📌 Aufzeichnung und Q&A zum Webinar: Qualifizierten E-Signatur (QES) mit Docusign

📌 Recap: Q&A zu Qualifizierten E-Signatur (QES) mit Docusign

Liebe Community,

Im Anschluss an unser Webinar zur Qualifizierten E-Signatur (QES) in Kooperation mit Docusign gab's eine lebhafte Fragerunde mit unseren Personio-Expert:innen Vivecca Frank und Thomas und Tamara Flores Cáceres von Docusign.

Aufzeichnung hier:
 

Hier die wichtigsten Fragen und Antworten für alle, die nicht live dabei sein konnten:

❓ Reicht die einfache E-Signatur auch für unbefristete Arbeitsverträge?
Das ist letztlich eine rechtliche Frage, die von vielen firmenspezifischen Faktoren abhängt – hier führt kein Weg an der eigenen Rechtsabteilung vorbei. Wichtig zu wissen: Die einfache E-Signatur hat die geringsten Anforderungen und schützt z. B. nicht davor, dass ein Dokument nachträglich verändert wird – das ist bei der Fortgeschrittenen E-Signatur schon anders. 

Empfehlung: Erstellt euch gemeinsam mit der Rechtsabteilung eine Matrix, welcher Dokumenttyp welchen Signaturtyp benötigt.

❓ Kann die Firma handschriftlich/per Fortgeschrittene E-Signatur unterschreiben und der Mitarbeitende per QES?
Nein. Der Signaturtyp wird in Personio pro Dokument festgelegt und gilt dann für alle Unterzeichnenden gleich. Das ist bewusst so gestaltet – gemischte Signaturtypen wären technisch möglich, würden aber die klare rechtliche Eindeutigkeit eines Dokuments verwässern.

❓ Wie berechnen sich die Kosten, wenn ein Vertrag mehrere Anlagen mit insgesamt 10 Unterschriften pro Partei enthält?
Abgerechnet wird nicht pro Unterschrift, sondern pro unterschreibende Person. Beispiel: 10 Unterschriften pro Person × 2 Unterschreibende (Firma + Mitarbeitende) = 20 Unterschriften gesamt, aber nur 2 Unterschreibende → Kosten: 12 €.

❓ Gibt es QES schon im Recruiting-Prozess?
Noch nicht direkt – das Personio Produkt-Team arbeitet daran, QES ins Recruiting Add-on einzubetten. Aktueller Workaround: Bewerbende vorab mit Status "angestellt" als Mitarbeitende anlegen und die QES-Anfrage dann über das Mitarbeitendenprofil auslösen.

❓ Wie aktiviere ich QES in meinem Personio Account?
Wenn ihr Core Pro nutzt: Einstellungen → Abonnement & Rechnungen → Upgrade-Button bzw. "App hinzufügen" → QES auswählen. 

Es entstehen keine zusätzlichen Grundkosten, nur die Nutzung wird wie beschrieben abgerechnet.

Bitte beachtet: wir können keine Rechtsberatung geben. 

Falls ihr aber weitere Informationen zur Qualifizierten E-Signatur möchtet, schaut in unserem Help Center vorbei: https://support.personio.de/hc/de/articles/38677123866397-%C3%9Cbersicht-%C3%BCber-qualifizierte-elektronische-Signaturen