorgesetzten hinterlegen kann, da ich persönlich kein Freund bin von “xy hat 2 Vorgesetzte”. Das klappt in der Realität selten und braucht daher systemseitig finde ich eigentlich auch keine Abbildung. (anders als bei Azubis und Studenten)

Eventuell habe ich aber noch eine andere Idee, weiß nur noch nicht genau, was du mit “fertigen Mitarbeitenden” meinst? Ist das der Zeitpunkt, an dem sie alle ihre Ausbildung bzw. ihr Studium beendet haben? Dass sie dann quasi fest einem Vorgesetztenn zugeordnet werden (sollen)? VG!

@Nina Danke für die schnelle Antwort. Bei uns werden die Personalakten der Azubis und Studis von mir und 2 weiteren Mitarbeiterinnen, die die praktische Ausbildung begleiten (Personalteam) betreut. Daher soll auch Zugriff und Bearbeitung von uns dreien möglich sein.

Sobald die Azubis und Studis ausgelernt haben, haben nur noch die Chefs und ich Zugriff auf die Akten.

@TinaB Ok, kann ich nachvollziehen. das ist ja ein wenig der klassische lauf der dinge. Ich habe diese konstellation bisher immer so abgebildet, dass ich den azubis und studenten ein 2-stufiges genehmigungsverfahren für alles mögliche aufgebrummt habe (urlaube, stammdatenänderungen, krankmeldungen, etc.) und da war dann immer der Vorgesetzte, der aktuellen organisationseinheit drin und ein Mensch aus HR. So konnte jemand, der fachlich eng mit dem Azubi arbeitete eingebunden werden gemeinsam mit jemandem, der das große ganze im blick hat (HR). 

Den moment, in dem die azubis ausgelernt haben, würde ich mal hinten an stellen, da du ihnen dann vermutlich eh eine andere position gibst und sie in ein konkretes team hängst, wo sie dann auch den dortigen vorgesetzten als vorgesetzten haben. über den zeitpunkt würde ich mir jetzt noch keine gedanken machen.

Eventuell macht es so wie du es beschreibst vielleicht für euch am meisten sinn, dass Ihr (das Personalteam) Euch als vorgesetzte der azubis eintragt und dann eben auch die einzigen seid, die zugriff haben. wäre das denkbar? VG!

@Nina Hellmann

Hallo Nina, ich habe das jetzt so gelöst, das ich eine Rolle für unser Personalteam angelegt habe und die Azubi/Studis sind einer eigenen Abteilung zugeordnet. So kann ich die Zugriffsrechte über speziellen Regeln zuteilen.

VG

Christina

Klingt gut!