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Hallo liebe Community,

im Modul Recruiting suche ich nach einer Möglichkeit mir während eines Vorstellungsgesprächs persönliche Notizen zum Bewerbenden zu machen, die nur für mich einsehbar sind und im weiteren Verlauf (bei erfolgter Einstellung) im Mitarbeiterprofil erhalten bleiben. In der Regel handelt es sich hierbei um sehr sensible Angaben, die nur mir zur Verfügung stehen sollen. Ich möchte die gerne anschließend der digitalen Personalakte zuführen.

Die Evaluationsbögen sind hier nicht das richtige Tool, da hierauf auf Teamkollegen Zugriff haben (und auch weiterhin haben sollen). 


Wie löst ihr das in euren Unternehmen?

@Lena kannst du vielleicht mit einem Workaround behilflich sein?

Vielen Dank und viele Grüße

Silvia

 

Hi @Silvia Ehls,

ich habe überlegt, ob es dazu eine Option gibt und bin tatsächlich auf keine gestoßen, welche im Mitarbeiterprofil bestehen bleibt. 

  • Im Recruiting und im Mitarbeiterprofil werden lediglich einige System-Angaben automatisiert übertragen, einige weitere Angaben müssen neu ausgefüllt werden. → Eine Notiz in einem Attribut fällt daher weg. 
  • Die Evaluationen hast Du bereits selbst ausgeschlossen. Die sind lediglich im Bewerberprofil sichtbar. (Dieses bleibt jedoch weiterhin bestehen.) 
  • Selbst wenn Du ein Dokument anlegst und es im Profil hochlädst, dann landet es standardmäßig unter den Bewerberdokumenten und Mitarbeitende sollen standardmäßig diese Kategorie sehen dürfen. 

Was sind es denn für Notizen?
Sind es Dinge, welche Du für die Entwicklung mitnehmen möchtest? Dann wäre es ggf. nicht verkehrt, diese zu notieren (in einer Evaluation oder einem eigenen Dokument) und dann später nochmal in einer Performance Notiz festzuhalten. 
Ggf. finden wir eine Möglichkeit, es zu einem späteren Zeitpunkt zumindest am entsprechend korrekten Ort abzulegen. 

Liebe Grüße
Lena

Hallo @Lena ,

wenn wir den “Ablageort” vielleicht erstmal zweitrangig betrachten, welche Idee hättest du denn diese persönliche Notizenfunktion umzusetzen?

Ich benötige ein Dokument, welches ich durch eine passende Rolle nur mir zuordnen kann und durch Zugriffe anderer am Recruiting Prozess beteiligter Personen schütze.

Viele Grüße

Silvia

Hi @Silvia Ehls,

ok, wenn es auch nicht für die Kolleg*innen im HR sichtbar sein soll, dann fällt mir im Recruiting tatsächlich aktuell gar keine Möglichkeit ein. 
Ich hatte es ursprünglich so verstanden, dass die evtl. zukünftigen Mitarbeitenden es lediglich nicht sehen dürfen. 

Wie oft kommt es denn vor, dass Du persönliche Gedanken notieren möchtest? - Je nachdem, vereinzelte Notizen würde ich vermutlich in einem anderen Tool, welches entsprechend geschützt ist, festhalten.
Die Informationen, welche mit der Auswahl der Bewerbenden zu tun hat, würde ich auf jeden Fall in den Evaluationsbögen angeben. Damit alles Entscheidungsrelevante in Personio festgehalten wird und auch andere weiterarbeiten können, wenn man mal nicht da ist. In Personio habt ihr so alle Informationen, mit denen das ganze Team arbeitet und sie können nach der Löschfrist entsprechend automatisch anonymisiert werden.

Liebe Grüße
Lena

Hallo @Lena ,

gibt es zum Thema persönliche Notizenfunktion im Recruiting für uns ein Update?

Diese Anforderung wird seitens unserer Recruitingverantwortlichen Personen als sehr wichtig eingestuft. 

Viele Grüße

Silvia

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