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Zugriff auf verknüpftes Mitarbeiterprofil

  • January 20, 2026
  • 4 Antworten
  • 21 Aufrufe

Markus S aus F
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Hallo Community,

es geht um Folgendes:

  • Wir haben einen Mitarbeiter aus einer befristeten Ausgangsposition (hier Ausbildung) in eine Festanstellung übernommen.
     
  • Der Wechsel erfolgte während des laufenden Monats.
     
  • Vorgehensweise:
    • Mitarbeiter zunächst gekündigt (nicht wirklich, nur in Personio auf Arbeitsverhältnis beenden geklickt)
    • Einen Tag später in seiner neuen Position wieder eingestellt (Wiedereinstellung alter Mitarbeiter)
       
  • Die Datenübernahme hat funktioniert:
    • Das alte, inaktive Mitarbeiterprofil wurde mit dem neuen Profil verknüpft
    • Als Admin kann ich das sehen, der Mitarbeiter leider nicht
       
  • Meine Frage:
    • Gibt es eine Möglichkeit, dem Mitarbeiter selbst Zugriff auf sein altes Profil zu geben?
    • Ziel: Er soll weiterhin die dort hinterlegten Daten und insbesondere die Dokumente einsehen können

Beste Antwort von SarahHen

Hi ​@Markus S aus F,

leider ist es nicht möglich Mitarbeitenden Zugriff auf inaktive Profile zu geben. 

Kommt vermutlich daher, dass Personio sicherstellen will, dass bei Austritt nicht mehr auf interne Daten zugegriffen werden kann. Da macht es auch keinen Unterschied, ob die selbe Person wieder eingestellt wurde.

Als Workaround könntet ihr die Dokumente runterladen und im neuen Profil wieder hochladen.

 

Viele Grüße

Sarah

4 Antworten

SarahHen
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  • January 22, 2026

Hi ​@Markus S aus F,

leider ist es nicht möglich Mitarbeitenden Zugriff auf inaktive Profile zu geben. 

Kommt vermutlich daher, dass Personio sicherstellen will, dass bei Austritt nicht mehr auf interne Daten zugegriffen werden kann. Da macht es auch keinen Unterschied, ob die selbe Person wieder eingestellt wurde.

Als Workaround könntet ihr die Dokumente runterladen und im neuen Profil wieder hochladen.

 

Viele Grüße

Sarah


Markus S aus F
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  • January 22, 2026

Danke Sarah, genau so habe ich es jetzt auch gemacht. Aber auch da, kann ich leider als Admin nicht alle komplett oder ganze Bereiche runterladen, das kann nur der “austretende” Mitarbeiter. 

Also habe ich mir die Mühe gemacht, alles einzeln runter zu laden und im neuen Profil wieder hoch. 

Der Workaround bei Azubis die während des laufenden Monats in eine Festanstellung wechseln wird wohl ein “Kleines Offboarding” werden in dem der Azubis die Aufgabe bekommt die Dokumente zu sichern für sich und wir dann den Rest einfach ab dann ins neue Profil hochladen. 

Zugriff auf die alten Daten habe ich als Admin ja immernoch. 


SarahHen
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  • January 22, 2026

Hallo ​@Markus S aus F ,

Personio schlägt für den Fall einen Unternehmensdatenexport vor:


https://support.personio.de/hc/de/articles/360000839669-Unternehmensdaten-exportieren

Der ist je nach Unternehmensgröße, aber nicht wirklich handlich 😄


Markus S aus F
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  • January 22, 2026

Jo is bekannt und machen wir einmal im Monat. 

Aber “unhandlich” trifft es da doch ganz gut :-)