Hallo.
Folgendes Problem:
Bewerber*in bewirbt sich auf Stelle XY - Bewerber*in erhält von uns eine Absage - der Einstellungsprozess ist abgeschlossen - wir archivieren die Stelle.
Wir schreiben eine neue Stelle YZ aus - selbige*r abgesagte*r Bewerber*in bewirbt sich nun auf diese neue Stelle - die Bewerbung wird automatisch der bereits archivierten Stelle zugeordnet. Wir müssen also die Bewerbung der neuen Stelle YZ zuordnen und diese dann noch in eine andere Phase verschieben, da sie dort automatisch in der Phase “abgesagt” landet. Im Bewerbendenprofil sind zudem nun alle Dokumente der alten und neuen Bewerbung vermischt, so dass man sich jeweils erst einmal raussuchen muss, welche nun die aktuellen sind.
Nun die Frage:
Wie kann es sein, dass Bewerbungen automatisch einer archivierten(!) Stelle zugeordnet werden? Kann das bitte behoben werden?
Abgesagte*r Bewerber*in bewirbt sich erneut auf neue Stelle
- Busy Bee
Beste Antwort von MichiS
Hi
das ist ein super Punkt, den ihr beide hier ansprecht. Bis auf weiteres ist es allerdings beabsichtigtes Produktverhalten, da die Mailadresse eines Bewerbenden als eindeutiger Indikator gilt. Wenn eine neue Bewerbung mit einer E-Mail-Adresse eingeht, die bereits in einem archivierten Bewerbendenprofil existiert, wird die neue Bewerbung mit dem bestehenden (archivierten) Profil zusammengeführt, anstatt ein neues Profil zu erstellen. Dieses Verhalten ist beabsichtigt und soll verhindern, dass für dieselbe Person doppelte Profile entstehen – auch dann, wenn das Profil bereits archiviert wurde.
Das Archivieren eines Profils entfernt die E-Mail-Adresse nicht aus dem System; es ändert lediglich den Status des Profils. Wenn also jemand anderes mit derselben E-Mail-Adresse eine Bewerbung einreicht, erkennt Personio diese Adresse weiterhin als zu dem archivierten Profil gehörend und führt die Bewerbungen zusammen. Weitere Informationen findest Du in diesem Community Post.
So kannst Du das in Zukunft vermeiden:
- Weise Bewerbende darauf hin, für ihre Bewerbung jeweils eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse zu verwenden.
- Falls ein Bewerber oder eine Bewerberin dieselbe E-Mail-Adresse erneut verwenden muss (zum Beispiel eine gemeinsame Familienadresse), empfiehlt es sich, die E-Mail-Adresse im archivierten Profil manuell zu entfernen oder zu ändern, bevor mit dieser Adresse eine neue Bewerbung eingereicht wird. So wird sichergestellt, dass ein neues Profil angelegt wird.
Grundsätzlich gilt, dass das Zusammenführen von Bewerbungen auf intendiertem Systemverhalten basiert und das System die E-Mail-Adressen als eindeutige Identifikatoren verwendet. Um unerwünschtes Zusammenführen zu vermeiden, sollte jede Bewerberin und jeder Bewerber eine individuelle E-Mail-Adresse für die Bewerbung nutzen.
Darüber hinaus würde ich Euch beide gerne bitten Euer Feedback unter Support > Feedback teilen an uns weiterzugeben, damit die Wichtigkeit einer solchen Funktion erhöht wird. Ob und wann dann allerdings dies umgesetzt wird, können wir nicht sagen.
Vielen herzlichen Dank für Euer Verständnis & Eure Mithilfe. :)
+3- Community Moderator
- Antwort
Hi
das ist ein super Punkt, den ihr beide hier ansprecht. Bis auf weiteres ist es allerdings beabsichtigtes Produktverhalten, da die Mailadresse eines Bewerbenden als eindeutiger Indikator gilt. Wenn eine neue Bewerbung mit einer E-Mail-Adresse eingeht, die bereits in einem archivierten Bewerbendenprofil existiert, wird die neue Bewerbung mit dem bestehenden (archivierten) Profil zusammengeführt, anstatt ein neues Profil zu erstellen. Dieses Verhalten ist beabsichtigt und soll verhindern, dass für dieselbe Person doppelte Profile entstehen – auch dann, wenn das Profil bereits archiviert wurde.
Das Archivieren eines Profils entfernt die E-Mail-Adresse nicht aus dem System; es ändert lediglich den Status des Profils. Wenn also jemand anderes mit derselben E-Mail-Adresse eine Bewerbung einreicht, erkennt Personio diese Adresse weiterhin als zu dem archivierten Profil gehörend und führt die Bewerbungen zusammen. Weitere Informationen findest Du in diesem Community Post.
So kannst Du das in Zukunft vermeiden:
- Weise Bewerbende darauf hin, für ihre Bewerbung jeweils eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse zu verwenden.
- Falls ein Bewerber oder eine Bewerberin dieselbe E-Mail-Adresse erneut verwenden muss (zum Beispiel eine gemeinsame Familienadresse), empfiehlt es sich, die E-Mail-Adresse im archivierten Profil manuell zu entfernen oder zu ändern, bevor mit dieser Adresse eine neue Bewerbung eingereicht wird. So wird sichergestellt, dass ein neues Profil angelegt wird.
Grundsätzlich gilt, dass das Zusammenführen von Bewerbungen auf intendiertem Systemverhalten basiert und das System die E-Mail-Adressen als eindeutige Identifikatoren verwendet. Um unerwünschtes Zusammenführen zu vermeiden, sollte jede Bewerberin und jeder Bewerber eine individuelle E-Mail-Adresse für die Bewerbung nutzen.
Darüber hinaus würde ich Euch beide gerne bitten Euer Feedback unter Support > Feedback teilen an uns weiterzugeben, damit die Wichtigkeit einer solchen Funktion erhöht wird. Ob und wann dann allerdings dies umgesetzt wird, können wir nicht sagen.
Vielen herzlichen Dank für Euer Verständnis & Eure Mithilfe. :)
- Busy Bee
Vielen Dank für deine Antwort
Leider sind die Lösungsvorschläge für projektbasiertes Recruiting nicht sehr realistisch. Wir können Bewerber*innen nicht bitten, eine neue Mailadresse pro Bewerbung zu verwenden. Ebensowenig wissen wir, wer sich wann wieder bewirbt, um die Mailadresse dann vorab aus der alten Bewerbung rauszunehmen.
Lg Julia
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