🆕 Umstellung: Langfristige Auszeiten jetzt in Abwesenheitsrichtlinien verwalten (mit Erklär-Videos!)

Hallo ​@Aline, 

was ich irgendwie nicht finde: bis wann sind denn alle Accounts umgestellt? Erhalte ich darüber nochmal eine separate Info? 

Es ist etwas mühselig andauernd reinzuschauen, ob wir denn nun bereits umgestellt wurden oder nicht, um den Moment nicht zu verpassen die Daten zu prüfen. 

Vielen Dank vorab. 

Elena

Hallo ​@Elena,

seit gestern wird das Update stufenweise auf Accounts ausgerollt. Es sollte also in den nächsten Tagen bei Euch zur Verfügung stehen.

Zur Zeit gibt es noch keine Benachrichtigung oder Info, sobald es bei Euch live ist. Ihr merkt es aber an mehreren Stellen im Produkt. Für mich die auffälligsten

• Auszeit-Perioden werden im Kalender dargestellt

• Abwesenheitsrichtlinien können in den Einstellungen bearbeitet werden 🙂

Ich kann verstehen, dass eine Benachrichtigung, sobald Euch die neuen Funktionen zur Verfügung stehen, super hilfreich wäre und habe dies als Feedback bereits intern weitergeleitet.

Beste Grüße

Katharina

Hallo,

kurze Frage dazu: Kann bei eine vorherige Richtline für eine Abwesenheit gelöscht werden, wenn eine neue erstellt und allen MA zugewiesen wurde?

Hallo ​@KatharinaS.,

danke für die Info und super, dass es diese Möglichkeit jetzt gibt.

Was mir bei der Einrichtung aber direkt auffällt sind die Auswirkungen auf bezahlte Abwesenheit. In Elternzeit werden diese bei uns für jeden vollen Monat Abwesenheit um 1/12 gekürzt. Die Variable “voller Monat” lässt sich in der Maske aber gar nicht eingeben:

Heißt, die Kürzung muss hier als weiterhin manuell erfolgen. Wäre super, wenn ihr das noch anpasst, da wir sicherlich nicht die einzigen mit dieser Regel sind. 

Viele Grüße

Sarah

Alles klar, nehme mein Feedback zurück 😂

Funktioniert doch, das ist ja traumhaft!

Hallo ​@Philipp Blankenfeld,

Grundsätzlich lässt sich eine Richtlinie löschen, solange sie keinem Mitarbeitenden zugewiesen ist und zwar weder in der Vergangenheit, Gegenwart noch Zukunft. Sobald an einem dieser Zeitpunkte noch eine Zuweisung besteht, würde ich vom Löschen abraten und stattdessen zur Archivierung greifen. So bleiben die historischen Daten erhalten und dir gehen rückwirkend keine Informationen verloren.

Falls du unsicher bist, ob irgendwo im Konto noch eine Zuweisung ist (z. B. bei ausgeschiedenen oder erst zukünftig startenden Mitarbeitenden), würde ich dir empfehlen Dich über den Support Button in der Navigationsleiste in Eurem Personio Account direkt an unseren Support zu wenden. 🙂

Bitte beachte, dass nur Kontoinhaber*innen den Support kontaktieren können.
 

Liebe Grüße

Tien

Wenn ich eine Abwesenheitsrichtlinie bearbeiten will, ist das Feld “Bearbeiten” bei uns noch ausgegraut. Bedeutet dies, dass das Update bei uns noch nicht ausgerollt wurde?

Alles klar, nehme mein Feedback zurück 😂

Funktioniert doch, das ist ja traumhaft!

 

Ich habe mich auch gefreut, das zu sehen. Nur leider scheint die Berechnung trotzdem nicht nur die vollen Monate zu berücksichtigen. Wir haben die Richtlinie genau so eingerichtet wie auf Sarahs Screenshot. Bei einer Elternzeit vom 17.08.-31.12. werden z.B. 11 Tage abgezogen statt 10 (1/12 bei 30 Tagen Urlaub = 2,5). Kann es sein, dass da noch ein Fehler sitzt?

​@taolan : Probier mal “monatlich (Kalenderjahr)”, dann gilt das für vollständige Kalendermonate. Deine Einstellung ist für rollierende Monate. Vielleicht ist das besser?

Hallo ​@NC36,

Falls das Bearbeiten Feld noch ausgegraut ist, gehe ich davon aus, dass das neue Feature noch nicht für Euren Account ausgerollt worden ist. Im Laufe der nächsten Woche sollte dies aber der Fall sein.

