Einstellungen Abwesenheiten
Frage: Die Frage “Wurde am ersten AU Tag noch gearbeitet?” wird nicht angezeigt woran kann das liegen?
Hier ist die Überprüfung der Einstellung zu den Abwesenheit notwendig.
Klickpfad: Einstellungen< Abwesenheit< Nachweis und Vertretung< Nachweis muss auf ja gesetzt sein.
Übersicht Abwesenheiten
Frage: Gibt es eine Übersicht der gesamten Abwesenheiten?
Über einen individuellen Report kann eine Auswertung über die Abwesenheiten aller Mitarbeitenden gezogen werden. Außerdem ist dies auch im Kalender ersichtlich. Weitere Informationen dazu findet ihr hier im Artikel Individueller Bericht
Meldewesen und Abwesenheiten
Frage: Was passiert wenn, eine eAU- Anfrage ins Leere läuft, weil der Arzt keine Meldung abgibt? Bekommt man eine Info? Wie und wann?
Der Abruf für eine eAU wird durchgeführt, falls keine eAU vorliegt, kommt eine Rückmeldung von der KK, dass keine eAU vorliegt. Dies ist in der Abwesenheit ersichtlich. Weitere Informationen zur eAu findet ihr in dem Artikel Aktionen im Meldewesen: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Frage: Wie lange dauert es, bis man die eAU erhält?
In der Regel wird nach 4 Tagen der Abruf generiert und die Rückmeldung spätestens 14 Tage danach erwartet.
Frage: Wie erfahre ich von Vorerkrankungen?
Wenn in den letzten 6 Monaten 30 Tage krank erfasst wurden erkennt das System dieses und schlägt im Meldewesentab eine Vorerkrankungsanfrage vor und dadurch wird überprüft, ob es zusammenhängende Zeiträume gibt
Abwesenheit Mutterschutz
Frage: Kann ich den errechneten Geburtstermin eintragen und das Fehlerergebnis abwarten und richtig eintragen?
Korrekt, das System hat hierzu die Validierungen und zeigt dann das Datum an, das eingetragen werden muss.
Frage: Woher wissen wir, wie hoch der Mutterschutz Zuschuss ist?
Die werdende Mama muss 3 Monate mit Personio Payroll abgerechnet werden, dann übernimmt das System die Berechnung automatisch. Davor muss es manuell berechnet werden, wenn dies der Fall ist bitte den Support kontaktieren und die Informationen der letzten drei Abrechnungen weitergeben. Im Helpcenter Artikel Mutterschutz und Beschäftigungsverbot findet ihr weitere Informationen.
Attribut “Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung”
Frage: Bei mir ist das Feld "Wurde am ersten Krankheitstag noch gearbeitet?” nicht sichtbar, selbst wenn ich den Krankheitsfall jetzt neu anlege. Woran liegt das?
In diesem Fall sollte das Attribut “Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung” überprüft werden. Dies sollte auf “ja” gestellt sein. Bitte hier entsprechend auch auf die Historie achten.
Frage: Wie komme ich zum Fragenkatalog bei den Abwesenheiten?
Der Fragenkatalog wird dem Admin bei einer Abwesenheit angezeigt, wenn das Attribut “Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung” mit “ja” beantwortet wurde und die Historie korrekt hinterlegt ist.
Frage: Ich habe bei einer Mitarbeiterin einen Blocker "Bitte überprüfen Sie die abrechnungsrelevanten Daten in Abwesenheit". Sie hat für September 1 Krankheitstag und 4 Urlaubstage hinterlegt, ich sehe aber keinen Fehler oder offene Genehmigungen. Woran kann das noch liegen?
Bitte überprüfen, ob bei dem Mitarbeitenden das Attribut "Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung" auf "ja" gesetzt und in der Historie richtig hinterlegt auf entweder Anfang des Monats, wenn die MA schon vorher beschäftigt war ansonsten auf das tatsächliche Anstellungsdatum. Wichtig ist auch die Angabe, ob am ersten Tag der Abwesenheit noch gearbeitet wurde
Dokumente
Frage: Laden die Abrechnungen auch automatisch in der Personalakte?
Die Abrechnungen werden in die Personalakte automatisch hochgeladen, mit dem Datum, das man bei der Freigabe ausgewählt hat.
Frage: Mitarbeiter sehen ihre eigene Abrechnung dann im Profil unter "Dokumente", oder?
Mitarbeitende sehen ihre eigene Abrechnung dann im Profil unter “Dokumente”. Hierzu gibt es den Helpcenter Artikel Die monatliche Lohnbuchhaltung mit Personio Payroll .
