Frage:  Wie stellt Personio Payroll sicher, dass die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GOBD) eingehalten werden und der Abrechnungsprozess geltendem Steuer- und SV-Recht entspricht?
Antwort: Personio gewährleistet die Einhaltung aller GOBD-Standards durch eine Kombination aus technischer Entwicklung, dem Fachwissen unserer Payroll Specialists und Compliance Experts sowie einer jährlichen Rezertifizierung durch die ITSG als systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm.

Frage: Werden die erhöhten Freibeträge, neuen SV Beitragssätze und die Beitragssätze der Krankenkassen automatisch in Personio Payroll berücksichtigt, oder müssen wir die Krankenkassendaten (Beiträge, Umlagesätze) selbst pflegen?
Antwort: Ja, alle neuen Beitragssätze und die neuen Freibeträge werden automatisch in Personio angepasst. Umlagesätze für die U1 Umlage müssen von Euch gepflegt werden. Die Pflege der Krankenkassen erfolgt im Bereich Lohnbuchhaltung unter der Registerkarte "Verwalten"

Frage: Wird der Kinderlosenzuschlag von Personio Payroll automatisch berechnet, wenn der Arbeitnehmer 23 Jahre alt wird?
Antwort: Ja, der Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung wird automatisch berechnet sobald der Arbeitnehmende das 23. Lebensjahr vollendet

Frage: Gibt es die Möglichkeit ein Jahreslohnjournal zu bekommen?
Antwort: Personio bietet zum aktuellen Zeitpunkt leider kein Jahreslohnjournal an. Ihr habt jedoch die Möglichkeit, Euch die Summen aus den Monatslohnjournalen der letzten 12 Monate zu ziehen

Frage: Wann wird die Lohnsteuerbescheinigung für 2024 erstellt und wo finde ich sie in meinen Unterlagen
Antwort: Die Lohnsteuerbescheinigung wird automatisch mit der Abrechnung im Februar erstellt. Ihr findet sie anschließend in den Unternehmensdokumenten

Frage: Werden in der Lohnsteuerbescheinigung die Werte vom Vorabrechner übernommen?
Antwort: Sollten Vortragswerte im Rahmen der Implementierung angegeben worden sein und keine Lohnsteuerbescheinigung bereits vom Vorabrechner erstellt wurde, werden die Werte entsprechend in die Lohnsteuerbescheinigung übernommen

Frage: Wie kann ein Mitarbeitender, welcher aufgrund der erhöhten Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) wieder unter die gesetzliche Versicherungspflicht fällt, weiterhin privat versichert bleiben, und welche Schritte müssen wir als Arbeitgeber beachten, um diesen Prozess korrekt zu unterstützen?
Antwort: Ein Mitarbeitender kann bei Erhöhung der JAEG eine Befreiung von der gesetzlichen Versicherungspflicht beantragen, um privat versichert zu bleiben. Der Antrag muss innerhalb von drei Monaten bei der gesetzlichen Krankenkasse gestellt werden, und der Arbeitgeber sollte über den Status informiert werden, um die Lohnabrechnung entsprechend anzupassen.

Frage: Welche Zahlungen fließen in die Berechnung der JAEG mit ein?
Antwort: In unserem Help Center Artikel Versicherungspflicht und Jahresarbeitsentgeltgrenze prüfen findet Ihr eine beispielhafte Auflistung welche Zahlungen teil des zu prüfenden regelmäßigen Jahresarbeitsentgelts sind.

Frage: Was ist zu tun, wenn wir aus der U1 rausfallen und wie erfahre ich, ob wir drin oder draußen sind?
Antwort: Die Krankenkassen bieten einen sogenannten Umlagepflichtrechner an. Hier Beispielsweise von der AOK https://www.aok.de/fk/tools/rechner/umlagepflichtrechner/
 Weiter Information findet ihr auch in unserem Help Center im Artikel "Entgeltfortzahlungversicherung (Umlageversicherungen)"

Frage: Was passiert wenn der Mitarbeitende bereits in 2024 die JAEG überschritten hat aber als gesetzlich pflichtversichert angelegt wurde.
Antwort: Die Abrechnung sollten rückwirkend umgehend mit der richtigen Beitragsgruppenschlüsselung und Versicherungsstatus korrigiert werden noch bevor es zur Erstellung einer Lohnsteuerbescheinigung kommt.