Für den Fall, dass Ihr ende der Woche das Feature noch nicht habt, melde Dich gerne über den Support Button in der Navigationsleiste in Deinem Personio Account direkt bei unserem Support.

Liebe Grüße

Tien 😊

​@taolan : Probier mal “monatlich (Kalenderjahr)”, dann gilt das für vollständige Kalendermonate. Deine Einstellung ist für rollierende Monate. Vielleicht ist das besser?

 

Ok, da hätte ich auch selbst drauf kommen können… Vielen Dank für den Hinweis! Nun passt es.

Hallo zusammen,

wird bei euch der Mitarbeiterstatus schon automatisch auf “Auszeit” umgestellt?

Ich habe das z.B. bei Elternzeit so hinterlegt:

Es sind aber trotzdem einige MA in Elternzeit auf Status “Aktiv”. 

VG

Mario

Hallo zusammen,

ich bin etwas gefrustet. Ich hatte vor der Umstellung in unserem Account beim Support nachgefragt, ob es besondere Hinweise/Aufgaben für Personio Payroll Kunden gibt, da ich dazu in den Helpcenter Artikeln nichts Spezifisches (1 wager Hinweis in den FAQ) finden konnte. Das wurde beneint. 

Ich habe eine Frage, an der Support gerade scheitert, zumindest geht es schon seit Tagen hin und her:

Bei uns wurde durch die Einführung von Personio Payroll die Abwesenheiten Mutterschutz und Elternzeit in eine Abwesenheit mit Dropdown (Mutterschutz, Elternzeit, Beschäftigungsverbot, Auszeit wegen Fehlgeburt) umgestellt. Nun wird in den neuen Abwesenheitsrichtlinien definiert wann der Urlaubsanspruch gekürzt wird, was bei Mutterschutz und Elternzeit aber unterschiedlich ist. Ein Eintragen “ab Tag x “ soll gekürzt werden, würde bei Verschieben des Entbindungstermins die Kürzung des Urlaubs nicht sauber durchführen und ist daher keine Lösung. 

Eine Trennung der Abwesenheiten Mutterschutz und Elternzeit scheint die einzige Möglichkeit zu sein, müsste für Beschäftigungsverbot und Auszeit wegen Fehlgeburts ebenfalls eine Abwesenheit erstellt werden (das würde ganz schön kompliziert)? Wenn das Dropdown Menü bei den einzelnen Abwesenheiten gleich bleibt, könnte das dazu führen, das jemand Elternzeit als Abwesenheit auswählt, aber versehentlich Beschäftigungsverbot o.Ä. auswählt. Zusätzlich ist wäre es unsinnig bei den Abwesenheiten zusätzlich im Dropdown auszuwählen welche Abwesenheit es ist. Das wäre also eine eher ungeschickte und fehleranfällige Lösung.

Wie ist daher dieUmstellung der Abwesenheitsrichtlinien für PP-Kunden in diesem Punkt gedacht und warum gab es dazu keinen konkreten Hinweis?

Huhu, 

ich muss mich auch nochmal in den Fragenhagel hier einreihen. 

Vielleicht gibt es ja auch schon Best Practices aus der Community zum Thema Krankheit: 

Wie macht ihr das bei jemanden der in den ersten 4 Wochen krank ist? Da müsste man ja theoretisch alles wieder händisch machen, geht aber ja nicht mehr so richtig geschmeidig? Vereinzelt haben Mitarbeitenden ja ggf. auch abweichende Regelungen zu der 42 Tage Regel. Auch da müsste man ja dann händisch irgendwie eingreifen können? 

Wir haben bislang Krankheit und Krankengeldbezug und ich glaube dabei würde ich dann auch bleiben und eben bei Krankengeldbezug die ganzen Daten zur Kürzung einpflegen. 

Freue mich aber, wie gesagt, über best practices. 

Vielen Dank und viele Grüße

Elena 

Hallo zusammen,

wird bei euch der Mitarbeiterstatus schon automatisch auf “Auszeit” umgestellt?

Ich habe das z.B. bei Elternzeit so hinterlegt:

Es sind aber trotzdem einige MA in Elternzeit auf Status “Aktiv”. 

VG

Mario

Das Problem haben wir auch… 

Hallo zusammen,

wird bei euch der Mitarbeiterstatus schon automatisch auf “Auszeit” umgestellt?

