Recruiting Outlook-Interviewtermin bearbeiten

A
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Liebe Community,

wir stoßen bei den Interviewtermins auf einige Herausforderungen (wir nutzen Office 365 Integration).

Und zwar stellen unsere Recruiter für die Fachgespräche Termine ein. In den Fachgesprächen sind die Recruiter aber nicht anwesend.

Jetzt haben wir folgende zwei Optionen und zugehörige Probleme:

  1. Recruiter ist Organisator: Termin steht auch bei ihm als gebucht und privat im Outlook-Kalender und kann nicht bearbeitet werden, d.h. auf frei u/o sichtbar gestellt werden, ohne das dies auch bei den eingeladenen Interviewern geschieht.
  2. Interviewer wird als Organisator eingestellt: Problem bei MS Teams-Einladungen für Remote-Gespräche, da die Interviewer bei uns von ihrer Rolle aus keinen Zugriff auf die Kalender/Teams haben, können wir in diesem Fall keine Remote-Gespräche mit Teams-Link einstellen.

Hat hier schon wer eine Lösung gefunden?

Danke und viele Grüße

Anne

6 Antworten

Lena
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Hallo @AnneS,

ich habe mich intern erkundigt, wie das Verhalten der Kalenderintegration in beiden Fällen ist:

  1. Der Organisator muss während des Vorstellungsgesprächs nicht physisch anwesend sein, sondern ist immer der Gastgeber/Organisator der Kalenderveranstaltung. Wenn der Organisator nicht anwesend ist, kann er auch den Interviewer zum Organisator einstellen. Auf diese Weise wird der Kalender des Einstellers nicht blockiert.
     
  2. Verstehe ich es richtig, dass die Interviewer nicht alle die Videokonferenz aktiviert haben? Dies ist notwendig, um Video-Interviews aus Personio heraus zu erstellen. In diesem Helpcenter Artikel gibt es eine Beispiel-Anleitung, welche an alle Mitarbeitenden, die im Interview-Prozess integriert sind, versendet werden kann.

Vor allem im zweiten Punkt habe ich und mein Kollege aus dem Produkt die Frage unterschiedlich aufgefasst. Bitte gib mir Bescheid, sollten wir sie nicht ganz beantworten. :)

Ich freue mich auf eine kurze Rückmeldung, ob die Information hilfreich war, oder Du weiter Unterstützung wünscht. :) 

Liebe Grüße
Lena

Lena
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Hallo @AnneS,

hat sich die Thematik bezüglich der Organisator Rolle inzwischen geklärt, oder hast Du Rückfragen?

Vielen Dank für eine kurze Rückmeldung. :) 

Liebe Grüße
Lena

C
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Hallo @Lena, 

als Organisator habe ich einen Termin für meine Kollegin als Interviewer eingestellt, ich selbst bin nicht teil des Interviews. Dadurch, dass meine Kollegin mit mir ihren Kalender bei Outlook teilt, konnte ich sehen, dass der Zeitraum des Interviews privat ist.. ich kann diesen aber nicht von anderen Terminen/Bewerbern unterscheiden. Transparenz ist uns aber wichtig, wenn ich regelmäßig alle Termine einstelle.

Kann ich die Angabe “Privater Termin” für alle Termine entfernen, die ich bei Personio einstelle? Für uns erschwert es da einen Überblick zu behalten. 

Liebe Grüße und Vielen Dank, 
Maria. 

Lena
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Hi @CibusCell HR,

geht es Dir um die Darstellung in Personio im Recruiting, wenn Du einen Interview-Termin im Kalender Deiner Kollegin suchst? 

Standardmäßig werden hier die Termine mit Überschriften angezeigt. Es sei denn ihr habt Euch bei Personio gemeldet, dass die Termine als “Private Termine” eingestellt werden, dann können meine Kollegen aus dem Support eine Funktion freischalten, welche dafür sorgt, dass die Terminüberschriften nicht angezeigt werden. 

Löst das Deine Situation? -Ich bin mir nämlich nicht ganz 100%ig sicher, ob ich die Situation richtig verstanden habe. :) 

Liebe Grüße
Lena

C
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Hallo @Lena, 

gibt es einen Link der beschriebt wie ich die Termine dann wieder anzeigen kann?
bei uns wird Leider weiterhin jeder Termin den ich erstelle im Kalender als Privat angezeigt (ohne Überschrift), würden aber gerne diese sehen können.


Ich habe mich etwas herumgeklickt und finde dennoch keine Lösung. 
Ich habe auch einen Admin Zugang und der Kalender für Recruiting ist auf Global eingestellt. 

Liebe Grüße und Vielen Dank!

 

Lena
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Hi @CibusCell HR,

wenn es wirklich um eine Einstellung geht, welche im Recruiting bei der Terminsuche die Titel von anderen Meetings anzeigt bzw. ausblendet, dann könnt ihr (auch kein Admin) das einstellen, das kann nur unser Support im Backend. :) 
Dazu müsst ihr bitte einmal den Support kontaktieren, dass sie es für Euch wieder sichtbar stellen. Bitte sprecht Euch zuerst intern ab, nicht dass eine andere weisungsberechtigte Person etwas anders vereinbart hat und es dafür Gründe gibt. 

Wie die eingestellten Termine im Kalender (Outlook) dargestellt werden, ob Privat, oder Public, hängt von den Einstellungen in Eurem Kalender ab. Dafür müsstest Du im Outlook Kalender einmal die Einstellungen prüfen. :) 

Cronofy benötigt vollen Zugriff auf Eure Daten, um Events anlegen zu können. Die Graph-API hat jedoch weniger Berechtigungen und greift nur auf Kalenderdaten zu. Ihr können den Zugriff weiter auf bestimmte Nutzendengruppen begrenzen, indem Ihr diese Dokumentation befolgt. (Ich schätze, das braucht ihr nicht, bei Euch sollen ja alle dasselbe sehen, nehme ich an.) 

Liebe Grüße
Lena

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