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SMTP Konfiguration mit Mircrosoft365

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Hallo liebe Community/Personio,

wir nutzen seit kurzem Personio und haben Probleme mit der smtp Konfiguration. Wir haben alle Einstellungen wie von der Personio Help-Site. Dennoch kommt immer das selbe Fehlerbild:

 

Failed to authenticate on SMTP server with username "XXX@YYY.de" using the following authenticators: "LOGIN", "XOAUTH2". Authenticator "LOGIN" returned "Expected response code "235" but got code "535", with message "535 5.7.139 Authentication unsuccessful, user is locked by your organization's security defaults policy.

 

hat jemand eine Idee - oder besser eine Lösung, wenn ihr das selbe Problem hattet?

 

Nachrichten gehen nicht raus.

Beste Antwort von Support Apps

Hallo @T Schw,

 

ich sende Dir hier gerne die Schritte zur Fehlerbehebung für Outlook: 

1. Passwort überprüfen
Bitte prüfe unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen, ob folgende Kriterien für Dein hinterlegtes Passwort erfüllt sind und trage das Passwort ggf. nochmals korrigiert in Personio ein:
 

  • Passwörter dürfen nicht mehr als 16 Zeichen enthalten
  • Bitte Passwort nochmal auf Rechtschreibung und Leerzeichen überprüfen
  • Sonderzeichen werden nicht unterstützt (&%$§”!()=<>?`#+*-_:.;)

2. Probleme mit der Microsoft-365-Authentifizierung
Bitte Eure IT darum, sicherzustellen, dass SMTP AUTH bei Euch aktiviert ist. Folgende Artikel können Euch bei der Aktivierung bzw. Fehlerbehebung unterstützen:
 

3. Testen der Verbindung außerhalb von Personio
Funktioniert die Verbindung mit denselben Einstellungen und Basic Auth-Methode über Drittprogramme wie bspw. Thunderbird? Wenn nein, dann können wir davon ausgehen, dass das Problem innerhalb Eures Postfaches liegt.
 
Außerdem kannst Du Dir auch diese Helpcenter-Artikel durchlesen:

 

Solltet Ihr Googlemail nutzen, beachtet bitte auch folgendes: 

Der Account darf keine Shared Mailbox sein.
→ Der Benutzername muss ein vollständiges Konto mit einem Passwort sein.
 
Hat die verwendete E-Mail-Adresse die Erlaubnis, E-Mails im Namen der E-Mail für Bewerber zu versenden?
→ Ihr müsst der verwendeten E-Mail-Adresse (Benutzername) diese Erlaubnis erteilen.
→ Der Benutzername muss derselbe oder ein Alias sein oder zumindest ein Senderecht für die E-Mail-Adresse haben.
 
Verwendet Euer SMTP-Server eine zweistufige Überprüfung (insbesondere bei Google Mail)?
Personio ist nicht in der Lage, die Informationen eines zweiten Verifizierungsschritts abzurufen, um sich auf Eurem Server anzumelden.
→ Ihr müsst die zweistufige Verifizierung für das Benutzerkonto deaktivieren.
 

Erlaubt Euer SMTP-Server nur bestimmte IP-Adressen zum Versenden von E-Mails?
→ Bitte setzt unsere Rekrutierungs-IP-Adressen auf die Whitelist:

  • 3.121.59.239/32
  • 3.65.146.216/32
  • 18.158.122.164/32

 

Liebe Grüße

Katharina ☀️

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  • 6. Dezember 2023

Hallo @T Schw,

 

ich sende Dir hier gerne die Schritte zur Fehlerbehebung für Outlook: 

1. Passwort überprüfen
Bitte prüfe unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen, ob folgende Kriterien für Dein hinterlegtes Passwort erfüllt sind und trage das Passwort ggf. nochmals korrigiert in Personio ein:
 

  • Passwörter dürfen nicht mehr als 16 Zeichen enthalten
  • Bitte Passwort nochmal auf Rechtschreibung und Leerzeichen überprüfen
  • Sonderzeichen werden nicht unterstützt (&%$§”!()=<>?`#+*-_:.;)

2. Probleme mit der Microsoft-365-Authentifizierung
Bitte Eure IT darum, sicherzustellen, dass SMTP AUTH bei Euch aktiviert ist. Folgende Artikel können Euch bei der Aktivierung bzw. Fehlerbehebung unterstützen:
 

3. Testen der Verbindung außerhalb von Personio
Funktioniert die Verbindung mit denselben Einstellungen und Basic Auth-Methode über Drittprogramme wie bspw. Thunderbird? Wenn nein, dann können wir davon ausgehen, dass das Problem innerhalb Eures Postfaches liegt.
 
Außerdem kannst Du Dir auch diese Helpcenter-Artikel durchlesen:

 

Solltet Ihr Googlemail nutzen, beachtet bitte auch folgendes: 

Der Account darf keine Shared Mailbox sein.
→ Der Benutzername muss ein vollständiges Konto mit einem Passwort sein.
 
Hat die verwendete E-Mail-Adresse die Erlaubnis, E-Mails im Namen der E-Mail für Bewerber zu versenden?
→ Ihr müsst der verwendeten E-Mail-Adresse (Benutzername) diese Erlaubnis erteilen.
→ Der Benutzername muss derselbe oder ein Alias sein oder zumindest ein Senderecht für die E-Mail-Adresse haben.
 
Verwendet Euer SMTP-Server eine zweistufige Überprüfung (insbesondere bei Google Mail)?
Personio ist nicht in der Lage, die Informationen eines zweiten Verifizierungsschritts abzurufen, um sich auf Eurem Server anzumelden.
→ Ihr müsst die zweistufige Verifizierung für das Benutzerkonto deaktivieren.
 

Erlaubt Euer SMTP-Server nur bestimmte IP-Adressen zum Versenden von E-Mails?
→ Bitte setzt unsere Rekrutierungs-IP-Adressen auf die Whitelist:

  • 3.121.59.239/32
  • 3.65.146.216/32
  • 18.158.122.164/32

 

Liebe Grüße

Katharina ☀️

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  • T SchwFollower
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  • 7 Kommentare
  • 18. Dezember 2023

Hallo Katharina,

 

wir haben nun endlich nach einem Support-Call herausgefunden, dass Sicherheitseinstellungen im Office365 das smtp blockieren.

 

Viele Grüße

S
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  • S
    Support Apps
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Hallo,

wir schreiben jetzt das Jahr 2024 und diese sehr sicherheitsrelevante Änderung, in Personio auch OAuth zu ermöglichen, wurde bereits 2022 angekündigt. Könnten Sie das bitte priorisieren? Inzwischen ist es Standard bei Microsoft 365, dass der Login zu SMTP mit Basic Auth deaktiviert ist, wenn (sinnvollerweise) die “Security Defaults” verwendet werden. Daher verlieren Sie auch potentielle Kund:innen, wenn weiterhin nur Basic Auth unterstützt wird, denn dieses Feature, ein Postfach einzubinden, ist ja essenziell.

Vielen Dank und viele Grüße!

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