Ich habe das z.B. bei Elternzeit so hinterlegt:

Es sind aber trotzdem einige MA in Elternzeit auf Status “Aktiv”. 

VG

Mario

Das Problem haben wir auch… 

Hi ​@Elena, 

anbei das Vorgehen laut Personio Support:

Was passiert ist: Wenn eine bereits laufende oder vergangene Abwesenheit gelöscht wurde, greift die neue Richtlinie (die den Status auf "Auszeit" umstellt) erst ab ihrem Wirksamkeitsdatum – also erst nach dem Start der ursprünglichen Auszeit. Dadurch springt die Person fälschlicherweise auf "Aktiv".
 
So löst Du das für die betroffenen Mitarbeitenden:
 

1. Geh zum betreffenden Abwesenheitstyp (z. B. Elternzeit) und kopiere die bestehende Richtlinie (alternativ: neue Richtlinie anlegen). Ein Wirksamkeitsdatum musst Du dabei nicht angeben – die kopierte Richtlinie ist automatisch ab dem Anstelldatum gültig.
2. Entferne die vorhandene Richtlinie.
3. Weise diese kopierte Richtlinie den betroffenen Mitarbeitenden zu.

Der Status wechselt danach automatisch auf "Auszeit" – spätestens, sobald die Abwesenheit erneut eingetragen wird.

 
Bitte beachte: Mach das bitte nur für die betroffenen Mitarbeitenden – also dort, wo vergangene Abwesenheiten gelöscht wurden und der Status jetzt fälschlicherweise auf "Aktiv" steht. Für alle Mitarbeitenden ist das nicht nötig und würde nur bedeuten, dass Du sämtliche Auszeiten noch einmal prüfen müsstest.
 

Zum Großteil hat es danach geklappt, vereinzelt musste ich die Abwesenheit aber nochmal eintragen. 

Hallo ​@A_MYTY ,

vielen Dank für Deine ausführliche Schilderung. Ich kann gut nachvollziehen, warum das frustrierend ist, besonders wenn Du Dir vorab schon aktiv Unterstützung geholt hast.

Lass mich versuchen, die eigentliche Frage direkt zu beantworten:

Für Personio Payroll Kunden gibt es beim Thema Mutterschutz und Elternzeit grundsätzlich zwei Möglichkeiten und beide funktionieren technisch. Da mit den neuen Abwesenheitsrichtlinien aber jetzt auch Urlaubskürzungsregeln pro Abwesenheitsart konfigurierbar sind, ist es sinnvoll, die jeweiligen Vor- und Nachteile im Blick zu haben:

Option 1: Eine gemeinsame Abwesenheitsart (wie bei Euch aktuell)
Pro: Weniger Konfigurationsaufwand, keine strukturelle Änderung nötig
Contra: Mit einer gemeinsamen Abwesenheitsart lässt sich nur eine Richtlinie hinterlegen - die unterschiedlichen Urlaubskürzungsregeln (Mutterschutz: voller Anspruch bleibt; Elternzeit: anteilige Kürzung) können so nicht sauber getrennt abgebildet werden und müssen manuell angepasst werden.
 

Option 2: Zwei separate Abwesenheitsarten, eine für Mutterschutz, eine für Elternzeit (unsere Empfehlung)
Pro:
• Jede Abwesenheitsart bekommt ihre eigene Richtlinie mit passenden Einstellungen - die unterschiedlichen Urlaubskürzungsregeln lassen sich so korrekt abbilden
• Die Abwesenheitstypen sind im Kalender klar getrennt sichtbar
• Auch für Payroll Kunden möglich: Beide Abwesenheitsarten können derselben Payroll-Kategorie zugeordnet werden, SV-Meldungen werden weiterhin korrekt ausgelöst
Contra:
• Das Dropdown (Mutterschutz, Elternzeit, Beschäftigungsverbot…) bleibt in jeder Abwesenheitsart erhalten und muss weiterhin manuell ausgefüllt werden, das birgt ein gewisses Fehlerpotenzial
• Strukturelle Umstellung erforderlich, wenn bisher nur eine Abwesenheitsart im Einsatz war

Zu Beschäftigungsverbot und Auszeit wegen Fehlgeburt gilt generell: Nicht jede Ausnahme lässt sich automatisieren und das muss sie auch nicht. Ob verschobener Entbindungstermin oder Sonderfälle wie Beschäftigungsverbot und Auszeit wegen Fehlgeburt: Wir empfehlen, die Richtlinieneinstellungen am häufigsten vorkommenden Fall auszurichten und bei individuellen Ausnahmen manuelle Anpassungen vorzunehmen. Das ist in solchen Situationen die sauberere Lösung als der Versuch, alles zu automatisieren.

