• Ich habe durch das Anlegen eines neuen MA wieder Blocker bei der Lohnbuchhaltung nach der Parallelphase. Wende ich mich hier an den Support?
  Antwort: Dies benötigt aktuell noch einen kleinen technischen Eingriff unsererseits. Bitte schicke uns hierzu eine Support-Anfrage.

• Kann ich über den Payroll Support auch mal einen allgemeinen Termin vereinbaren, da ich aktuell noch mehrere Fragen offen habe?
  Antwort: Bitte schicke uns hierzu eine detaillierte Support-Anfrage. Danach entscheiden die Payroll Specialists individuell, welche weitere Unterstützung sinnvoll ist. ​​​​​
   
• Bei Fragen, kann ich direkt irgendwie die Krankenkasse kontaktieren oder geht das nur durch Personio?
  Antwort: Aus dem System heraus ist die Krankenkasse nicht zu erreichen. Eine direkte Kommunikation mit der Krankenkasse ist immer möglich, ohne dass Personio dazwischen geschaltet ist.
   
• Was ist denn, wenn wir jemanden einstellen und diese Person vor Beginn kündigt und wir diese Person nicht abrechnen? Kann die Person dann aus der Lohnabrechnung rausgenommen werden, damit der Blocker nicht mehr da ist?
  Antwort: Wenn die Person die Arbeitsstelle nicht antritt, kann das Attribut “Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung” auf nein gesetzt werden. Wichtig ist hierbei, die Historie korrekt zu setzen, damit auch nicht anteilig abgerechnet wird. Entsprechend kann das Profil dann auch auf inaktiv gesetzt werden.
   
• Seit letztem Monat werden auch inaktive Mitarbeitende angezeigt, die schon seit einigen Monaten ausgetreten sind. Zuvor waren es nur diejenigen, die im Vormonat ausgetreten sind. Wie lange sehe ich hier die inaktiven Mitarbeitenden? Letztlich ist es unübersichtlich, wenn immer alle ausgetretenen Mitarbeitenden aufgeführt sind (wir haben ca. 100 MA).
  Antwort: Wenn es systemseitig zu Korrekturen nach Austritt kommt, kann dies möglich sein. Falls dies jedoch außergewöhnlicherweise bei allen Ausgetretenen auftritt, dann bitte den Support kontaktieren.
   
• Gibt es eine Übersicht über die AAG Leistungen der KK?
  Antwort: Für die einzelnen Mitarbeitenden ist dies auf den AAG Anträgen zu sehen. Einen Report wo alle AAG Leistungen enthalten sind gibt es aktuell nicht. 
   
• Wie können Korrekturen bzw. Nachberechnungen für den Vormonat hinterlegt werden?
  Antwort: Korrekturen können mit dem korrekten Wirksamkeitsdatum angepasst werden und erscheinen dann im Folgemonat.Wenn beispielsweise Gehaltsbestandteile angepasst werden, werden diese dann im Folgemonat verrechnet.
   
• Kann ich eine Vorabberechnung durchführen, ohne dass die Abrechnung komplett abgeschlossen wird?
  Antwort: Es besteht die Möglichkeit, im Reiter Personen die Lohnabrechnung in der Vorschau zu prüfen.
   
• Wann gibt es eine Dokumentation zum gesamten Meldewesen?
  Antwort: Aktuell können wir hierzu keine genaue Aussage treffen. Release Updates wird es in den kommenden Monaten über den Payroll Newsletter (dieser wird automatisch per Mail an die Payroll Owner gesendet) geben.

• Für das Anlegen einer neuen KK bzgl. Umlagesatzes und Bezahlung schreibe ich auch eine Mail an den Support, oder?
  Antwort: Nein, das ist mittlerweile über Lohnabrechnung < Verwalten < Krankenkasse individuell einstellbar. Hierbei kann der Umlagesatz sowie die Zahlungsmethode gewählt werden.

• Muss die Gruppierung Kostenstellen eingegeben werden?
  Antwort: Nein, es ist kein "Muss". Es kommt auf die bisherigen Einstellungen zum Buchhaltungsbericht an.
   
• Was passiert, wenn man die Einstellungen für die Buchungsberichte nachträglich ändern möchte?
  Antwort: Ab dem Monat, in dem man es ändert wird dies übernommen. Vorherige Buchhaltungsberichte werden nicht automatisch korrigiert.
   
