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Performancegespräche E-Mail

Dash
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Hallo,

ich nutze bei uns die Dokumentation der Performance-Gespräche rein intern. Dies bedeutet, dass ich dort auch Dinge dokumentiere, die der betroffene Mitarbeiter nicht lesen soll. Demnach habe ich auch ausgestellt, dass mit der Veröffentlichung eine E-Mail an den Mitarbeitenden verschickt wird bzw. werden soll. Daher bin ich auch jedes Mal etwas nervös, bevor ich auch “veröffentlichen” drücke.

Ich habe dies aber ein paar Mal getestet seit der Umstellung und Mitarbeitende auch gefragt, ob sie eine E-Mail oder ähnliches von Personio dazu erhalten haben, dies wurde immer verneint.

Nun rief mich allerdings gerade unsere Auszubildende an, dass sie eine E-Mail erhalten habe mit einer Einladung zu meiner Gesprächsnotiz. Diese könne sie aber nicht öffnen, da ihr das Zugriffsrecht fehle (puh, Glück gehabt).

Ich frage mich nun, warum sie eine E-Mail erhalten hat, m.E. ist es für alle Mitarbeitenden deaktiviert.

Zugriff hat sie hiernach auch nicht:

 

In den Einstellungen > Performance finde ich auch nichts zu den E-Mails.

Wo ist das hinterlegt, also wo kann ich den Versand bearbeiten?

Beste Grüße

Dash

 

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Beste Antwort von KarolinDasch 9 September 2021, 09:58

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25 Antworten

Anke
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Hallo @Dash,

du hast vermutlich selbst schon im Helpcenter geschaut, aber ich habe dazu Folgendes gefunden:

Ausgehend davon wurde ich sagen, dass es sich immer so verhält, wie im Fall der Auszubildenden.

Auch wenn es merkwürdig ist, dass die anderen Mitarbeiter/innen keine Mail erhalten haben.

Lieben Gurß

Anke

Dash
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Hallo @Anke ,

ja, ich hatte damals schon geschaut und daher dann die Rücksprache mit den Mitarbeitenden gehalten und eben die Info bekommen, dass sie keine E-Mail von Personio erhalten haben.

Spannend und wichtig ist es, wo und ob man die von Dir im Screenshot hinterlegten Regeln anpassen kann. Und eben auch warum jetzt zum ersten Mal eine E-Mail versendet wurde scheinbar.

Beste Grüße

Dash

Anke
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Hallo @Dash,

warum zum ersten Mal eine Mail gesendet wurde, kann ich dir nicht sagen.

Lediglich, dass die Benachrichtigungen nicht angepasst werden können bzw. können nur unter Einstellungen > Unternehmen > E-Mail Benachrichtigen generell alle Mails ausgeschaltet werden und im persönlichen Profil diese Einstellungen angepasst werden können.

Ich hatte hierzu mal eine Idee gepostet. In der ging es zwar primär um die Benachrichtungen bezüglich der Lohnbuchhaltung, aber wenn du es für sinnvoll hältst, kannst du ja gerne deinen Fall hinzufügen.

Insofern sich denn herausstellt, dass alle MA, unabhängig von den Performance-Zugriffrechten, ene Mail erhalten (sollten).

Lieben Gruß

Anke

Dash
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Hallo @Anke ,

es scheint also wirklich so zu sein, dass wir es gar nicht “ansteuern” können, wer eine E-Mail bekommt oder nicht.

Vielleicht noch eine Info in Ergänzung, wobei sich auch dort keine Einstellung hinter verbirgt.

Das sind meine einigen Performace-Vorlagen:

 

Bei den Mitarbeitenden, die keine Info bekommen haben, waren es die 1-,3- oder 6-Monatsgespräche, bei der Auszubildenden die Gesprächsnotiz.

Aber in den Einstellungen der einzelnen Vorlagen lässt sich ja nicht auswählen, ob eine E-Mail generiert werden soll oder nicht.

Schauen wir mal, was der Support dazu sagen kann, z.B. @Lena oder auch @Valentin, an den ich immer bei Performance denken muss.

Beste Grüße

Dash

KarolinDasch
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Hallo @Dash,

ich teste das gerade mit Kollegen noch etwas, da wir uns das auf die Schnelle tatsächlich auch nicht erklären können und würde mich dann nochmal melden, evtl. auch nach Rücksprache mit unserem Produkt-Team. @Anke vielen Dank dir auch schon mal für deinen Input!

Viele Grüße,
Karo

KarolinDasch
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Hallo @Dash,

hast Du seitdem einmal bei einem anderen Mitarbeiter getestet, ob derjenige plötzlich auch eine E-Mail erhält, sobald Du das Feedback “veröffentlichst”?

