in Recruiting bei uns arbeiten diverse MA und diese sind nicht jeden Tag im System. Gerade bei Krankheit und Urlaub werden Feedbackanfragen aus den Fachbereichen nicht gelesen. Jede Feedbackanfrage an alle MA im Recruiting zu senden ist auch ungünstig. Wenn die Feedbackanfragen an einen Verteiler gehen könnten, auf den alle im Recruiting Zugang hätten, wäre dies perfekt.
Die eleganteste Lösung aus unserer Sicht wäre es, wenn man aus Feedbackanfragen Tickets in conversations generieren könnte. Wir haben unser Team (HR Marketing & Recruiting) als MA in Personio hinterlegt, mit der Email-Adresse unseres Teams in conversations. Zusätzlich haben wir in einem Test den MA “HR Marketing & Recruiting” als Fachverantwortlichen mit Vollzugriff in einer Stelle hinterlegt. Eine Feedbackanfrage an diesen löst aber bisher kein Ticket in conversations aus. Ist dies grundsätzlich nicht möglich oder gibt es eine Lösung, um das zu realisieren?
Viele Grüße
Carsten
Beste Antwort von Benjamin Thüring
@Carsten Schmotz Danke für die Darlegung dieses Use Case. Personio braucht aus solchen Gründen im Recruiting-Modul zwingend a) ein besseres Notification-System und b) ein Gruppen-Berechtigungssystem, und muss weg von der reinen Einzelperson-Berechtigungen. Was wir gerade machen ist mit Shared Accounts experimentieren. Sprich, wir haben künftig für die Recruiting-Verantwortliche der Fachbereiche (i.d.R. 5-15 Personen, weil Peer Review) Shared-Accounts (mit Shared-Outlook-Postfach) im Einsatz. Dadurch haben alle Fachverantwortlichen innerhalb ihres Bereichs zu jeder Zeit die gleiche Übersicht und Zugriffsmöglichkeiten. Dadurch gehen dann auch sehr wahrscheinlich Feedback-Anfragen wie in deinem Fall weniger unter, bzw. die Benachrichtigungen gehen dann auch an das gemeinsame E-Mail-Postfach (die ihr dann theoretisch auch bei Bedarf in MS Teams Kanäle weiterleiten können solltet). Vielleicht wäre das für dich ein Workaround, bis Personio da funktional aufgeholt hat.
aktuell ist es technisch nicht möglich, Feedbackanfragen mit Conversations zu verknüpfen.
Wird ein Feedback bei einem* Mitarbeiter*in (z.B. Eurem “Team”-Mitarbeiter) angefragt, so erhält diese*r eine Benachrichtigung per E-Mail. Evtl. könnt Ihr hier mit einer Weiterleitung arbeiten, sodass Nachrichten an dieses Postfach an die relevanten Mitarbeiter*innen weitergeleitet werden - somit auch die Benachrichtigungen zu neuen Feedbackanfragen.
Alternativ könnt Ihr natürlich auch “normale” Anfragen über Conversations senden, in denen Ihr den Link zur Bewerbung und eine Bitte um Feedback einbaut.
Deine Idee, Feedbackanfragen und Conversations zu verknüpfen, kannst Du gerne auch im Ideation-Bereich anbringen. Dort können andere Nutzer*innen Upvotes geben, um dem Thema mehr Aufmerksamkeit zu schenken.
@Carsten Schmotz Danke für die Darlegung dieses Use Case. Personio braucht aus solchen Gründen im Recruiting-Modul zwingend a) ein besseres Notification-System und b) ein Gruppen-Berechtigungssystem, und muss weg von der reinen Einzelperson-Berechtigungen. Was wir gerade machen ist mit Shared Accounts experimentieren. Sprich, wir haben künftig für die Recruiting-Verantwortliche der Fachbereiche (i.d.R. 5-15 Personen, weil Peer Review) Shared-Accounts (mit Shared-Outlook-Postfach) im Einsatz. Dadurch haben alle Fachverantwortlichen innerhalb ihres Bereichs zu jeder Zeit die gleiche Übersicht und Zugriffsmöglichkeiten. Dadurch gehen dann auch sehr wahrscheinlich Feedback-Anfragen wie in deinem Fall weniger unter, bzw. die Benachrichtigungen gehen dann auch an das gemeinsame E-Mail-Postfach (die ihr dann theoretisch auch bei Bedarf in MS Teams Kanäle weiterleiten können solltet). Vielleicht wäre das für dich ein Workaround, bis Personio da funktional aufgeholt hat.
vielen Dank für deinen Beitrag. Das klingt nach einer guten Übergangslösung. So einen Shared Email Account haben wir auch (HR-Marketing ...). Diesen habe ich bereits bei unserem fiktiven Mitarbeiter “HR-Marketing” in Personio hinterlegt. Diesen fiktiven Mitarbeiter habe ich dann als Verantwortlichen bei einer Stelle testweise hinterlegt. Leider kommen Benachrichtigungen zu Feedbackanfragen an diesen Mitarbeiter nicht im Email-Postfach an. Wie habt ihr das denn genau gelöst, habe ich evtl. etwas übersehen?
@Carsten Schmotz ich habe das gerade mal getestet. Wenn ich eine Feedback-Anfrage an den Shared-Account schicke, wird auch eine entsprechende Benachrichtigung an das Shared-E-Mail-Postfach in Outlook geschickt. Ohne jetzt euch System-Umgebung im Detail zu kennen, hat die Recruiting-Rolle, die ihr bei Feedback-Anfrage für diesen Shared-User auswählt auch das entsprechende Benachrichtigungs-Häkchen in den Rollen-Einstellungen?
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