• Kann auch ein eigener Kontenrahmen hinterlegt werden?
  Antwort: Ja über das Dropdown Menü ist das möglich. Durch die individuell einstellbaren Buchungstexte und Konten ist dies genauso hinterlegbar.

Die GTS muss für jeden Mitarbeitenden hinterlegt werden und kommt somit nicht aus den default Daten der Unfallversicherung? Werden die GTS für das nächste Jahr automatisch übernommen oder müssen diese für alle MA neu hinterlegt werden (da aktuell ja bei "gültig bis" der Dezember 2024 hinterlegt ist)?
Antwort: Die GTS muss für jeden Mitarbeitenden hinterlegt werden. Wenn sich die GTS ändert, muss dies auch entsprechend eingestellt werden. Es besteht auch die Möglichkeit für einen MA mehrere GTS einzustellen. Für 2025 müssen die GTS für die Mitarbeiter manuell hinzugefügt werden.

• Erhält man eine Mitteilung/Warnung von Personio, dass z.B. die Krankenkasse bei einem neuen Mitarbeitenden noch nicht eingetragen wurde?
  Antwort: Wenn bei einem Mitarbeitenden die abrechnungsrelevanten Attribute fehlen, wird dies als Blocker gekennzeichnet und ist sowohl in der Übersicht als auch im "Aufgaben" Tab ersichtlich. Die Freigabe der Abrechnung wird dadurch blockiert.
   
• Einmal ist das Problem, dass ich Mitarbeitende habe, wo mir in der Lohnbuchhaltung rote Dreiecke angezeigt werden, wenn ich dann aber auf das Profil gehe, werden keine Lücken oder Fehler angezeigt. Bei anderen Mitarbeitern sind keine roten Dreiecke bei Aufgaben vorhanden, sondern beim Bruttogehalt und Nettogehalt. Womit hängt das zusammen?
  Antwort: Möglicherweise muss in diesem Fall die Lohnart aus technischer Sicht nochmal überprüft werden. Bitte ein Ticket an den Support stellen mit den Informationen zum Mitarbeitenden und zur Lohnart. 
   
• Wie kann ich Aufgaben löschen bzw. es so einstellen, dass sie nicht mehr angezeigt werden, wenn sie sich erledigt haben? In manchen Fällen ist ja tatsächlich gar nichts zu tun. Die Darstellung ist dann sehr unübersichtlich.
  Antwort: Es besteht die Möglichkeit, die Aufgabe zu verwerfen, wenn diese nicht abrechnungsrelevant sind. Außerdem kann auch hier nach dem Status gefiltert werden.  

  👉 Verwerfen von Aufgaben:

• Kann ich festlegen, unter welchem Bereich in Dokumente die Abrechnungen angezeigt werden?
  Antwort: Systemseitig wird dies direkt unter "Dokumente" in "Lohnbuchhaltung" hinterlegt. Rein theoretisch ist es möglich, dies manuell in andere Kategorien zu verschieben.

• Macht es Sinn die alten AU-Zeiten nochmal neu einzugeben, sodass man eine Anfrage des Zusammenhangs der AU stellen kann?
  Antwort: Für die Zeit in der noch nicht mit Personio Payroll abgerechnet wurde, ergibt es mehr Sinn, diese in der entsprechenden Abwesenheit im Profil zu bearbeiten und ergänzen. Klickpfad: Personio Profil < Abwesenheit < entsprechende Abwesenheit < Details zu Abwesenheit < Bearbeiten sie die Gehaltsabrechnungsinformationen < Geben Sie die Anzahl der in Verbindung stehenden Vorerkrankungstage an
   
• Was passiert, wenn jemand nach der Freigabe der Lohnabrechnung krank wird, wie wird die Lohnabrechnung im nächsten Monat korrigiert?
  Antwort: Wenn ein Mitarbeitender nach der Freigabe der Lohnabrechnung erkrankt, wird dies im Folgemonat mit abgewickelt.
   
