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Liebe Community,

habt ihr Best Practices für mich, was die Aufgabenverteilung bei mehreren Teammitgliedern im Recruiting angeht?

Ein Kollege und Ich arbeiten beide an allen offenen Stellen. D. h. wir haben es uns (noch) nicht nach Stellen aufgeteilt, sondern es gibt quasi pro Stelle immer zwei Recruiter. Es gibt zwar immer einen, der die To Dos (Interviews planen, Absagen verschicken, etc.) federführend bearbeitet aber der andere hat trotzdem auch ein Auge drauf und bearbeitet gewisse Sachen, wenn gerade Luft ist oder der andere im Urlaub ist.

Das Problem ist, dass wir aber dadurch natürlich immer beide alle Benachrichtigungsmails (neuer Kommentar, neue Evaluation, etc.) erhalten und auch immer beide die To Do’s im Dashboard (Ungelesene Kommentare, Ungelesene Evaluationen, etc.). Problem dabei ist also, dass wir uns immer beide durch alle Mails/To Do’s durchklicken müssen, um zu schauen, ob das To Do schon abgearbeitet ist oder nicht.

Habt ihr hier Best Practices, wie man die Effizienz hier steigern könnte ohne dass man einen extrigen Shared Account anlegen muss?

Ganz lieben Dank schon mal vorab!

Hallo @SofiaK,

vielleicht hilft dir unsere Vorgehensweise zumindest ein bisschen weiter. Wir sind zu dritt, wobei wir zu zweit überwiegend die “Überwachung” der Bewerbungen übernehmen. 

Wir haben dafür die Tags genutzt und ein paar mehr Schritte im Bewerbungsprozess eingeführt. 

Das sieht dann wie folgt aus: 

Wenn ich mir eine Bewerbung ansehe, setze ich meinen “Elena” Tag und setze den Bewerber auf Screening. Somit weiß meine Kollegin, dass das jetzt “meine” Bewerbung ist. Außerdem sieht sie durch die hohe Anzahl der Prozessschritte auch immer genau wo ich gerade im Prozess mit dem Bewerber stehe. Wenn die Bewerbung mal etwas länger liegt, hinterlassen wir Kommentare mit der Begründung für den längeren Aufenthalt, damit für den anderen gleich ersichtlich ist, dass die Bewerbung nicht vergessen wurde. 

Außerdem stimmen wir uns einmal in der Woche 5 Minuten zu den Bewerbungen ab, so merken wir, falls aufgrund des aktuell anfallenden Workloads nochmal neu zugeordnet wird. Dann werden natürlich auch die Tags angepasst. 

Ich weiß nicht, ob euch das hilft, weil so natürlich immer eine Person pro Bewerber federführend ist, aber wir möchten das auch so, damit der Bewerber nicht zu viele Ansprechpartner hat.

Gib mir gerne Rückmeldung, ob das dir weiterhilft oder du noch weitere Fragen hast.

EDIT: Wir ignorieren die Mails überwiegend und schauen eher direkt in Personio, ob ein blauer Punkt bei der Bewerbung ist, die unseren Tag trägt. 

Viele Grüße, 

Elena 

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