Zu Deiner Frage, warum es keinen konkreten Hinweis für Personio Payroll-Kunden gab: Das ist berechtigtes Feedback, das ich intern weiterleite. Die Kommunikation hätte hier klarer sein sollen.
Wenn Ihr Euch für die Umstellung auf zwei Abwesenheitsarten entscheidet und Unterstützung bei der konkreten Konfiguration braucht, hilft Euch das Support-Team gerne weiter, erreichbar über den Support-Button in Eurem Personio-Account.

Liebe Grüße

Tien

Hallo ​@Elena ,

Bei Krankheit wählen die meisten Kunden den Weg, in der Richtlinie den Statuswechsel (und ggf. die Kürzung des Urlaubsanspruches und die Kürzung des Gehalts) nach 42 Tagen zu aktivieren, damit die Auszeit korrekt greift. 

Es besteht immer die Möglichkeit die “automatische” Auszeit zu deaktivieren und ggf. mit einer zusätzlichen Abwesenheitsart zu arbeiten, in der die Auszeit ab dem 1.Tag hinterlegt wird.

Falls Ihr Hilfe bei der bestmöglichen Umsetzung Eures Use Cases benötigt, wende Dich gerne über den Support-Button in Eurem Personio Account an uns - dann können wir einmal genauer überprüfen, wie Eure Prozesse am besten umgesetzt werden können.

Liebe Grüße

Tien 😊

Hallo zusammen,

wird bei euch der Mitarbeiterstatus schon automatisch auf “Auszeit” umgestellt?

Ich habe das z.B. bei Elternzeit so hinterlegt:

Es sind aber trotzdem einige MA in Elternzeit auf Status “Aktiv”. 

VG

Mario

Das Problem haben wir auch… 

 

 

Hi ​@Elena, 

anbei das Vorgehen laut Personio Support:

Was passiert ist: Wenn eine bereits laufende oder vergangene Abwesenheit gelöscht wurde, greift die neue Richtlinie (die den Status auf "Auszeit" umstellt) erst ab ihrem Wirksamkeitsdatum – also erst nach dem Start der ursprünglichen Auszeit. Dadurch springt die Person fälschlicherweise auf "Aktiv".
 
So löst Du das für die betroffenen Mitarbeitenden:
 

1. Geh zum betreffenden Abwesenheitstyp (z. B. Elternzeit) und kopiere die bestehende Richtlinie (alternativ: neue Richtlinie anlegen). Ein Wirksamkeitsdatum musst Du dabei nicht angeben – die kopierte Richtlinie ist automatisch ab dem Anstelldatum gültig.
2. Entferne die vorhandene Richtlinie.
3. Weise diese kopierte Richtlinie den betroffenen Mitarbeitenden zu.

Der Status wechselt danach automatisch auf "Auszeit" – spätestens, sobald die Abwesenheit erneut eingetragen wird.

 
Bitte beachte: Mach das bitte nur für die betroffenen Mitarbeitenden – also dort, wo vergangene Abwesenheiten gelöscht wurden und der Status jetzt fälschlicherweise auf "Aktiv" steht. Für alle Mitarbeitenden ist das nicht nötig und würde nur bedeuten, dass Du sämtliche Auszeiten noch einmal prüfen müsstest.
 

Zum Großteil hat es danach geklappt, vereinzelt musste ich die Abwesenheit aber nochmal eintragen. 

 

 

Danke ​@MarioK. 

ich habe dann aber zwei Richtlinien, obwohl ich nur eine brauche? Verstehe ich das richtig? 

Oder hast du dann den bettreffenden MA die Richtlinie ab Anstelldatum zugewiesen und allen anderen ab Wirksamkeitsdatum? 

Wieso kann das nicht schon wieder sauber funktionieren… An sich finde ich diese Veränderung eine super Verbesserung, aber der Übergang ist irgendwie nicht so geschmeidig wie erhofft. 

Liebe Grüße 

EDIT: Ich habe die kopierte Richtlinie jetzt archiviert, nachdem ich alle betroffenen Mitarbeitenden geprüft habe. 