Einstellungen zum Buchhaltungsbericht
Frage: Können im Buchhaltungsbericht auch die Lohnarten mit den Nummern angegeben werden?
Der Buchungstext ist individuell anpassbar und somit können dort auch die Lohnarten eingetragen werden. Weitere Hinweise findet ihr hier: Den Buchhaltungsbericht für Personio Payroll eintichten
Einstellungen zur Unfallversicherung (UV)
Frage: Kann man einen Standardwert für die Gefahrtarifstelle setzen?
Bei der Unfallversicherung kann man aktuell keinen Standardwert für die Gefahrtarifstelle setzen. Im Helpcenter Artikel Der Bereich Lohnbuchhaltung in der Personio Payroll im Reiter Meldewesen gibt es weitere Hinweise.
Frage: Muss ich das für jeden Mitarbeiter einzeln machen?
Die Gefahrtarifstelle muss aktuell für jeden Mitarbeitenden einzeln eingetragen werden.
Frage: Ist es schlimm, wenn die Gefahrtarifstellen seit Januar 2024 hinterlegt sind, obwohl wir erst später live gegangen sind?
Nein, das System zieht sich für die Berechnung erst die Daten ab dem ersten live Monat.
Frage: Müssen die Gefahrtarifstellen jedes Jahr neu angelegt werden oder nur Änderungen?
Es kommt immer darauf an, was über den Stammdatenabruf zurück übermittelt wird. Allerdings ist es nicht zwingend notwendig, dass sich ein Gefahrentarif jährlich ändert. Das heißt die Gefahrtarifstelle kann auch über mehrere Jahre konstant bleiben. Hier würde ich empfehlen, einen Blick auf die Warnungen im System zu werfen und was die BG kommuniziert.
Meldewesen: Anmeldung
Frage: Melde ich genau so auch bei einer Übernahme der Abrechnungen mitten im Jahr oder muss ich hier was beachten, damit die Krankenkassen/Knappschaft usw. nicht hinterfragen wieso es für einen Mitarbeiter eine Anmeldung, aber keine Abmeldung gibt?
Bei einem Systemwechsel muss der Vorprovider eine Abmeldung bei der KK erfolgen, dann kann Personio auch entsprechend anmelden. Dies bitte unbedingt mit dem Vorprovider klären.
Payroll Table
Frage: Welche Änderungen werden in der Payroll Table angezeigt?
Im Payroll Table werden die Änderungen des Brutto-/Nettogehalts in % angezeigt. Im ersten live Monat ist dies jedoch noch nicht möglich, da das System keine Grundlage hat, auf das es sich beziehen kann.
Frage: Der Personal Data/Salary Data und Abwesenheiten Report aus der Lohnvorbereitung in der Testphase ist nicht mehr sichtbar. Woher bekommt man jetzt all diese Informationen, vor allem die Abwesenheiten?
Dies wird im Live Modus so nicht mehr abgebildet. Im Live Modus ist der Brutto-Netto Bericht für alle Gehaltsdaten herunterladbar. Die Abwesenheiten müssen über einen individuellen Bericht heruntergeladen werden.
Frage: Können wir später abrechnen als die Fristen von Personio Payroll?
Es kann entsprechend gesetzlicher Einhaltung später abgerechnet werden, wenn das Unternehmen eine Beitragsschätzung durchführt. Falls dies so ist, bitte kurz Rückmeldung an unseren Support. Weitere Hintergrundinformationen findet ihr hier: Beitragsnachweis und Beitragsfälligkeit
Frage: Kann man eine gesamte Datei einsehen bevor man abrechnet, statt jeden einzelnen Mitarbeiter herunterzuladen?
Im Brutto-Netto-Bericht sind alle abrechnungsrelevanten Informationen enthalten.
Außerdem können alle Payslips als Gesamtdatei heruntergeladen werden, wenn alle abrechnungsrelevanten Fehler behoben wurden. Dies befindet sich im Payroll Table unter Dokumente.
Salary Tab
Frage: Abwesenheitsstunden werden bei Stundenlöhnern aktuell nicht in der Auszahlung berücksichtigt, müssen wir diese wirklich jeden Monat manuell hinzurechnen oder ist es nur im 1. Livemonat der Fall?
Aktuell sind diese monatlich manuell hinzuzurechnen.
Systemeinstellungen
Frage: Ist Personio Mehrmandantenfähig?
Mit Personio ist es möglich mehrere Legal Entities in Deutschland gleichzeitig abzurechnen. Weitere Infos findet ihr hier: Einrichtung der Unternehmensstruktur für Personio Payroll