Viele Grüße,
Karo

Dash
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Guten Morgen @KarolinDasch ,

habe ich noch nicht, kann ich aber gerne mal machen.

Ich melde mich gleich mit den Erkenntnissen.

Beste Grüße

Dash

Dash
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Also:

Ich habe sowohl eine Gesprächsnotiz als auch ein 1-Monatsgespräch bei einer Kollegin (Teamleiterin) eingestellt. Sie bekam eine E-Mail und auch bei einem Partner (also Vorgesetzter der Teamleiterin) kam eine E-Mail an. Die Kollegin konnte aber nicht aus der E-Mail heraus auf die Notiz zugreifen, da sie keine Rechte hat, der Partner schon (er ist Admin).

Zweiter Test war dann mit einem Azubi, da passierte es auch, also er bekam die E-Mail, dass ich die Gesprächsnotiz und das hier 6-Monatsgespräch mit ihm teilen möchte. Eine Info an den Vorgesetzten (das bin ich) erfolgte nicht.

Komisch ist, dass damals, als ich den Kollegen fragte, ob er was bekommen habe, er es verneinte. Also entweder ist diese Info falsch oder es hat sich was geändert. 

Das ist schon interessant, wenngleich aber auch so nicht gewollt von mir. Also ich hätte sehr gerne die Benachrichtigungen abgestellt. Kann ich das anpassen?

Beste Grüße

Dash

KarolinDasch
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Hallo @Dash,

es ist tatsächlich so, wie es in dem Screenshot von @Anke dargestellt wird, dass bei Veröffentlichung eines Performance-Feedbacks unabhängig von den Zugriffsrechten eine E-Mail an den Mitarbeiter und Vorgesetzten verschickt wird. Haben die Mitarbeiter allerdings nicht mindestens ein Ansichtsrecht auf Performance können sie die Feedbacks nicht einsehen. Diese Benachrichtigung per E-Mail kann bislang nicht abgestellt werden. Hier freuen wir uns wie immer über Deinen wertvollen Input im Ideation-Bereich, gerne auch als Ergänzung des von @Anke geteilten Beitrags.

Wieso Eure Mitarbeiter bislang keine Benachrichtigung per Mail bekommen haben werde ich versuchen noch mit meinen Kollegen aus Product zu evaluieren.

Viele Grüße,
Karo

Dash
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Wieso Eure Mitarbeiter bislang keine Benachrichtigung per Mail bekommen haben werde ich versuchen noch mit meinen Kollegen aus Product zu evaluieren.

Hallo @KarolinDasch ,

macht das gerne, aber so langsam zweifle ich daran, ob es wirklich so war.

Kannst mir gerne -bei Interesse- eine PM schreiben, dann sage ich Dir, wer das bei uns war.

Beste Grüße

Dash

KarolinDasch
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Hallo @Dash,

vielen Dank Dir, auf das Angebot komme ich gerne zurück! :)

Viele Grüße,
Karo

Dash
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Hier freuen wir uns wie immer über Deinen wertvollen Input im Ideation-Bereich, gerne auch als Ergänzung des von @Anke geteilten Beitrags.

Guten Morgen @KarolinDasch ,

ist erledigt und hier zu finden:

Beste Grüße

Dash

Anke
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Hallo @Dash, hallo @KarolinDasch,

dies habe ich eben im Support Hub gesehen.

Ich nehme an, dass diese Neuerung der Grund ist, warum die anderen Mitarbeiter in der Vergangenheit keine Mail bekommen haben.

Lieben Gruß

Anke

Dash
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Hallo @Anke ,

super Info/Recherche, Danke dafür!

Das erklärt natürlich einiges.

Umso mehr verweise ich auf meinen Wunsch, dass man es auch abstellen kann.

Beste Grüße

Dash

KarolinDasch
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Hallo @Anke, hallo @Dash,

vielen lieben Dank @Anke für die Info, da bist Du mir direkt zuvor gekommen. :) 
@Dash um dem Ganzen auf den Grund zu gehen haben wir noch einmal geprüft, ob evtl. die E-Mails an andere Mitarbeiter nicht zustellbar waren. Allerdings ist es tatsächlich so, dass die erste E-Mail an Eure Auszubildende von Personio aus verschickt wurde und dies mit den von @Anke bereits aufgezeigten Änderungen zusammenhängt. Wie Du schon sagst ist Dein berechtigter Vorschlag bzgl. der Benachrichtigungen im Ideation Bereich für uns daher umso relevanter.

Vielen Dank Euch beiden für den tollen Austausch!