Hallo zusammen,
ich bin etwas verwirrt bezüglich der Kürzung des Urlaubsanspruchs, da die Umstellung die Urlaubsansprüche bei einigen MA verändert hat, die bereits in Elternzeit waren.

Welche Einstellung ist für die Kürzung des Urlaubsanspruchs für volle Kalendermonate bei z.B. Elternzeit?
Ich habe diese Einstellung gewählt, der Support empfiehlt mir nun die “1/12”-Einstellung. Was ist denn korrekt? (und was sind rollierende Monate?) 

Hallo zusammen,
ich bin etwas verwirrt bezüglich der Kürzung des Urlaubsanspruchs, da die Umstellung die Urlaubsansprüche bei einigen MA verändert hat, die bereits in Elternzeit waren.

Welche Einstellung ist für die Kürzung des Urlaubsanspruchs für volle Kalendermonate bei z.B. Elternzeit?
Ich habe diese Einstellung gewählt, der Support empfiehlt mir nun die “1/12”-Einstellung. Was ist denn korrekt? (und was sind rollierende Monate?) 

 

Ich habe die gleiche Einstellung gewählt und bei uns hat es gepasst. (Zumindest bei allen die ich bislang geprüft habe. )

Weiter oben schreibt bspw. ​@taolan, dass bei ihnen das mit den rollierenden 1/12 Kürzung nicht geklappt hat. 

Hallo ​@Elena,

ich kann absolut nachvollziehen, dass es mit den zwei Richtlinien unübersichtlicher werden kann. Das Archivieren einer Richtlinie ist da absolut der richtige Weg.

In dem Fall brauchte es eine zweite Richtlinie, weil:

• Ihr wahrscheinlich Eure aktuelle Richtlinie bearbeitet habt
• Hier sollte das Anwendungsdatum nicht zu weit in der Vergangenheit liegen, damit nicht zu viele Konflikte entstehen, die eventuell manuell angepasst werden müssen
• Es wird eine zweite Richtlinie erstellt, die den Mitarbeitenden rückwirkend zugewiesen werden, um so individuelle Konflikte zu lösen.

In manchen Fällen kann es Sinn machen, dass meine Kolleg*innen aus dem Support mit drauf schauen, um für den individuellen Fall die beste Lösung zu finden.

Beste Grüße

Katharina

Hallo ​@A_MYTY und ​@Elena,

hier kommt es darauf an, wie Ihr dies genau intern umsetzen möchtet.

Die Einstellung Monatlich anteilig (Kalender) entspricht der “alten” Logik der Funktion Arbeitsverhältnis aussetzen. Nur für volle genommene Kalendermonate Elternzeit würde der Urlaubsanspruch reduziert werden. Wird zum Beispiel eine Elternzeit vom 15. Juli - 10. Dezember genommen, sind dies vier volle Kalendermonate (August, September, Oktober und November), für die der Urlaubsanspruch reduziert wird.

Bei der Einstellung Monatlich anteilig (rollierend) reduziert das System den Anspruch für volle Monate Abwesenheit ab dem Tag, an dem der Anspruch reduziert wird. Bleiben wir bei der gleichen Elternzeit vom 15. Juli bis 10. Dezember. Das System teilt die Dauer quasi in Zeiträume auf:

• 15. Juli bis 14. August: Voller Monat, Anspruch wird reduziert
• 15. August bis 14. September: Voller Monat, Anspruch wird reduziert
• 15. September bis 14. Oktober: Voller Monat, Anspruch wird reduziert
• 15. Oktober bis 14. November: Voller Monat, Anspruch wird reduziert
• 15. November bis 10. Dezember: Kein voller Monat, Anspruch bleibt bestehen (müsste bis zum 14. Dezember für einen vollen Monat gehen)

Hier würde also auch der Anspruch für vier Monate reduziert werden.

In meinem gewählten Beispiel führen beide Kürzungsmethoden (zufällig) also zum selben Ergebnis. Wichtig bei der Wahl der Methode ist jedoch, wie Eure interne Richtlinie dazu ist.

Mehr dazu findet Ihr auch noch in unserem Helpcenter Artikel im Abschnitt Auswirkung auf bezahlte Abwesenheit in dem Ihr noch ein weiteres Rechenbeispiel findet.

Beste Grüße

Katharina

Vielen vielen Dank ​@KatharinaS., die Erklärung hat mir sehr geholfen.