Schulungsmanagement - Integration Outlook & Teams

Hallo @Torben HCH 😊

Grundsätzlich sollte eine Schulungseinladung im Kalender wie folgt dargestellt werden: 

Hier kann zu-/abgesagt werden. 

Kannst Du mir bitte einen Screenshot schicken, wie es bei Euch in Outlook angezeigt wird?

Bezüglich Deiner Frage zur Verwendung von MS Teams bei den Schulungen: Bisher ist es nicht möglich, entsprechende Links direkt in Personio zu erstellen. 

Ich schlage Dir als Workaround vor, dass Du direkt über MS Teams einen entsprechenden Link erstellst und diesen der Einladung einhängst. Beim Klicken auf den Link kommen die Gäste dann direkt in das Meeting. 

Ich hoffe das hilft Dir weiter!

Liebe Grüße

Mary 🌷

Hallo @Maria Langer, 

vielen Dank schon mal für die Rückmeldung und die Workaround Idee zu MS Teams.

Die Erstellung von Veranstaltung ist kein Problem, genauso wie die automatische Übertragung in den Outlook Kalender bzw. die Darstellung.

Leider klappt es jedoch aktuell noch nicht, dass bei Outlook eine automatische Erinnerung (15 Min. vorher) „aufploppt“ und dadurch Mitarbeitende erinnert werden bzw. hier auch direkt online beitreten können.

Grundsätzlich dachte ich, dass bei der Kalenderintegration in Outlook eine globale Einstellung greift, da Termine welche über den Recruiting Bereich (z.B. Interviews) oder Abwesenheiten (z.B. Urlaub) mit einer entsprechenden Erinnerung versehen sind.

Müssen wir die Kalenderintegration nochmals durchführen? Über eine kurze Rückmeldung, was das Problem sein könnte, wäre ich sehr dankbar.

VG Torben 

Hallo zusammen,
ich habe die selbe Frage wie Torben.

Könnte jemand die letzte Frage von Torben beantworten?

Danke und viele Grüße

Mare

Hallo @Torben HCH und @MHFon 😊

Es ist tatsächlich nicht so, dass eine Erinnerung für die Termine automatisch erscheint. 

Daher bitte im externen Kalender die gewünschte Erinnerung entsprechend einstellen. 

Ich hoffe das hilft Euch weiter! 🤗

Liebe Grüße

Mary 🌷

Hallo @Maria Langer, 

vielen Dank für deine Rückmeldung.

Gibt es eine Möglichkeit eine Einstellung (z.B. in Microsoft) vorzunehmen, dass dort auch eine automatische Erinnerung erscheint? In Abstimmung mit unserer IT wäre es wichtig zu wissen, was genau umgestellt werden muss, da die 15 minütige Erinnerung ja sonst auch als Standard für alle anderen Abwesenheiten in  Personio hinterlegt wurde. Für die allgemeine Kalenderintegration gibt es ja eine ausführliche Beschreibung - gibt es auch eine Beschreibung für die Feineinstellungen bei den verschiedenen Modulen? 

Liebe Grüße 

Torben 

Hallo ​@Anna M  ​

auch wir haben das Problem der fehlenden Erinnerungen bei Schulungen aus Personio. 

Leider hat das häufig zur Folge, dass Mitarbeiter wegen vollen Terminkalendern nicht zu Schulungen erscheinen, da sie keine Erinnerung ( 5 oder 15 Minuten vorher) bekommen. 

HR Kolleginnen aus anderen Unternehmen haben mir ebenfalls von dem Problem berichtet. 

Gibt es eine Möglichkeit, das technisch von eurer Seite aus umzustellen?

Hallo zusammen, 

Benachrichtigungen in Outlook werden direkt dort verwaltet und konfiguriert. Ihr könnt prinzipiell eine Standarderinnerung für Termine einstellen, wie Microsoft hier beschreibt. 

Es sollte auch möglich sein, die Erinnerungen nur für bestimmte Terminarten (oder Stichwörter) gelten zu lassen - hierfür müsstet Ihr Euch aber am besten an Eure interne IT wenden, eventuell können hier Tools wie Power Automate von Microsoft nützlich sein. 
Von Personio aus werden die Termine in Euren Unternehmenskalendern nur angelegt - welche Einstellungen dann jeweils in den Kalendern greifen, kann nicht von uns gesteuert werden. 

Ich wünsche Euch viel Erfolg :-)

Liebe Grüße

Roman

​@Roman L 
Hallo Roman, 
danke für Deinen Lösungsvorschlag. Allerdings lässt sich dadurch, in Absprache mit unserer internen IT, das Problem leider nicht beheben.

• Unsere Standardeinstellungen sind bereits so eingestellt, dass Termine eine entsprechende Erinnerung enthalten. Da die Termine allerdings aus einem externen verwalteten Postfach (personio-calender) versendet werden, liegen die Einstellungen bei dem Postfach, aus dem diese an uns verschickt werden.  Als Kunde haben wir lediglich Zugriff auf die Oberfläche und können keine tiefergehenden Einstellungen bei der Terminerstellung vornehmen.

→ Wäre alternativ ein Lösungsvorschlag, die Funktionalität direkt bei der Terminerstellung auf der Oberfläche einzustellen, umsetzbar? Eine native Lösung wäre aus unserer Sicht deutlich nachhaltiger als ein nachgelagerter manueller oder automatisierter Eingriff.

• Bezüglich PowerAutomate bzw. IT-seitiger Anpassungen sehen wir rechtliche und vertrauensbezogene Risiken, wenn automatisiert in Mitarbeitenden-Kalender eingegriffen wird. Wir würden daher eine Lösung direkt im Tool bevorzugen, die keine nachträglichen Änderungen erfordert.

Danke im Voraus!

Liebe Grüße :)

Hallo ​@Helena G, 

vielen Dank für die ausführlichen Informationen.

Tut mir leid zu hören, dass der Lösungsvorschlag so für Euch nicht ideal ist. Soweit mir bekannt ist, lassen sich die Erinnerungskonfigurationen von unsere Seite aus nicht individuell ändern. Ich hake hier aber gerne einmal intern nach und melde mich baldmöglichst bei Dir. 

Liebe Grüße

Roman