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Best Practice: Zeiterfassung für Freelancer in Personio?

  • September 17, 2025
  • 1 Antwort
  • 26 Aufrufe

Hallo zusammen,

wir arbeiten regelmäßig mit Freelancern, die in Personio als Externe angelegt werden (wegen Vertrag & Dokumentenverwaltung, Onboarding Schritte).
Wichtig: Sie haben keinen Login-Zugang zu Personio.

Nun die Frage:
Wie löst ihr in Personio am besten das Thema Zeiterfassung und Kontingentverwaltung für Freelancer?

  • Bisheriger Ansatz: Freelancer liefern eigene Timesheets (Excel, PDF etc.). Diese legen wir im Profil unter Dokumente ab.

  • Aber: Ich muss im System ein Arbeitszeitmodell auswählen, auch wenn keine echte Erfassung gewünscht ist.

❓ Konkret suche ich nach einem Best Practice:

  • Welches Arbeitszeitmodell legt ihr für Freelancer an?

  • Habt ihr vielleicht sogar eine elegante Lösung gefunden, das sauber in Personio abzubilden, ohne dass es nach „Scheinselbstständigkeit“ aussieht?

Vielen Dank vorab für euer Feedback & eure Erfahrungen 🙌

Liebe Grüße
Pia

1 Antwort

  • First Steps
  • November 24, 2025

Hallo Pia,

für die Zeiterfassung und Verwaltung von Projekten und Kontigenten nutzen wir MOCO (hier gibt es eine direkte Integration in Personio).

Was spricht denn dagegen, den Freelancern einen Zugang zu Personio zu geben? So können sie sogar bestimmte Daten selbst pflegen und können Projektverträge digital unterschreiben. Es muss nur sichergestellt sein, dass die Berechtigungen so geschnitten sind, dass diese Personen sonst keinen Einblick in andere Bereich haben.

Hier noch ein Link zu Best Practise aus der Personio Community
Best Practice: Freelancer Management | Personio Voyager Community

Viele Grüße

Carsten