Frage: Wo kann man sehen, ob der UV-Stammdatenabruf erfolgt ist?
Antwort: Ihr könnt den Stammdatenabruf in den Einstellung einsehen. Geht hier zunächst in die Einstellungen der Unfallversicherung in die Registerkarte "Unfallversicherungsträger" und wählt das entsprechende Jahr aus. Ein Stammdatenabruf sollte dann erfolgreich sein, wenn die gesendeten Daten sich nicht mehr im Status "in Prüfung" befinden. Sollte es zu keiner Rückmeldung innerhalb von 72 Stunden kommen, wendet Euch bitte an unseren Payroll Support. Weiter Informationen findet Ihr im Help Center im Artikel  Best Practice: Jahreswechsel

Frage: Wo finde ich die Unterlagen zum Lohnnachweis und Jahresmeldungen?
Antwort: Die Dokumente finden sich nach erfolgreicher Übermittlung im Bereich Lohnbuchhaltung in den Unternehmensdokumenten

Frage: Ist das neue DaBPV Meldeverfahren in Personio integriert und erhalten wir Hinweise zur Anmeldung?
Antwort: Zum aktuellen Zeitpunkt ist es noch nicht ganz gewiss wie das DaPBV verfahren in Personio aussieht. Ihr erhaltet dazu rechtzeitig vor Einführung eine genauere Information.

Frage: Müssen alle Kinder für die Berechnung des Pflegeversicherungsbeitrags eingetragen werden?
Antwort: Es genügt die Kinder einzutragen, die das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

Frage: Sofern Kinder über Personio gemeldet wurden ist der Arbeitnehmer dann noch verpflichtet Kinder über die Meldestelle zu melden?
Antwort: Ja, es erfolgt zum 01.07.2024 ein Initialabruf über das DaBPV Verfahren für alle Arbeitnehmenden, auch wenn der vereinfachte Nachweis schon erfolgt ist.

Frage: Kann eine Urlaubsrückstellung von Personio gebildet werden oder muss das über den benutzerdefinierten Bericht erstellt werden?
Antwort: Urlaubsrückstellung müssen über einen Benutzerdefinierten Bericht erstellt werden.

Frage: Wo kann ich den Status der eAU überprüfen?
Antwort: Im Bereich Lohnbuchhaltung unter der Registerkarte Meldewese findet Ihr alle eAUs aus einem Abrechnungsmonat zusammen mit dem Status. Allgemeine Informationen zum Thema findet Ihr dazu im Help Center Artikel "(elektronische) Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung" und wie sie anzuwenden ist im Artikel "Aktionen im Meldewesen".

Frage: Wie erhalte ich die Werte zur Schwerbehindertenabgabe und wo müssen sie übermittelt werden?
Antwort: Mit einem Report lässt sich die Mitarbeitenden-Anzahl aus dem vergangenen Jahr ermitteln. Daten werden anschließend der Behörde über IW-ELAN zur Verfügung gestellt.

Frage: Wie kann ich Betriebsveranstaltungen in Personio pauschalieren?
Antwort: Für eine Paschaulierung von Betriebsveranstaltung habt Ihr zwei Möglichkeiten diese durchzuführen:

1. Für eine mitarbeiterübergreifende Anwendung der Paschalierung benötiget Ihr entweder einen Dummy oder
2. Ihr verwendet die entsprechende Lohnart direkt beim Mitarbeitenden.

Bei einer Pauschalsteuer von 25 % solltet Ihr die Sachbezugslohnart 39101 für Betriebsveranstaltungen mit Pauschalsteuer verwenden. Um die Lohnart anzulegen wendet Euch bitte direkt an unseren Payroll Support.