Empfangsbestätigung bei digital signierten Verträgen

Hallo Brita,

unter Automationen kann man sich das Protokoll der e-Signatur aufrufen, da steht drin, dass der Unterzeichner das Dokument erhalten, geöffnet und (hoffentlich) auch unterschrieben hat.

Ich bin mir nicht sicher, ob das im wirklichen Ernstfall standhält aber wir sparen uns diesbezüglich den Arbeitsschritt dadurch. 

Bei Verträgen in Papierform steht es bei uns mit drauf.

Liebe Grüße

Daniela 

Hallo,

es kommt bei mir auf das Dokument an. Nahezu alle Dokumente sende ich ohne Empfangsbestätigung, da es sich hier meist auch um für die Mitarbeitenden positive oder neutrale Dokumente handelt. Bei negativen Dokumenten (Kündigung, Abmahnung), verwende ich zwar Personio zur Dokumentenerstellung, habe auch ein zweites Unterschriftenfeld für den Erhalt eingebaut, aber gehe normalerweise wie folgt vor:

Ich habe einen Dummy Mitarbeitenden im System, dessen Mails an mich gehen.

Ich erstelle das Dokument mit beiden Unterschriftenfeldern. Dann gebe ich es zur Signatur frei, ich als Personalleiter und der Dummy als betroffener Mitarbeitender (im Dokument selber ist natürlich nur der echte Mitarbeiter zu sehen). Dann unterschreibe ich als Personalleiter und dann erhält der Dummy das Dokument zur Unterschrift.

Bei der Unterschrift mache ich oben links und unten rechts nur einen kleinen Punkt, damit sieht das Unterschriftenfeld leer aus. Ein Linie oder nur ein Punkt würde dazu führen, dass die Unterschrift vergrößert wird und das Feld nicht leer ist.

Danach kann ich das Dokument ausfüllen, habe alles im üblichen Design und es verschicken, übergeben oder was auch immer.

Vielleicht ein ungewöhnlicher Weg, aber für meine Anforderungen passt er sehr gut.

Hallo Brita,

ich schließe mich Brita an. Schau mal in Automatisierungen / Aktive Unterschriften und klicke auf “Alle Unterschriften anzeigen”.

Scrolle nach ganz rechts. Hier wird von Signaturit jeweils ein sehr ausführlicher Audit-Trail zur Verfügung gestellt.

Ob das im übelsten Fall vor Gericht standhält wäre interessant zu erfahren. Vielleicht kann hier jemand vom Personio-Team was dazu sagen.

Wir nutzen jedenfalls für den Nachweis ebenfalls diesen Weg.

Liebe Grüße
Sven

Danke euch für die Tipps! :-)

Ihr habt recht, eigentlich müsste das Signatur-Protokoll von Signatur-IT ausreichen als Empfangsbestätigung. Aber ob das dann so anerkannt wrid… da wird man wohl wirklich warten müssen, bis es die ersten Entscheidungen in der Praxis gibt.

Vielleicht gibt es ja auch im Rahmen des Wechsels von Signatur-IT auf DocuSign eine Möglichkeit dafür, mal sehen.

Viele Grüße
Brita