Viele Grüße,
Karo

Dash
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Hallo @KarolinDasch ,

also muss ich die Mitarbeiter nun vorwarnen, dass Sie jetzt immer eine E-Mail erhalten, die für sie aber leider nutzlos (klingt hart, aber bringt es auf den Punkt) ist.

Für die Vorgesetzten ist es ja wiederum ganz praktisch, da ich sonst immer eine separate E-Mail versendet habe, ich mir hier also Arbeit spare und es automatisiert abläuft.

Super wäre es, wenn man die Empfänger manuell auswählen könnte, dann wäre es für mich wie in dem Update genannt “optimiert”.

Beste Grüße

Dash

KarolinDasch
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Hallo @Dash,

korrekt, so würde ich das hinsichtlich der Kommunikation an die Mitarbeiter empfehlen. Die Zeitersparnis durch den automatischen Versand einer Benachrichtigung über das Vorliegen eines Feedback-Dokuments war der Gedanke unserer “Optimierung”. :) Wichtig ist in Eurem Fall natürlich erst mal, dass die Mitarbeiter trotz E-Mail Versand keinen Zugriff auf das Dokument haben, aber langfristig gesehen sprichst Du hier definitiv einen guten Punkt an, den wir uns mit unserem Product Team anschauen werden. 

Viele Grüße,
Karo

Anke
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Super wäre es, wenn man die Empfänger manuell auswählen könnte, dann wäre es für mich wie in dem Update genannt “optimiert”.

 

Dem kann ich mich nur anschließen. Ich verstehe sowieso nicht, warum die Benachrichtungen nicht individueller einstellbar sind. Dies wäre absolut wünschenswert.

Lieben Gruß

Anke

 

KarolinDasch
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@Anke, das ist absolut verständlich! Durch Eure Beiträge im Ideation Bereich haben wir nun einen sehr wertvollen Input bekommen, durch den unser Product Team sieht, welche Aspekte bei der Weiterentwicklung unseres Tools unbedingt evaluiert werden müssen.

Dash
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Guten Morgen @KarolinDasch ,

ich habe gerade wieder eine Notiz zu einem schwierigen Gespräch. Wenn ich dieses nun -wie gewohnt- ablege, triggere ich die Mitarbeiterin wieder, was ich unbedingt vermeiden möchte. Die Ablage ist aber dennoch wichtig für mich in der Performance-Historie.

Könnt ihr ggf. auf unserem Account die alte Version reinstallieren? Das wäre echt sehr hilfreich.

Beste Grüße

Dash

KarolinDasch
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Guten Morgen @Dash,

ich habe Dein Anliegen einmal an unser Product Team weitergegeben und melde mich, sobald ich eine Rückmeldung habe.

Wäre es zwischenzeitlich eine Lösung, wenn Du Deine Notizen aus dem Gespräch unter Leistungsnotiz hinterlegst? 

Viele Grüße,
Karo

Dash
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Hallo @KarolinDasch ,

Danke!

Habe es jetzt erst einmal an anderer Stelle abgelegt, was aber nur für den Übergang sein soll.

Geht bei den Leitungsnotizen denn eine Benachrichtigung automatisch raus?

Beste Grüße

Dash

KarolinDasch
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Hallo @Dash,

nein, nach dem Hinterlegen einer Leistungsnotiz geht keine Benachrichtigung an den Mitarbeiter raus. Alle Details zum Zugriff auf Leistungsnotizen findest Du im Helpcenter Artikel Leistungsnotizen. 

Viele Grüße,
Karo

KarolinDasch
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Hallo @Dash,

ich habe mich einmal mit einem unserer Product Experts kurz geschlossen und bislang ist es nicht möglich, den Performance Bereich auf die alte Version zurückzusetzen. Da unser Product Team nun über die Problematik der automatischen Benachrichtigung bei Veröffentlichung eines Feedbacks unabhängig der Zugriffsrechte Bescheid weiß, hoffe ich, dass wir Euch diesbezüglich zeitnah eine zufriedenstellende Lösung anbieten können! Zwischenzeitlich empfehlen wir Euch vor allem bei kritischen Gesprächen auf die Leistungsnotizen zurückzugreifen.

Viele Grüße,
Karo

Dash
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Hallo @KarolinDasch ,

Danke für das Update und die ehrliche Info, dass es vorher gar nicht so bekannt war.

Ich hoffe, dass es irgendwann (gerne schon bald) anpassbar sein wird. Bis dahin werde ich es so handhaben, wie von Dir erwähnt bzw. in einem anderen Bereich, der passt.

Beste Grüße

Dash

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