Liebe Community,
habt Ihr Euch schon einmal gefragt, wie das HR Team von Personio sein eigenes Tool eigentlich nutzt?
Ich bin Teil der HR Abteilung von Personio und werde mit Euch in nächsten Wochen einige unserer Anwendungsbeispiele teilen. Heue möchte ich Euch zeigen wie genau wir den Bereich "Dokumente" in Personio nutzen und wie er uns unterstützt, da er ein wesentlicher Bestandteil unserer täglichen Arbeit geworden ist.
Die Verwaltung von Dokumenten
Wir haben unterschiedliche Kategorien eingerichtet, um die verschiedenen Dokumente sinnvoll aufzuteilen. So fällt es uns und unseren Mitarbeiter*innen leichter eine Übersicht zu behalten und Benötigtes schneller zu finden.
Der größte Vorteil des Dokument Bereichs in Personio ist für uns, das Wegfallen von unnötigen Briefen bzw. E-Mails. Wir laden beispielsweise alle Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise aller Mitarbeiter*innen in das persönliche Profil hoch. Auf diese Weise kann jede*r Mitarbeiter*in auf alle monatlichen und jährlichen Abrechnungen jederzeit zugreifen. Außerdem sparen wir uns so Kosten, Kapazitäten und es ist auch besser für die Umwelt - zumindest im Vergleich zum Postversand.
Ihr findet Anleitungen zu den verschiedensten Anwendungen unserer Dokumentverwaltung auch noch in unserem Help Center.
Die elektronische Unterschrift
Brauchen wir die Unterschrift von Mitarbeiter*innen, können wir auch das über Personio abdecken ohne unendlich viele extra Schritte unternehmen zu müssen.
Der Prozess dafür, sieht bei uns aktuell wie folgt aus:
️ Vorlage erstellen
Ins System hochladen
️ Über die Funktion “Unterschrift anfordern” an betroffene Mitarbeiter*innen verschicken
Fertig!
Es gibt außerdem die Möglichkeit personalisierte Nachrichten zusammen mit den verschiedenen Unterschriftsanforderungen zu versenden. So können wir darüber informieren, worum es in dem neuen Dokument geht und die Personen individuell bitten, es zu unterschreiben.
Beim Einrichten jeder Dokumentvorlage in Personio können wir entscheiden, welche Informationen für die Person, die das Dokument versendet, editierbar sein sollen. Felder wie Gehalt, Berufsbezeichnung, Name etc. können so bearbeitet und personalisiert werden, ohne jedes Mal Wörter zu markieren, die geändert werden müssen oder tausend individuelle Dokumentvorlagen erstellen zu müssen. Eine Vorlage kann unendlich Mal wiederverwendet und verschickt werden.
Eine weitere sehr nützliche Funktion ist für uns, dass wir einstellen können, wie viele Personen ein Dokument unterschreiben müssen und in welcher Reihenfolge das ganze passieren soll. Bei Verträgen z. B. unterschreiben zuerst unsere Geschäftsführer und danach erst der jeweilige Mitarbeitende.
Nachdem wir ein Dokument verschickt haben, möchten wir natürlich wissen ob der Mitarbeitende es auch wirklich unterzeichnet hat. Um das zu tracken, können wir entweder den Prozess des Dokuments im Mitarbeiterprofil prüfen oder wir warten einfach auf eine systemseitige E-Mail, die uns darüber informiert, sobald die Unterschrift erfolgt ist.
ℹ️💡 Bei einer großen Anzahl von verschickten Dokumenten, wie z. B. bei firmenweiten Gehaltsanpassungen, können wir uns außerdem durch den Workflow Hub einen “Signatur-Status-Bericht” exportieren, der uns den Status jedes einzelnen Dokuments für einen bestimmten Zeitraum anzeigt. So können wir sicherstellen, dass uns keine offenen Anfragen untergehen und wir die betroffenen Mitarbeiter*innen an das offene To Do erinnern können.
In unserem Help Center findet Ihr weitere Informationen zu E-Signaturen für Mitarbeiterdokumente und Angebote an Bewerber in Personio.
Nutzt Ihr auch den Dokumentbereich in Personio oder denkt Ihr aktuell darüber nach ihn zu nutzen?
Teilt Eure Erfahrungen und Tipps mit uns. 
Viele Grüße
Lauren Gilbert - Team Lead People Operations bei Personio
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