Hi @Eleni,

zur Löschung gibt es keinen Genehmigungsworkflow. Entweder man hat das Bearbeitungsrecht auf die Kategorie, um Dokumente zu löschen, oder man hat sie nicht. 
Genau den gewünschten Prozess kann man leider nicht in Personio abbilden.

Was Du bzgl. Datensicherung tun kannst ist, dass sich Eure Kontoinhaber alle paar Wochen den Unternehmensdaten Export ziehen können. Damit sind auch alle Dokumente in den zip Dateien enthalten. Das würde ich allen in regelmäßigen Abständen empfehlen. 

Liebe Grüße
Lena

Hallo @Lena,
das ist ein Mega guter Hinweis mit dem Datenexport. Danke dafür .
Viele Grüße
sissi

Hallo Lena,

danke für den Hinweis zum Datenexport. Die Funktion war mir bereits bekannt, wir werden diese nun regelmäßig durchführen :-)

Ist denn geplant, dass es einen Genehmigungsworkflow für die Löschung von Dokumenten eingeführt wird?

Viele Grüße

Eleni

Hallo zusammen,

im Rahmen eines ISO 9001:2015 Audits ist dieser Punkt auch negativ aufgefallen. Auch HR Manager oder Admins können Fehler machen. Das ein Dokument unwiderruflich - und vor allem spurlos - verschwindet ist absolut kritisch zu sehen. Wenigstens sollte bei jeder Art von Dokumentenmanipulation (hochladen, erzeugen, löschen, signieren) ein Eintrag in der Historie erfolgen. Das sich die Historie nur auf Datenfelder aber nicht auf Dokumente erstreckt ist ein Manko. Vielleicht kann man ja an dieser Stelle ansetzen.

Gruß,

Matthias

Ich habe mich darüber bereits in der Implementierung und auch mit meiner Growth-Managerin ausgetauscht, da man mir im Sales-Prozess schriftlich zugesichert hat, dass das 4-Augen-Prinzip für das Löschen von Dokumenten vorhanden sei.

Nachdem mir meine Growth-Managerin mitgeteilt hat, dass diese Funktion von anderen Kunden nicht gewünscht sei, habe ich hier eine Idee eröffnet und hoffe auf reichlich Unterstützung.

Hallo Lena, 

ist das denn tatsächlich möglich bei 430 Mitarbeitenden? Das ergibt ja eine Mega-Datei, selbst gezippt.

Viele Grüße

Bianca

Hallo Bianca,

möglich ist das, aber ein unglaublicher Aufwand und man sucht sich einen Wolf, wenn man nochmal was braucht. Irgendwie finde ich es immer etwas schwierig, dass Personio einem ständig “Umwege” anstelle von Lösungen anbietet.
Andere Softwareanbieter für die elektronische Personalakte haben von Beginn an die Löschung nach dem 4-Augen-Prinzip. Ich verstehe nicht, warum Personio sich bei einem rechtlich relevanten Thema derart quer stellt.

Viele Grüße


Leona

Gebe ich dir recht - in so vielen Fällen müssen wir Workarounds machen oder können uns doch nicht darauf verlassen, wie es uns gesagt oder versprochen wurde. Etwas schade.

Danke Leona, für deine Antwort. Wie stellt ihr eine rechtssichere Archivierung sicher?

LG Bianca

Wir ziehen auch regelmäßig den Export und sichern den dann. Ist aber echt ein unglaublicher zusätzlicher Aufwand