• Wird die eAU ab Tag 1 der AU abgerufen?
  Antwort: Der eAU Abruf wird im System 4 Tage nach dem Einstellen gestellt. Der gesamte Zeitraum wird in der Abfrage berücksichtigt. Das System fragt 14 Tage lang immer wieder bei der Krankenkasse die eAU an. Wenn nach 14 Tage keine Rückmeldung erfolgt ist, muss der Payrollmanager beim Arbeitnehmenden den aktuellen Stand erfragen. 
   
• Und wie verhält es sich, wenn ein Mitarbeiter stationär im Krankenhaus war?
  Antwort: Die Abwesenheit wird entsprechend eingetragen. Hierbei kann es möglich sein, dass die Rückmeldung zur AU länger dauern kann als vom niedergelassenen Arzt.
   
• Muss die Krankheit immer verlängert werden oder reicht es auch, in der neuen Woche eine „neue“ Krankheit anzulegen?
  Antwort: Theoretisch ist dies möglich, da das System dies von der Krankenkasse zurückgemeldet bekommt und mit dieser Information weiter rechnet. Allerdings empfehlen wir, die Krankheit zu verlängern, um Missverständnisse zu vermeiden.
   
• Muss die Krankheit zwingend über das Wochenende gelegt werden? Wenn Fr und Mo krank?
  Antwort: Es kommt auf den individuellen Fall an und wie die Bescheinigungen der Ärzte entsprechend gestellt sind.
   
• Werden die Vorerkrankungen nach Rückmeldung der RV Träger automatisch beim Mitarbeitenden erfasst?
  Antwort: Das System rechnet automatisch mit den Werten, die zurückgemeldet werden von den SV Trägern. In der Kalenderübersicht muss die Abwesenheit entsprechend manuell angepasst werden, falls es zu Differenzen kommt.
   
• Kann ich die Krankheiten auch von Zeiträumen vor der Parallelphase verbinden?
  Antwort: Die Vorerkrankungstage, die über einen anderen Payroll Provider abgerechnet wurden, können nicht direkt verbunden werden. Allerdings besteht die Möglichkeit, die Vorerkrankungstage unter "Details zur Abwesenheit" < Bearbeiten Sie die Gehaltsabrechnungsinformationen in der Abwesenheit des Mitarbeitenden zu hinterlegen.
   
• Ich habe jetzt im November im Meldewesen mehrere "Aufgaben" zur EEL, bei denen "Handlung erforderlich" ist. Jedoch werden hier Erkrankungen aus dem Juli oder August angezeigt. für die die EEL längst beantragt wurde und in denen der Fall auch abgeschlossen ist. Warum sehe ich diese Aufgaben erneut?
  Antwort: Diese EELs können gerne über das Meldewesen "abgelehnt" werden, falls sie vom Vorprovider schon übermittelt wurden.
   
• Angaben bei Mutterschutz-Infos zur Gehaltsabrechnung müssen angegeben werden für die Berechnung, da dort optional steht? 
  Antwort: Die Infos zu den vorherigen Gehaltsabrechnungen müssen nur beantwortet werden, wenn die MA die letzten 3 Monate vor Mutterschutz nicht mit Personio abgerechnet wurde. Das heißt, aus der Abwesenheit heraus wird die Lohnart Zuschuss zum Mutterschuss nicht automatisch für die Anzahl der Tage des Monats generiert. Das kalendertägliche Netto muss in dem Fall manuell vom Payrollmanager errechnet werden.
  Wenn mehr als 3 Monate mit Personio abgerechnet wurde, übernimmt das System automatisch die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld.
   
• Werden dann alle Kalendertage im November gerechnet oder nur die gearbeitet wurden bis zur Schutzfrist?
  Antwort: Die Mitarbeitende bekommt während der Schutzfrist weiterhin ihren Nettolohn, den sie im Mittel die drei Monate vor dem Mutterschutz erhalten hat.
   
• Bezieht es sich hier auf Kalender- oder Arbeitstage? (107,11€ Zuschuss Mutterschaftsgeld pro Tag)
  Antwort: Grundsätzlich werden zur Berechnung des Mutterschaftszuschusses die Kalendertage berücksichtigt. 
   
• Erkennt das System selbst wenn der MA in den ersten 4 Wochen krank war und dann keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat?
  Antwort: Ja, das System erkennt dies. Jedoch muss über das Meldewesen die unbezahlte Abwesenheit bestätigt werden, erst dann wird das Gehalt automatisch anteilig gekürzt.